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2010年第6期坛论巧用word功能制作电子“花脸稿”王　军一位秘书在示，被删除的文电脑中拟好了一字辅以删除线标个长达十页纸的工明清楚，就连改稿人作报告后，将电子的“姓名”（即Office的使用者）、文稿发送给领导修改稿时间都有记录，不仅方便审改。领导修改后，阅，也方便改稿人在改稿时可以又将电子文稿对照修改前、后的文字内容，再返回给秘书，次斟酌修改意见。当拟稿人收到要求进一步改稿人修改过的电子文稿时，改充实完善。可是这位秘书打开领导稿人的改稿标识会随同文稿一起修改的电子文稿后，却感到有点返回，打开文稿后修改也就一目懵：领导在哪些地方作了哪些修改了然了。呢？他只好打印出两份纸质文稿，设置Word进入“修订”状一字一句的比对，花了半天时间，态有两种最常用的方法：一是在才把领导修改的地方标清楚。现代菜单中选择“工具”→“修订”化办公条件下，Word是人们处理命令；二是双击Word窗口下面文字的常用工具，但往往只用到文状态栏中颜色呈现为灰色的“修字输入、排版打印等基本功能，一订”两个字来激活它（激活后呈些实用便捷的功能却不为人们所使现为深色）。启用“修订”功能后，用。像遇到上述情况，只需在使均会弹出一个“审阅工具栏”。用Word时，稍稍扩充一下它的功有时拟稿人忘记设置好能，就能方便地找出别人对自己的Word编辑进入“修订”状态或是电子文稿所作的修改，省时省力。改稿人关闭了“修订”状态，那下面介绍几种简便实用的方法：??么修改的电子文稿就不会有修改一、用Word的“修订”功能的标识。这时可用“并排比较”拟稿人输入完文稿后，将和“比较合并文档”的劝能。Word文档的编辑设置成“修二、用Word的“并排比较”订”状态，保存文稿退出Word功能后，就可将文稿发送给改稿人修“并排比较”是将原始文稿改。改稿人打开这个文稿时，他与修改文稿一起进行人工比较。的Word编辑就处于“修订”状使拟稿人大致能分辨出两份文稿态，对文稿所作的任何修改将以的差别，找到修改的地方。其操特殊的标识显示出来，如新插入作办法是将两个文稿都打开，在的文字会着上某种颜色突出显其中任一文稿的菜单栏中，执行“窗口”→“并排比较”命令，同时打开两个窗口进行两个文稿的比较，既可分上下两个窗口比较，也可分左右两个窗口比较。如果再进一步执行弹出的“并排比较”工具中的“同步滚动”命令，两个窗口中的文稿就可以在指定位置同步浏览进行比较。三、用Word的“比较并合并文档”功能“比较并合并文档”是由电脑将原始文稿与修改文稿进行自动比较后合并成一个文稿，比较合并后的结果是在其中一份文稿状态，方便拟稿人直接找到文稿被修改过的地方，可迅速地对修改情况作出判断。其操作办法是：打开任一文稿（如原始文稿），在菜单栏中选择“工具”→“比较并合并文档”后，在弹出的“选择文件”对话框中，选中要与之比较合并的另一份文稿（如修改文稿），再执行相应的“比较”或“合并”操作即可。掌握上述方法后，再配合运用“审阅工具栏”中几种显示文稿状态（原始状态、最终状态、显示修改标记的原始状态、显示修改标记的最终状态）的操作，就可以轻松自如地应对文稿被修改的事情了。（作者单位：湖南广播电视大学）59（或新文稿）中显示出修改后的欢迎您转载分享：
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公文写作与公文处理——公文写作方法（上）
主讲人：李克实
中国人事科学研究院副院长
公文的写作，我认为可以大体上分为三个阶段，第一是公文的准备阶段，第二是公文的起草阶段，第三是公文的修改阶段。这个在不同的阶段，都有不同的一些工作。
一、公文的准备阶段
（一）信息收集
