公文写作答疑150问-工作交流--公文处理实践交流-Powered by www.e9188.cn
| | | | | | | | | |
您现在的位置： >>
公文写作答疑150问
时间： 19:27:27 点击：
　　核心提示：（注：部分内容与日之后的公文新标准不符，仅供参考）1、联系当前工作实际，在公文文种的使用上应当注意哪些问题？ 【解答】主要应当注意以下几个问题：（1）文种名称的确定与使用，应当严格按照...&
（注：部分内容与2012年7月1日之后的公文新标准不符，仅供参考）
1、联系当前工作实际，在公文文种的使用上应当注意哪些问题？
【解答】&&主要应当注意以下几个问题：
（1）文种名称的确定与使用，应当严格按照《条例》和新《办法》的统一规定办事，不可乱起名称。比如，不能放着“通告”这个名称不用，偏偏捡来一个“告示”来充当“通告”。“请示”就是“请示”，“意见”就是“意见”，“报告”就是“报告”，何苦非要将他们硬行扯在一起，以致于拼凑创造出诸如“请示+报告”的“请示报告”或“意见+报告”的“意见报告”呢！
（2）对文种的使用，要严格依据制文机关的权限，切不可“不懂会规，乱抄旗杆”。以“公告”为例，新《办法》规定它适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。从这个简短的涵义上，我们已经体会到了它的份量。它的适用范围是“国内外”，适用的内容是宣布两种事项，一是重要的，二是法定的。由此我们不难理解，它的使用者不可能是一些部门（如地方上的金融、工商、税务、文教、物价、房管等管理部门），也不可能是一些基层机关和企事业单位。而目前滥用“公告”的现象可以说已经到了比比皆是的地步。一些地方部门和基层机关发布有关方面应当遵守或者周知事项时，放着“通告”不用，非抢“公告”不可。更有甚者，一些人把“公告”与“广告”混为一谈，在各种新闻媒介中竞出现诸如“开业公告”、“迁址公告”、“电话变更公告”、“致歉公告”、“展销公告”、“停业公告”、“招生公告”、“招聘公告”、“房屋清盘公告”、“彩电联手降价公告”、“拍卖公告”（到目前只尚缺“新婚公告”、“离婚公告”、“征婚公告”）等。上述做法，实际是一种越权、侵权行为，理应加以纠正。
（3）不要把“函”遗忘，偏爱“请示”。《条例》和新《办法》中进一步明确规定：“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。按这一规定精神，凡向与自己无领导与被领导、指导与被指导关系的主管部门请求审批事项，均应使用“函”这种文种。切不可因为自己有权审批某一事项（如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学及要钱、要物、要机构、要编制、要人员、要政策优惠等），不问是否有无隶属关系，一律要对方写出“请示”，然后自己对其也以“批复”相待之。这与《条例》、新《办法》的规定是格格不入的，要知文种本身体现着严格的政治权限。
（4）要全面理解“意见”这个文种的双重作用。“意见”这个文种对我们广大公文工作者来讲并不陌生。虽然过去“意见”从未列为行政公文的主要种类，但它是党的机关公文中的一个主要文种，而且大家也一直在用。人们对它的使用，过去主要是向上级机关反映自己管辖范围内有关工作的意见，要求上级加以支持或批转，现在，“意见”也可用于向下级机关指导工作，即对重要问题提出见解和处理办法，要求下级贯彻办理。
2、使用“命令”发布行政法规和规章有什么限定吗？
【解答】&&行政机关“公布令”的制发者必须是具有制定、发布行政法规、规章权的国家行政机关。如国家行政法规的制发主体是国务院；“部门规章”由国务院各部门制发；“政府规章”即地方人民政府制发的规章，由省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的城市、计划单列市的人民政府根据法律、行政法规和地方性法规而制定。以上行政法规和规章均可使用“公布令”来发布。
