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公司档案管理工作交流材料（共6篇）
作者：shenwei
目前海外工程项目档案以纸质档案为主，按照管理要求在项目进行归集、整理，项目完工后带回国内交档案部门保管，此项工作不能执行的原因，一是海外项目通常是一个工程主体，后续相关联的子合同较多，项目文件很多需要留在海外项目部作为参考、凭证之用，分阶段归档会影响实际工作，但等项目完工后统一归档，历时较长，由于项目人员变动大，无法理清项目的基本情况。
中国交通建设集团有限公司
档案管理工作交流材料
中国交通建设集团有限公司
按照协作组《关于召开中央企业第八档案协作组专题研讨会的通知》要求，中国交通建设集团有限公司(以下简称中交集团)积极落实，就2014年以来的档案管理工作进行了总结，并就四个议题进行了研讨，广泛听取所属单位意见，总结经验提出问题。现将2014年来工作情况及海外工程项目人事档案、工程档案的归集、整理和归档；投资建设项目档案管理存在的问题和解决办法两个议题汇报如下。
一、2014年档案工作开展情况
仍存在着一些问题，在这里把共性的问题提出与大家共同探讨解决的方法：
1．机构设置不到位，管理职责不明确。由于海外项目的特殊性，多数不设置专人管理文件，项目文件管理部门责任归属不清，导致项目执行过程中，监督检查力度不够。
2．业务指导难度大，档案管理不落地。专职档案人员一般不可能到海外项目部检查工程材料的收集、整理、保管情况，海外工程文件的收集工作得不到有效控制。有些单位制定了海外项目档案管理办法，但不同国家、不同行业档案形成差异过大，导致项目档案管理的制度、办法等得不到有效执行。
3．地域管理差异，纸质档案移交困难。目前海外工程项目档案以纸质档案为主，按照管理要求在项目进行归集、整理，项目完工后带回国内交档案部门保管，此项工作不能执行的原因：一是海外项目通常是一个工程主体，后续相关联的子合同较多，项目文件很多需要留在海外项目部作为参考、凭证之用，分阶段归档会影响实际工作，但等项目完工后统一归档，历时较长，由于项目人员变动大，无法理清项目的基本情况；二是随着市场的不断开拓，信息化建设步伐的加快，项目管理过程中通过邮件等形式产生大量无纸化文件，对文件的归档与控制提出了新的问题；三是海外项目文件的归档多是参考国内工程项目建设的档案管理办法，内容较多，如按规定全部带回，路途遥远，运费高昂，会增加项目成本，造成大量文件无人愿意带回。
1．设置专职岗位。国资委出台境外项目管理指导意见，明确界定多大合同额项目必须设置项目档案岗位，规定岗位职责；赋予档案人员海外项目文件管理的有效监督权，解决末端管理弊病，将档案人员推送至管理第一线；
2．建立考核机制。健全和完善相应海外项目文件归档的考核机制，与项目经理签订档案管理目标责任书，落实海外项目文件收集整理和归档工作职责;
3．成立海外项目专家组。由国资委建立或倡导建立海外项目档案专家组或者管理小组，监督、指导、检查海外项目管理措施的落实，对出现问题给与帮助并协助解决。
4．优化海外项目文件归档范围。海外项目文件归档范围要在符合项目所属国有关部门要求的前提下，以商务部分、工程技术和后期维护资料为主，其它可酌情精简；
5．采用电子文件归档。海外项目文件归档应采取重要文件纸质，技术文件电子文件归档的形式。
投资建设项目具有投资额度大、建设周期长的特点，项目在经营管理中涉及政府、审批机构、建设方、投资方、运营方、融资提供方等，各方之间的权利和义务关系复杂，因此投资项目档案的收集成为科技档案的管理难点。中交集团总部的投资建设项目刚开始运作，项目都是立项投资阶段，相关的档案也是初建阶段。集团所属单位情况基本相同，起步较早的单位中也存在一些问题亟待解决：
1．需制定投资建设项目归档工作指导性文件。希望国家进一步强化企业投资建设项目归档工作法律规范和制度建设，尽快制定投资建设项目归档工作指导性文件，从机构设置、人员配备、业务流程、输出文件、归档范围、资金投入等方面做出明确规定，促进投资项目规范化管理。