首先是公文的准备阶段，现在来看一些我们写过的一些公文，有一个规律性，就是写的比较草率，草率的原因就是公文的准备阶段的准备不足。所以说，公文的质量就非常受影响，这个是很明显的。所以说，要写一个好的公文，一定要使公文的准备阶段要充分，特别是一些涉及到法律法规方面的公文，恐怕就是公文的准备阶段就更要充分，有的准备阶段可能历时还比较长。
公文的准备充分了，公文的起草就比较容易，也能够保证质量，这样就是使公文能够写的比较好。公文准备阶段有这么三件事情，第一件事情就是首先要对公文写作所需要的信息，进行收集，公文需要的信息，我想有这么几个方面，最重要的一个，最直接的信息，我们通常叫做由头，意思就是说，起草这个公文，是谁让你起草的，是怎么来的这个事。一般说由头这个信息，你比如说就是根据领导的一个批示，那么指示，或者是有一个来文，或者是报文，你来进行处理。
也就是说这个也是我起草公文的一个根据，这个由头的话，包括领导的批示、指示，以及你在起草过程当中，领导，这个主管领导，各级领导的意见，修改的花脸稿，这个都要保留，最后都附在你上报给签发领导的时候，作为一些辅助说明，不是附件，就是上报的时候，把这些别在后头就可以了。同时上报，我们曾经，发生过一个误会，这个误会是由于办公室不懂，就是公文的流程造成的。就是送给一把手签批，最后签发，这个文件当中，过程稿，花脸稿都要附在合同，不能够你都给清干净了，一张白纸，打两个字，全是你，这个办公室的译稿上去，你主管副职什么意见，专业部门什么意见，都没有了，这个不可以。
这个就容易造成误会，就是使一把手认为，这个还没有经过主管部门去研究，提出意见，所以这些要附在后头，这样一看，来龙去脉，怎么来的，非常清楚，也便于决策，这是由头信息，这个是一个。
第二类就是要有一些资料信息，我们这个就是原则上要求，如果我们这个文件，正文当中引用了某一个文件的一些表述，就应该把所引用文件的原文，附在后头，或者是注明出处，如果说原文很长，那一本书那就算了，注明出处就可以了。如果说是原文的话，是某一个领导的一句话，一页纸的批示，像这些这个复印件都要附在后面，包括我们有一些引用一些规定，引用纪要里头的，这个原纪要件，或者是复印件，你也要附在后面，这个便于领导决策的时候参考，这是资料信息。
再有就是讨论信息，特别是一些新的开拓型的工作事务，或者是涉及法规规定的修订、补充这一类的，可能需要更扩大一些信息，我们可以采取讨论的方法。比如，务虚会，我们通常讲的神仙会，就没有什么边界的，大体这么一个范围，大家就是侃一侃，头脑风暴，那么一些小型的研讨，这个可能都有利于开拓思路。再有一些大型的一种写作，需要更多、更大范围的一些资料信息的时候，需要专门调查的时候，这个就是调研信息，专题调查，有的时候可以搞问卷调查，包括访谈调查，特定的对象，进行访谈，那么这个听取大家意见等等，这些都是信息收集，这个阶段，可长可短，根据工作任务，工作的需要来确定。
（二）弄清依据
这件工作做了以后的话，第二件工作叫做弄清依据，我觉得我们在办文过程当中，可以说是一个比较常见的问题，就是依据不清，这种例子可以说一再有发生，我们在草拟一个文件，开始动笔之前，要有一个问题，我们要想清楚，我们就是根据什么来进行这个文件的起草，我想恐怕有这么几个五个方面的考虑。
第一个考虑就是说，是否是我的任务，也就是说任务依据，任务依据又分这么几种情况，一个就是说，是否是我的部门法定职能明确的，而且这件事情已经纳入工作计划，这个工作计划是经过领导批准，可以执行的。你这个就可以按照这个来起草你的文件，就是说，没有经过领导批准，那么也不行，你就是纳入工作计划了，领导没同意，那你写了以后，怎么出去，所以这个上下沟通，先要搞明白。