一些地区、部门根据行政法规、地方法规、规章而制定的不属于法规、规章的“类规章性文件”，不得使用“公布令”，而应用“通知”予以发布。
3、“批示”与“批转”、“转发”是否一个意思？
【解答】&&“批示”不等于批转、转发。“批示”是一个独立的文种，而批转、转发是的一个程式。何况在“批转”、“转发”中大都使用“通知”做文种，这更与“批示”风马牛不相及。
4、一个单位的数份“请示”或数个单位的同一内容的“请示”，是在同一办公会议上审批的，这样可否只使用一份“批复”来解决？
【解答】&&不妥。无论是“批复”还是“批示”，都应坚持一文一事的原则，一份“批复”针对一份“请示”。在同一办公会议上审批若干同一内容或一个单位的数份“请示”，应坚持一文一事、分别“批复”，而不应在一份“批复”中包括数份“请示”的内容。
5、对下级的“请示”进行批复时，有时上级用“批复”，而有时又用“函”，这是为什么？
【解答】&&对下级机关的“请示”，由上级机关进行批复时必须使用“批复”，但当这种批复是由上级机关的办公厅（室）代行时，由于它们之间属于平级关系，故用“函”代行“批复”来进行批复。这就是人们通常所说的“函代批复”。因为从公文外形上看它是一份“函”，而实质上是一份千真万确的“批复”。
6、把“函”说成是惟一的平行文，对吗？“意见”不也可以平行吗？
【解答】&&就“函”的本质来讲，在党政两大公文法规中所规定的主要文种中，它是惟一的一个平行文。虽然“意见”也可平行，但它还可用于上行或下行，属于中性行文。
7、下级与上级相互答复询问应用什么文种？
【解答】&下级答复上级的询问应用“报告”，上级答复下级的询问应用“函”。
8、用“通知”转发上级的“通知”，如何解决标题中几个“通知”重复出现的问题？
如《××县人民政府转发××市人民政府转发××省人民政府关于×××（事由）的通知的通知的通知》这个标题，可否省略其中的两个“通知”？
【解答】&&为了防止重叠和繁琐，按照惯例，可以省略中间层次（市政府）和自己所使用的两个“通知”，只保留文件发源处的一个文种“通知”。这样，即可将标题变成《××县人民政府转发××省人民政府关于×××（事由）的通知》。为了弥补如此变通后可能出现的遗憾，应把被删节的中间层次写进公文的开头，如：“近接市人民政府以×政发〔2004〕6号发来省人民政府关于×××（事由）的通知，现转发给你们，……。”
9、市教委向市财政局申请核准追加学校校舍修缮费用，其申请与答复为什么不能使用“请示”与“批复”？
【解答】&“请示”与“批复”这两个文种之间体现了一种上下级关系。而市教委与市财政局属于平级，在各自的职权范围内，相互办理和答复审批事项，根据新《办法》第九条第（十二）项的规定，应当使用“函”（即申请函）与“复函”（即答复函）。如果市教委向市政府或市教委申请批准或答复审批事项，即可分别使用“请示”与“批复”。
10、不相隶属的机关之间请求批准和答复审批事项应选用何文种？
省属某盐业集团公司向所在地的市土地规划局申请划拨土地扩建盐业职工医院，开始写的是《关于扩建职工医院所需用地的函》，结果被对方退回，要求改换“请示”方能办理审批事宜，该土地局这种作法对不对？
【解答】&不对。这种情形目前相当普遍，究其原因，有的是出于对公文处理的知识不甚了解，更多的是因为受文单位手握一定的审批大权，于是就自觉不自觉地把自己放在了不适当的位置上，故在行文时提出一些无理要求。解决这些问题的办法，只能靠宣传学习，增强有关方面对公文知识的了解，自觉地按新《办法》的要求办事。盐业集团本是省属国有大型企业，与所在地的市土地规划局之间相互无隶属关系，根据《条例》第七条第（十三）项及新《办法》第九条的规定，不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项应当用“函”。所以此例中市土地规划局要求申请者用“请示”行文是不妥当的。
11、向下级询问有关事宜，使用“通知”可不可以？
【解答】&不可以。因为不管是上级对下级，还是下级对上级，凡属询问事宜（如上级向下级征求意见、探询情况、了解问题或下级向上级探询、了解某一事项），均应使用“函”这个文种。因为“通知”是知照性文种，是把上级的工作意图、要求告知下级并要下级照此办理；而向下级进行询问，只是要下级对某一问题向上级做出说明回答，不存在贯彻执行的问题，所以要用“函”。