2．需规范投资建设项目审批运营程序。不同地方政府对投资建设项目的审批运营程序有时会存在较大差异，一些地方政府审批流程不规范，无法让参建单位明晰收集档案的内容和范围，影响竣工档案的质量和完整。还有些地方政府的项目，地方政府换届后，前期投资合同或协议不能有效落实，间接的影响了投资建设项目文件归档。
3．需明确投资项目归档范围。由于企业投资建设项目类型不同，投资方对项目文件的归档范围及归档要求不统一，且投资建设项目审计和回购时间较长，造成投资项目文件很难收集齐全。
中交集团企业投资建设项目刚起步，缺少管理经验，对项目文件管理也处于摸索阶段，对档案管理中出现的问题不能采取有效措施解决，建议国资委选几家投资建设项目归档工作做的好单位给大家介绍一下经验，通过学习、交流使我们借鉴一些投资建设项目档案管理经验，建立适合本企业的投资建议项目档案管理制度，规范管理，细化归档范围和归档责任，尽快实现全过程管理。
2014年度档案工作基本情况
中国建筑设计研究院
一、2014年度集团档案工作基本情况
(一)中国院及所属企业档案基本情况
院办管理人员不足，档案工作开展缓慢，3月初完成了2013年度文档的归档工作。完成集团保密室建设，建立涉密档案管理。上半年重点工作围绕中国院改制开展工作，积极应变为改制工作提供所需文档，简化审批流程，确保中国院按时顺利完成改制工作。
中国院已无实质性业务，根据企业实际情况，档案管理工作职能由中国院转移到集团公司，由集团公司办公室负责集团公司总部档案管理工作，负责指导所属企业开展档案工作。成功改制后，中国院档案暂分为两部分管理，总部档案由集团公司办公室负责管理，集团总部档案室和硬件配置条件有限，原属中国院的经营生产类档案暂由院有限公司代管，集团公司将不断完善硬件设备设施，加强档案队伍建设，条件满足档案管理要求时，院有限公司代管档案逐步移交至集团公司办公室。
改制成功后，集团办公室积极收集集团改制过程中的重要文件，已完成集团公司总部改制相关档案的收集工作。
集团公司于7月30日成立，档案管理规章制度暂时空白，因此改制过渡期间沿用中国院相关制度办法，根据集团公司日发布的《关于印发〈中国建设科技集团股份有限公司规章制度管理办法〉的通知》和中国院相关制度办法，集团公司办公室已开始起草集团公司档案管理办法和各类档案规章制度，拟于明年上半年发布，逐步完善集团公司档案制度。待集团公司制度发布后，陆续开展集团公司档案管理工作。
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3秒自动关闭窗口浅论畜禽养殖场档案管理现状及对策
摘要： 介绍规模养殖场档案管理的现状， 指出存在的问题及问题产生的根源、 解决办法等内容， 以期给养殖场档案管理工作提供参考。
关键词： 畜禽养殖场； 档案管理
& & &&安 徽 省 太 和 县 现 有 畜 禽 规 模 养 殖 场 1700 多 家 ， 根 据《畜禽标识和养殖档案管理办法》， 这些养殖场都应该完整准确的建立养殖档案。 笔者通过调查， 发现在畜禽养殖场档案管理方面， 存在着相当严重的问题。
& & &&2012 年阜阳市畜牧兽医局印发了畜禽养殖档案， 要求所有的养殖场按规定填写。 太和县畜牧兽医局印制了 5000 份，通过各乡镇动物防疫办公室发放到各养殖场。 近年来， 通过不断的指导和检查， 大部分规模场建立了档案， 但在档案记录和管理方面存在着一些问题。
1.1 存在的问题
& & &&（1） 没有专人记录和管理。 养殖场规模小， 家庭牧场模式， 根本没有建立档案。
& & &&（2） 档案记 录 不 完 善 、 不 完 整 、 不 及 时 ， 缺 乏 连 续 性 ，不能反映真实的生产经营状况。
& & &&（3） 遇到检查或申报项目时突击加工、 编造档案， 内容完全失真， 前后无法对应。