第二类的话，就是上面部署要求的，上级召开会议，要求你们这个机关来负责这件事情，方案上没有，但是分工让你负责，就是你的事情了，或者是上级机关领导个人，直接批示交办事项，这个也是一个依据，那你也是可以起草公文的，该怎么办怎么办了。还有就是，其他部门有要求的，包括你下级机关报文和平级机关来函，这是我根据什么，就是我工作任务，这是一个概念。
第二个就是职能依据。职能的大小、组从，有一些职能，就是你一家独有，这个好说，但是有一些职能，就是有交叉，不明确，还有一些职能，就是你光办你的事还不行，可能会涉及到其他部门，有的时候需要联合行为，有的时候需要报上级机关，这个发文，所以说一个文件，我们在制定之前，就要对这个职能进行清楚的这种思考，我打个比方讲，你比如说，公务员处分条例这个修订，我说几个部门都有关系，首先就是监察部，中纪委监察部是合署办公了，政府这边我们就是监察部的，监察部它是管公务员处分处理这些事务的，这个修订是不是应该他来做，还有一个，国家公务员局，国家公务员局这个职能里头也很明确，就是贯彻落实公务员法，及其修订、制定各项配套政策。
你这个公务员处分条例是不是属于配套政策之一，从什么角度去考虑，我们但凡像这样的话，我们按照这么一个原则去进行安排，需要联合行文，涉及多家职能的，要分一下。比如，政策研究制定部门，或者我们简称叫政策部门，就是出政策的部门。第二个叫做执行执法部门，第三个叫保障部门，我们按这三个来讲，作用不一样，我们说公务员处分条例，谁是政策研究制定这个部门，这个部门就应该是主办机关，谁是执行执法部门，谁是保障部门，这些部门如果说是相关的，它应该是会办机关，应该按照这么一个原则去定，这样定下来的话，就能确定只能有一个主办机关，不能够多家共同为主办机关，你可以说是联合行文是可以的，但是说主办机关只能是一家，这个一家所制定的原则，就是你是政策研究制定部门。
比如，我们要给中小学教师涨工资，不是普遍的提薪，只给中小学教师这一部分人涨工资。这个事的政策制定部门是人社部，人社部它是负责机关事业单位，乃至整个社会分配问题，这是政策制定，研究制定部门。在执行的时候，你给中小学老师涨工资，谁是执行部门、谁管老师，也就是你要给这老师涨工资，谁来办，这个当然就是教育部门，给老师涨工资，钱从哪来呀，所以说这还得有一家，那么这个就是财政部门。
所以，要办成这件事，最低的联合行文的范围，也是这么三家，就是人社部、教育部、财政部，财政部是保障部门，谁是主办机关呢，可能这个要求、建议，可能就是教育部提出。但是，它是执行机关，它不是政策制定的机关，政策制定机关谁，就是人社部统筹管理。就是人社部牵头办文，使用人社部的文号，人社部就是主管主办机关，这个文就可以发下去了，这个职能关系也就是这么来确定下来的。
第三个就是法律依据，法律依据又三种情况。一个是国家已有法律，你不知道，这个是非常可怕的，那么你不知道，你搞了一个，结果后面把关不严，出来了一个新的规定，和过去已经颁布执行的规定撞车，这是麻烦比较大的事情，像这种事情我们是发生过的。那么你比如说当年合同法出台以后，就是很多地方需要跟其他的法去磨合，你还得发一些新的司法解释、条文、、补充，这个就是说它有一个协调适应的过程，就没有充分的考虑到，可能和其他法律条文的关系。
我们说是一个公文发出去以后，没有日后的问题，执行非常痛快，不需要再做补充说明，这个是比较罕见的，我想了一下，我这一生所经历的，所参与的，所遇到的，这个就是公文的，发出公文的，有没有一种就是公文发出去，什么意见都没有，执行的非常痛快，还真有一件。就是当年我们开始实行双休日那个文件，非常痛快，一直到现在，我也没听说是谁对这个事有意见，但是这种事是我们办理公文当中，是非常非常罕见的，做到一点意见都没有，这是非常难的，但是可以把这个作为我们的目标，如果你公文准备工作十分充分，至少是我发布了以后，所需要再去解释补充的事情，就比较少，那么就怕你准备不充分，那可能事就比较多，甚至执行不了，被碰回来，我们这种例子也是有的呀。
