农村中小学档案管理信息化建设探究
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农村中小学档案管理信息化建设探究
&&单位：忠县汝溪镇中心小学校
&&作者：戴浩波
档案信息以它直接、真实、原始的特点区别于其它信息，在信息领域中有其特殊的地位。随着全球化、网络化、信息化进程的加快，对于农村中小学档案管理来说，信息化、网络化成为了今后档案管理发展的必然趋势。档案管理的信息化也成为我国现代档案事业发展的新特点、新方向、新目标。档案信息化是档案管理模式的转变，从以档案实体保管和利用为重心，转向档案信息的数字化存储和提供开放利用服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、现代化。
一、学校档案信息化管理的现实意义
档案信息化是档案工作的一场革命,是传统档案走向现代化档案的一个重要标志。一是随着现代科学技术的不断提高，社会各界和教职工对各种信息的需求量越来越大，质量也要求越来越高，同时对档案信息的需求也必须准确、及时、简捷，这就需要对现有档案进行现代化、信息化、网络化处理。二是随着计算机和网络技术的广泛应用，上级教育主管部门为了节约成本，往往通过电子公文形式下发各部门和学校，这就产生了大量的电子文档，这些文档有的只是例行传达，根本不需要长期保存，甚至不需要打印。若全部打印，将造成严重浪费，对各部门和学校造成极大压力，人员、档案室、纸张、查阅都带来很大浪费。三是教职工的升职、评职、竞聘、绩效考核等，教育主管部门对教职工的个人人事档案经常需要调阅，那么，对学校每位教职工的人事档案的电子化、信息化这就非常必要。四是每学年档案的归类整理时，档案管理人员手工收集、整编、管理、提供学校利用，工作量大，效率很低，费时费力。若实行信息化后，档案管理就会自动化、实时化、网络化。各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是人事档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背脊、封面，案卷目录、文件目录、背考表等。从而能极大的提高管理人员的效率。总之，充分运用飞速发展的信息技术,开展档案信息化管理,在档案工作中具有重要作用和现实意义。
二、学校档案管理的现状
1、思想观念落后。就目前农村学校档案管理现状看，大部分学校领导对于档案管理信息化建设工作缺乏应有的重视和长远的发展规划，始终无法从战略高度去认识档案管理信息化建设的重要意义和作用。一些学校领导片面地把精力和眼光投入到学校教学管理上，对学校档案管理工作关心甚少，支持不够，从而导致了大部分中小学档案管理工作出现政策上缺少倾斜、经费上缺少支持的尴尬局面。同时，一些档案管理人员思想观念也落后,不具备创新意识；始终固守传统落后的观念,不敢进行创新实践。对档案信息管理缺乏深刻的认识,认为档案工作是一项附带工作,忽视了它的重要性,因而在行动上表现出安于现状的工作态度。另外，少数学校领导和教职工没有正确认识档案信息化建设的内涵，错误地认为信息化即单纯的数字化，甚至一些学校的档案管理工作人员认为只要有计算机进行目录管理就是实现了档案管理信息化，对档案管理信息化建设到底要解决什么问题、怎么解决问题却未加了解和研究，以至于得不到领导的理解和支持。
2、档案管理低下。具体体现在一是一些学校档案管理机制不健全，管理制度不完善，档案管理严重不规范，少数学校几年几乎没有整理过文书和人事档案，电子档案和信息化几乎为空白。二是农村学校对档案管理实施手工操作的现象普遍,信息化建设严重缺陷。档案的归类整理基本靠手工收集、手工撰写背脊、封面、卷宗、目录等。查阅也多为手工为主，费时费力，容易出错，很容易造成档案的流失。三是每所学校只重纸质文件的收集整理，轻电子文件的收集整理，致使许多有价值的电子文件丢失，查找非常费力。四是大多数学校只是停留在维持档案日常的简单管理上，没有使用专用档案管理系统软件。