1.2 问题产生的原因
& & &&（1） 养殖场场主没有档案管理的意识， 全凭发达的大脑去记忆， 不愿意安排时间和人员记录档案。 他们不明白建立和规范养殖场档案首先是法定的义务， 根据 《畜禽标识和养殖档案管理办法》 第十八条： &畜禽养殖场应当建立养殖档案&， 第二十九条 &畜禽标识 和 养 殖 档 案 记 载 的 信 息 应 当 连续、 完整、 真实。& 养殖场建 立 档 案 是 规 范 畜 牧 业 生 产 经 营行为、 建立畜禽及畜禽产品可追溯制度、 有效防控重大动物疫 病 、 保 障 畜禽产品质量安全的必要条件， 其重要性不言而喻。 但养殖场主把填写养殖档案作为负担， 填写的积极性不高。
& & &&（2） 畜牧主管部门没有把养殖档案管理当作一项经常性工 作 来 抓 ， 没 有 列 入 重 要 议 事 日 程 。 由 于 养 殖 档 案 涉 及 畜牧 、 兽 医 、 畜 产 品 安 全 、 动 检 、 疫 控 、 执 法 等 所 有 业 务 部门， 如果没有完善的监督管理机制是抓不好的。
& & &&（3） 养殖档案填写内容多， 相互之间关联度高， 就是一本明细账， 填写繁琐， 管理费时费工。 养殖场一般不安排专人进行管理， 所以即使建立了档案管理制度也难以得到有效执行。
& & &&（4） 对畜禽养殖档案监督执法和处罚力度不够。 部分养殖场没有专人管理， 畜牧部门也没有专门人员审核把关， 偶尔在检查中发现问题也不了了之， 更没有人督促整改， 所以年复一年， 日复一日， 老问题没有改， 新问题又再出现， 养殖档案填写不规范也就累积成了老大难问题。
& & &&近年来， 阜阳市在标准化示范场创建工作中， 把养殖场档案管理作为示范创建的第一必备条件， 没有建立规范的养殖档案的一律不得参加示范创建， 并且不得享受各类补贴项目。 太和县对养殖档案规范的养殖场进行奖补， 每乡镇奖励2～3 家 规 模 养 殖 场 ， 补 贴 金 额 5000～10000 元 。 通 过 奖 励措施， 一部分大型养殖场对养殖档案进行了完善和规范， 通过 档 案 可 以 反 映 生 产 经 营 的 基 本 状 况 ， 起 到 一 定 的 示 范 作用。 笔者认为建立和规范档案应该从以下几个方面着手开展工作。
2.1 明确档案管理主体责任
& & &&建立和规范养殖场档案首先是法定的义务， 也是养殖场精细化管理的要求。 畜禽养殖场应当建立健全养殖档案， 落实专人管护。
2.2 本着先易后难、 区别对待的原则
& & &&对标准化示范场必须建立规范的养殖档案， 并且落实专人记录和管理， 畜牧主管部门定期对养殖场档案建设进行监督 检 查 ， 并 且 作 为 享 受 补 贴 和 承 担 财 政 资 金 项 目 的 主 要 依据。 对中小型养殖场可先要求他们逐步完善档案， 其中基本情况、 出生、 销售、 病死、 免疫记录、 用药记录、 投入品购进记录等关键档案， 必须准确完整的记录。
2.3 加强培训， 提高养殖档案管理水平
& & &&畜牧主管部门制订培训计划， 把档案管理员作为培训的重点， 采取集中培训、 参观学习和现场指导相结合方式。 同时鼓励大型规模场档案管理员参加职业资格鉴定培训， 考取职业资格证书。 培训内容主要 包 括 《畜 牧 法 》、 《动 物 防 疫法》、 《畜禽标识和养殖档案 管 理 办 法 》 等 法 律 法 规 及 畜 禽养殖档案规范化填写技术， 通过培训可有效地提高档案员的管理水平。
2.4 加强监管， 提高执法水平
& & & 畜牧行政执法部门做好养殖档案执法检查工作， 认真审核 检 查 养 殖 档 案 规 范 化 管 理 情 况 ， 对 检 查 出 的 问 题 督 促 整改， 出现严重问题， 要依法追究相关人员的责任。&&
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