像我们前一段华能罚款的那个事情，就搞的很难堪，也不是说它没有道理，但是你缺乏一个听政和实验的这么一个环节，这个是在我们罚规规章制定程序条例里头都有要求的，所以说，这也不能够冤大家不理解，确实是他自己做的工作有缺陷，这是一个，法律依据。第二个，就是说法律依据第二种现象，就是国家没有相关的法律，就是是个空白，是个空缺，但是按照职能，不是你管的，那你不要乱搞，这个基层的政府，有一些比较实用主义了，随心所欲，有一些事情。这个不可以的，那么这个不能够打乱战，这是都有一定之规的，谁来制定，哪一级来制定，什么样的程序，国家都有一些非常细腻的规定，这个是不能乱来。
第三个就是说，没有这个法律，也该你这个部门负责，但是，你没有按照法定的程序条例有关规定来办理，也属违规违法，这个我们说程序条例的规定，非常细了，你有一些要向法制部门去立项，经过批准，有一些要通过人大，有一些还要通过社会听政，有一些专家论证，那么这个都有详细的规定。
第四个就是引证依据，引证依据就是三件事，一是来源是否准确，如果来源不准确，麻烦很大，你结果引了一个假事，想想多么难堪，这个来源的话，一定要准。再有一个来源的话，它所表示的引导方向要正确，你包括它的代表性，有些个案，它不有普遍规律代表性，那么也有一些个案，虽然是发生不多，但是它可能是预示了你一个机制，制度的缺陷，那你也要引起高度的重视，这个就是引证依据的选择非常重要。
再有一个就是，你要引证它来说明什么，与你的意图要相符，你不能说了个事，和你最后要解释的，沾不上边，不搭界，有的时候，出在这种情况出在这，比如说你引证了三件事，最后你是出了对应的三个措施，讨论的时候，可能领导同志提出来说，你这个第二条意见能做得到吗，你自己也觉得做不到，那就算了，第二条就没了，但是你说了前面是三件事，你后面你就两个，你前头可能是第二件事，就是没有对应措施，这就变成了和你后面的，就是不对等了。如果，后面这个措施不说的话，那前面的引证你也要去掉，你不能说，引证的事情后面没下文了，像这个在一个公文修改过程当中的，是很容易发生的，你修改的时候，就说我后面的这个领导没说前面引证的事，只说后头的事了，后头按照领导意见，我不写上了，不要了。不要了，那你前头对应的引证的例子，你留在哪，后头没有措施，这个就是变成一个引证不符了，这种现象也是会有，这是第四种。
再有一个就是公文的效应依据，说一千道一万，公文要有用，公文没有用，是一概不可以发的。曾经我是做秘书处长的时候，碰到过这么一个事情，我们那个时候，我是做秘书长的时候，好象每年都有几件公文会被打回去，就是不同意发。这些公文也是经过司、处，各级都是签字报过来的，但是到了办厅的秘书处就被卡住了，你比如说曾经有这么一件发回来的。我们一般一个公文，不管是哪一类公文，大体上总有一个基本的逻辑关系，就是是什么、为什么、怎么办，这三个基本问题，是什么、为什么、怎么办，这个文拿来一看，通篇都是什么，既没有为什么，也没有怎么办，那么这个公文就没有效应了，没有用，结果我就和报文单位的同志就询问他，这个文我们为什么要办。
我说一个就是说，你们管的这项工作呢，是否是目前有一些违反规定的现象，有一些不良倾向，有一些不符合国家发展要求的表现，或者是倾向，这个有没有。他说没有，我说那既然这个没有，第二个，我再问你一个，就是但凡一个工作设置，随着社会发展它可能都会有一些不断的深入、提高，随着改革的深化，会有一些新的要求，以便把这个工作搞的更好，那么这方面的要求，你们有没有。他想了想说，也没有。那我就不明白了，你既没有这个老问题，又没有新要求，你发文干什么，最后答不出来了，墨迹半天，跟我说，你高抬贵手吧，说咱们马上就要年底，要总结了，我们这个处今年一个文都没发过，我说你要是这个理由的话，那你还是别发了，你没有内容的文，你发出去，让人家看你的废话，这个东西就是影响太不好了，我说我看你们司长也签字了，要不然的话，我们去跟你司长解释一下，结果他说，那算了吧，本来他就不同意发，他把司长磨完了以后，又上我这里磨。