3、人员素质不够。档案管理信息化飞速发展，必然对档案工作人员提出更高的要求。对档案管理人员而言,他们不仅要掌握现代先进的操作技术,还需要对档案管理有专业的认识。然而目前大部分学校在档案管理信息化人才队伍的建设上力度不够。在人才结构上，既具备专业的档案管理知识，又能够熟练掌握计算机应用基础知识、网络技术知识、现代管理技术的综合型人才所占比例偏低。在档案管理人员配置上，没有规范的章程和标准，缺少专门的档案管理人员，大部分是由从事其他工作的教职工兼管。
4、管理设备欠缺。农村许多学校档案室就不设立，一个简单柜子就为档案室，档案壳千奇百怪，乱摆乱放，无归无序。档案管理信息化的电脑、打印机、扫描仪、刻录机、互联网设备没有，或者挪为他用；档案数字化工作滞后，多数学校未建立室藏档案数据库，目录数据库不健全，不少学校只有单一的文书档案目录数据。查找利用手段落后，不能适应学校现代化教育管理的需要。其次是未充分利用校园网来提高档案信息的管理效率。
三、学校档案管理信息化建设建议
要实现档案信息化，其基础就是要实现档案的计算机管理，这就需要首先是要建立信息化管理的硬件实施设备，改变在过去以手工编写各种检索目录的传统模式，尽快使手工检索向计算机检索的全面过渡；熟练操作计算机的功能和作用；应用计算机技术管理馆藏档案；建立现代模式的档案数据库。
1、转观念，健管理。观念是灵魂，档案管理信息化、现代化首要是管理思想现代化。如果学校领导和档案管理人员没有现代化、信息化意识，就会影响档案管理信息化的推进进程。农村学校近年来各项事业蓬勃发展,学校办公室的信息化、现代化、自动化基本实现,学校档案的门类和数量急速增长,这对档案的分类、排列、编目、检索等提出了新的要求。如果在管理中还使用过去的手工劳动的方式来实施管理,其工作效率会严重影响,贻误时机。同时,internet技术在现代生中被普遍应用,学校的对外交流也越来越活跃,而那些传统的档案管理方法还存在速度跟不上,准确性较差的问题。因此,学校档案的信息化管理建设显得更加迫切，学校档案工作人员要牢固树立依靠科技进步和科学管理的观念，建立和时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，实现档案管理的被动式服务为主动式服务，将封闭式服务转变为开放式服务，使档案工作更好适应经济社会发展的需要。
观念转变后，更重要的是管理。管理到位了，档案信息化才能更容易实现。学校应健全领导体制，从组织上保证档案工作顺利开展。明确专兼职档案人员，定期听取档案工作汇报，帮助解决实际问题。同时应将档案人员的培训以及系统的维护费用列入到相应项目的预算中，使得档案信息化建设正常运转。学校要建立一个完善的规章制度体系，对文件的产生到永久保存（或销毁）的整个过程都要进行全程管理，制定系统运行安全管理和电子文件管理制度，规范重要场所(如机房、库房等)的出入规则等。同时还应建立相应的考核制度，把档案信息化工作纳入到相关人员的考核中。
2、添设备，完网络。档案管理要信息现代化，前提必须有信息化所需的硬件和软件条件。针对农村学校档案信息化条件差，硬件设施设备欠缺的现象，教育主管部门应统一协调，利用国有资金统一标准、统一规划、统一采购。要及时配备档案管理信息化所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分发挥现代科技、缩微技术在档案管理中的应用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。为此，各级政府应加大财政投入的力度，档案部门应努力提高自身的工作水平，争取更多的经费支持；同时，档案部门要充分利用存有大量档案资源的优势，挖掘各方面潜力，重点加强档案的提供利用工作，及时开发出丰富的档案信息以满足社会各界的需要，将各类档案的潜在价值转化为经济利益。而现代化技术及手段在档案部门的广泛运用，又将为档案工作注入新的活力，将及大地提高档案利用工作的水平，创造出更为可观的社会效益和经济效益，为档案工作现代化的发展提供有力保证。