这个司长也是不太厉害，他磨的狠了，也就签了，那么到我这，还是过不去，没有用的公文，一概不能发出去，什么叫做没有用，就是既没有老问题，又没有新要求，这就是没有用，有什么用啊。就是我们发出去一个公文，它总是要解决一个问题，你什么问题都不解决，你这个公文你发它干什么，所以说，我们这五条依据的话，我们都要做一个深入的思考，那么想明白了，好，我这个弄清楚依据了，我就可以开始再下一步了，下一步就是说，我要搞清楚文种。
（三）选准文种
文种是什么，用哪个文种，你是不同的文种，在起草的时候，写这个公文的时候，你的用法，你的语气，你的角度，那都是不一样的，所以说你不能说我先写一篇东西，管它是什么呢，写完了以后，再确定是使用哪种文种，这个一般来说，预先不搞明文种的这种起草，写出来可能就是什么都不是，你不能说，对一块字在这就完了，你要想这是一个通知，从一开始落笔，你就是按照通知的要求去写。你要是个决定，一开始的结构设计，就是按照决定的这个去写，如果是个请示，那就是从请示的要求去，如果是报告，那就是报告的要求，各自不同。
所以说，你在起草之前，一定要明确，是什么文种，如果你中途要变换文种，必须要新思考你这个整个公文的架构和它的逻辑关系，我们就是往往一看，写这个东西，写这个东西，挂的文种是通知，实际上内容是通告，这个也是非常常见的，我说了嘛，报上来了17篇，12篇都是通告，只有5篇是通知，就是说一开始就没有照准，我应该采取哪一种文种，所以上来就写，写完了以后，根本就没有通知的内容。
我们容易搞混的，大概是有这么几种，一个就是请示和报告内容，这个是两个事，这个不能够混，第二个是通知和通告混用，三个就是通知和通报混用，通报，你比如说是一个违法乱纪的事件我通报，你不能是关于这个事项的通知，这个的话，这种错用我们也是不少见的，但是这个是错的比较厉害的。
再有就是说，通知和函混用，函刚才我们说了，根本就没有通知的功能，通知是下行，函是平行，那么特殊情况下，可以用作和业务主管之间的请示批复，但是不代表它可以用作通知，这个是通知就应该按照我们机关间的关系，就是通知这一种，你不能套在函里头去用。
二、公文的起草阶段
（一）找准角度
我们这个搞清楚了，就可以进入公文的起草了，准备工作充分了，就进入起草阶段，就是两件事，叫做找准角度，我从哪下笔，我从什么地方切入，叫找准角度。找准角度，这是我们在公文起草当中，非常重要的一关。我们写公文和写小说，这个写文学作品，写诗歌散文，很多地方一样，但是最不一样的地方是什么，就是你写这些其他的文学作品，你都有个作者，你这个作者是有专利的，那是你写的，你还有版权的，你还有收入的，公文就是没有作者，没有专利，公文没有这个你个人得版权。公文只有叫做执笔人，起草人，这个人是代组织执笔而已，或者说是一个组织的工具之一而已。
不能够把这个工作落到他个人的头上，哪个公文是我写的，我的作品，不可以的，那么我们写公文的时候，要从这么一个角度去考虑，你是一个组织的代言人，说我们说平常我们讲，我是张三，我是李四，写公文的时候你是谁，你不在是张三李四了，你是谁，你是这个组织的代言人，或者说我们通常讲的不准备的一种表述吧，就是说你为谁起草文件，你就是这个单位的最高负责人，你为你们局起草一个文件，那你就是局长，一把手。你为这个部起草文件，那你就是部长，你代国务院起草，你这个角度，那你就是国务院总理，那么这个话听上去，就好象是比较狂妄，那么这个家伙一下成了总理了，我想这个就是一个你们角度，你要从这个组织的最高领导人的角度去想问题，实际上准确的说，不是他个人的角度，是组织的角度，是组织的主张，组织的职能角度，你不从这个角度讲，你怎么写都写的不对，都写成了一种个人的东西。
比如说给上级机关写报告，写了一大堆，说领导，如何如何伟大，那就是变成了吹捧你们领导了，那不是领导向上级机关汇报，这个就是全都变了。所以角色模拟，是非常重要，一般说是要组织一个起草组，就是起草公文，或者是说我们这个坐下来，思考一些公文的起草的架构。第一关，叫做角色模拟，进入这个角色模拟，所以说第一关叫做进来关，就是进入情况，什么情况，是领导的情况，不是我们个人的领导，是组织的情况，不要从我们自己的角度想问题。
第二关叫做跳出关，写完了，你还是你，你还是一个普通干部，你还是一个草民，你不要觉得，你就是部长了，你就是总理了，那麻烦了，你跳不出去了。我们就有跳不出去的，是不是，那跳不出去就麻烦了，会影响你一生的进步。你跳出去了，你就是会顺利发展，你跳不出去了，那就成了一个麻烦人物。我们有的时候，就会有这种现象，参加了一个大型文告的起草讨论，回去就说，什么什么提法是我说的，领导在上面，大会里发言，下面有同志讲说，这个领导讲话有水平，讲的好。说他讲的好，他动一个字了，那稿子都是我给他写的，这个就是跳不出去。
一直到最后，退了休以后，还跳不出去，写个人危机，个人危机把公文都收进去，那都是你个人作品了，不可以的，像这些，就是角色扭曲，就是说，你要进入角色模拟，然后做完这工作，你要还原成你自己。再有就是说，我们在这个理论过程当中，我们遇到这类问题以后，我们要有一个清楚的一个描述，就是我起草哪一类的文件，我要和谁说话，我要说什么，和我要怎么说，那么我想，我们这也作为一个分析。我们说，按照上行文、平行文、下行文，我想要抓这么几个要点，是它的区别。
上行文抓什么，我给上级机关写的报告，请示，我抓什么。第一个就是要从我本机关的职能角度去表述问题。第二个，就是一定要扣住重点，与你报告、请示所要描述的问题，没有直接关联的，多一句话都不要。曾经，是我做秘书的时候，遇到这么一件事情，就是我们和其他的机关之间，就是有一些需要协调的事情，需要协调的事情，搞的非常不愉快，如果说非常顺利，这没问题了，但是搞的非常不愉快怎么办。最后，我们协调的最后一个，没有办法了，你比如说协调不下来，会办文件，一个是他拖，我们有规定，你不能超过一定时限，最后就是说，干脆不同意，不同意的话，就得商量。量商量不下来，最后就升格，原来是业务人员联系，后来是主管领导面谈，最后是上升到一把手出面。最后还是谈不下来怎么办，最后一招就是说，我在一个文字上表述，各家的意见都说清楚，然后提出主办方的意见和建议，各方的一把手签字，上报上级机关裁决，那就是最后一条路了，这个是上行文。
我们碰到这个事，这需要走最后这一道路，就是要协议和报告，说一个情况。写的时候，就是我们业务部门搞了个东西，当时还是比较早期的，没有打字机，都是手写的，写了那么一大本，最后领导把我叫去了，他说他们给上级机关领导写东西，不太有经验，说你得过去帮帮他们，结果，给我这一大本，说你先看看，然后过去跟他们一块讨论讨论，看看这个东西怎么写，结果一看，这篇三万多字，写的跟张辉小说一样，包括他们历次开会协调，打架的过程，谁说了什么，冒号，引号，谁说了什么，冒号引号，谁先拍的桌子，这先摔的茶杯，吵起来了，写的这个详细，好象两个小孩打架，一看是爹来了，妈来了，他先打我的，他先骂我的。