3、统规划，形总库。教育主管部门和学校领导应把档案信息化建设纳入学校现代化建设的整体规划中，加大对档案信息化建设的投入，尽可能地创造条件，推进档案信息化建设的发展。教育主管部门应对档案信息化建设的设施设备、规章制度和软件应用做统一规划，对人事档案等利用率较高的一类档案要统一强制数字化。对档案的日常管理、分类、查询等工作，合理开发软件，力争通过计算机录入大量的档案信息并编制各种专题目录,真正实现档案资料方便快速检索,实现手工检索向计算机检索的全面过渡,从而大大提高了档案检索的效率;全面启动档案馆室藏档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库建设;建设互联互通的现行文件、档案信息发布平台和查询利用系统,实现档案信息资源社会共享,最大限度地发挥档案馆的社会服务功能。
4、培人员，促技能。档案管理人员队伍建设是实现档案管理信息化成功的根本，决定着档案信息化的发展速度和质量。档案工作者不仅要熟练掌握档案专业知识，还需具备一定的自然科学知识、计算机知识，熟练操作计算机，掌握档案管理软件的使用方法。教育主管部门应该利用各种条件，组织各学校参加档案信息化培训，加强学习，提高档案管理人员的信息化意识，让档案管理人员及时了解档案发展趋势和现代科技在档案工作中的应用，不断提高他们的工作技能。信息时代文件的自动登记、辅助立卷、归档、著录、检索、信息网络传递和安全利用都是在计算机上实现的。这就要求档案管理人员不仅要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，而且要掌握计算机系统网络安全防护知识，以确保档案信息的完整性、安全性。档案管理人员还应立足本职工作，强化自我学习意识，积极参与信息化教育培训，不断更新专业知识，提高自身的业务素质和工作水平。
农村学校档案管理不仅具备一般档案的特点，同时也有一些其他档案不具备的特性――专业性、周期性和分散性。而信息化管理技术恰以其方便、快捷、开放，为学校的档案管理开启了新的窗口。因此，大力推进学校档案信息化管理，无疑是活化档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展的必由之路。
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郑州小学生今秋启用电子学籍档案　原有纸质不废弃
&&&&&& 今年秋季学期开学后，郑州市将为每名小学生建起一份电子学籍档案，从而准确掌握学生的就学情况，一定程度上控制辍学率和择校率。
　　8月11日，郑州市教育局有关人士透露了这一信息，并表示原有的纸质学籍档案不会废弃，将和新投入使用的电子学籍一起，监控学生的就学情况。目前各区正在筹备将学生的学籍管理档案录入电子信息系统，今秋全市小学生将全部纳入电子学籍档案管理。
　　今后每名小学生都将拥有一个固定的电子学籍编号，详细记录学生的个人信息，包括家庭详细住址、父母工作单位、出生年月等，学生转学、休学等经历也将被记录。金水区和二七区已于去年启用了电子学籍档案，有关部门表示，电子学籍档案确实为学生参加小升初时的录取提供了准确的信息来源。
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郑州小学启用电子学籍 配合纸档案监控入学情况
　　今报郑州讯今秋开学，郑州市每名小学生都将有自己的电子学籍档案，不论是转学还是升学，档案都会有记录，这也为学生参加“小升初”提供了准确的信息来源。
　　电子档案包括学生的家庭详细住址、父母工作单位、出生年月等，以及转学、休学记录。在招生部门核查“小升初”毕业生提供的个人信息时，电子学籍档案上的家庭详细地址就派上了用场，学生实际住址与毕业时填写的住址是否相符就一目了然。
　　有了电子档案，并不意味着不再需要纸质档案。据了解，电子档案和纸质档案将一起监控学生入学情况。
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