这个恐怕不行，你不能够把这个东西，都是个人怨气在这里头，这都不是职能问题，这不是职能，更不是重点，所以说，我们最后修改的时候，我就讲了这个意见，讲了这个意见的话，我们就重推了一遍，就是完全从职能角度，那么这些话就统统都没有了，最后形成第一稿，修改，3000字，经过班子讨论，第二搞修改，剩下2000字，最后一稿定稿，1800字。1800字再看的时候，那就是重点非常的明确，完全从职能角度描述问题，有理有力有结，这个就是非常清楚，逻辑关系也非常的通顺，那么觉得，这个领导也非常满意，说是这差不多，这个东西就报了，报了以后，很快就批回来了，然后就按这个执行了，后头都很顺利的。
我就讲这个上面，给上面报东西，说有没有一个规定说，最长不能超过多少个字，这个没有，这个东西，如果说出这个界限的话，那就真文牍主义了。你比如说我们规定，上报上级机关的，不能超过1500字，这个其实也不科学，没道理，你看什么事了，是不是，所以说我们不应该有一个界限。但是一个原则，就是说，要能少不能多，因为多了以后，就没重点，你像我前面举的这个例子说，说我们一个领导办公厅领导上任，部长找他谈话，如果那部长很罗嗦的话，说了一个多钟头，那你说的话，我觉得就没有太大价值了，就那么两三句话，那就很不一样，那觉得份量也非常重，所以说，一定要抓住重点，而且一定是要从职能角度，不要写成领导的个人表文告，这也是非常忌讳的。这个就是上行文的，要抓这么两个点。
平行文，我想也是两个点，一个就是说，一定要从大局出发，你平行文，往往就是涉及到多家业务范围，观察问题的角度不能够从一家的角度，你要上升到覆盖多家的角度，甚至是上级机关来看这个问题的角度，这就是大局着眼。比如我们协商的时候，各个部门都从各个部门的利益角度出发，那可能就是什么事都办不成，扯来扯去，没完没了。这个时候要考虑问题要解决，就是上级机关怎么来看这个问题，从整个社会发展，它是一种什么样的渠道这个可能就不一样，这样提出的建议，可能大家都能够接受，所以说平行文的一个要点，就是一定要从扣住大局，从大局着眼。
第二个，就是协商办事，大家都是，古时候说法就是平行的级别，就是办事也要协商办事，特别是我们现代社会发展，这种依靠强制性的行政命令去解决问题的，这个范围，作用，都在缩小。更多的社会问题、工作问题，要靠内部的或者是坐下来我们协商的，合作的方式去解决，这个可能是个大趋势，越来越是这样的。就是说，你说我办这个事，你不同意，不同意我就找上级机关、评理，这个上级机关，领导跟你关系好，完了以后，把人家说一通。
我想恐怕我们将来政府不会是这么发展的，我们要讲法理了。所以，要有这种概念，一定要坐下来，大家平等的协商，你包括公文语言，公文语言里可以多用一些建议，少用一些，要怎么样怎么样，必须怎么样怎么样，这种口气。你这个是双方平等协商，这是平行文的角度。
第三个就是下行文，其实下行文，现在一个普遍的问题，我特别希望能够结合这次的教育实践活动，特别是下行文做一个比较大的纠正，我们下行文太难懂了，总是充满了一些高纯度的官话，什么问题都不解决，这个也是很不良的一种文风。当时我们参与一些起草的文件，参与研究的，据说很多到了领导手里头，批回来，都是很直白的一些批示，有一些文件就是直接批示，就是说要使用老百姓读得懂的语言。我们有一次在行政学院，我们搞了一个公共服务均等和的座谈，也合一个省部级领导干部班，提取了几个省的关于新农保这个政策的推行情况，领导同志出席我们的座谈，最后领导同志讲话讲，说有一些省建议，说农民工作不好做、不愿意、不积极参加入保，说希望能够有一个新政法规，能够要求的话，必须是在45岁之前，能够参保，保证15年的缴费期。
有这个建议，最后领导讲话的时候，就讲这问题，他农民会算帐吗？农民回到家，大被子一蒙，什么账他算不明白，但凡一个政策推行不下去，我认为，无非就是两件事。一个事就是政策有问题，所以农民没有积极性，人家算不明白了，没积极性。第二个，既然你们认为是好政策，那就是这个政策没说明白，农民没听懂，这个就是没听懂这个事就是我们的宣传力度不够。