12、下级答复上级的询问使用“报告”，那上级答复下级的询问是否可以使用“批复”？
【解答】&不可以。“批复”虽然是答复性文种，但它答复的是下级的请示内容，其中包括的是批准、确认或否定以及一个新的决策，而不是一般常规性的说明与回答，它所针对的是下级报上来的“请示”，而不是带有询问性质的“函”。所以，不能用“批复”。那用什么文种合适呢？要用“复函”。国务院在答复湖北省人民政府询问国徽的悬挂问题是就是使用“复函”，足以说明用“复函”为宜。由于这里面有一个上级对下级的问题，所以人们从实际情况出发，给这种变通了（即本质行文的变化）的“函”起了一个别号，称为“函代批复”。
13、向上级询问有关事宜，是否可用“请示”？
【解答】&不可以，应用“函”。现举一例证明：
1980年6月3日，湖北省人民政府就国徽悬挂问题行文给国务院进行询问，使用的就是“函”，&即《湖北省人民政府就国徽悬挂问题给国务院的函》。省政府与国务院是下级与上级的关系，并未因此就使用“请示”。这里主要取决于行文的内容。因为它不是请求上级批准某个事项，而是向上级探询、了解既定的某个事宜，不需上级进行专门研究决定，更不需要上级做出新的决策加以确认，属于工作中的日常常规性行文，所以要用“函”。“函”的本质是平行文，但在这里就出现了一个小小的变通，由于这种询问总归是下级对上级，所以，人们称这种变通为“函代请示”。
14、同样一个内容的事情，同样要求下级贯彻执行，为什么有时会用“通知”，而有时又用“通报”？
【解答】&这其中的奥妙就在于所依据的事实是某一方面问题的情况综合，还是刚刚发生的某一典型事例，虽然都要提出解决的意见，要求下级去办，如属前者应用“通知”，如系后者可用“通报”。比如：入冬以来，火灾不断发生，为扼制火灾上升的趋势，我们将近一个时期以来发生火灾的情况加以综合，分析原因，提出要求，特别是在“两节”期间要坚决防止重大火灾的发生，这样行文应用“通知”。不是上述情况，而是近期我市某购物超市发生一起群死群伤的特大火灾，为举一反三，严防此类事故的再次发生，提出一系列防范要求，在此种情况下不可使用“通知”，而应以“通报”为宜。
15、“批复”的“批示”是一码事吗？
上报的文件，上级在批复时为什么有的是用“批复”，而有的却使用“批示”？如果不一样，区别何在？
【解答】&在党政公文这个大家族中，“批复”和“批示”是一对孪生兄弟，它们均是审批性的文种，即对上报的文件加注批语、做出批示。但两者之间也有一定的不同。
（1）法律地位不同。“批复”是党和国家行政机关两大公文处理法规明确规定的一个主要文种，在学术界亦将这类文种称作“法定文种”，而“批示”则不是。
（2）审批文件的对象不同。“批复”是答复下级的“请示”而使用的文种，它与“请示”是一上一下、一来一往，既对立又统一，缺一不可。“批示”是针对下级报来的“工作总结”类、“工作计划”类（如计划、工作要点、方案、安排、设想、纲要等）、“报告”类（如工作报告、情况报告、调查报告、考察报告、检讨报告、分析报告、论证报告等）及各种简报、信息反映、快报等文件，就其中的某一成功之点、问题之处所做的批语，对推动下级工作、解决问题具有启迪、参考、借鉴、警戒的作用。
（3）行文方式不同。“批复”的主送单位是行文“请示”的单位，如具有普遍意义，可将“批复”抄送其他下级一并周知。“批示”则不然，如具有普遍意义，可将原上报文件的单位与其他下级单位一并列为主送，不存在主送、抄送之分。
15、“报告”与上行的“意见”有什么区别？
【解答】&“报告”与上行的“意见”，不仅在行文方向上安全一致，而且内容也很近似，均含有陈述性的内容，有时在陈述情况的基础上均有相应的今后工作意见。但这两个文种之间也有一定的不同。“报告”侧重于汇报工作、反映情况，多数情况下不涉及今后具体工作意见，也不要求上级做出批示，只有所反映的情况涉及到工作中一些带有普遍性的问题时，往往顺势针对问题提出今后的解决办法，要求上级加以批转，这就是人们通常所说的“呈转性报告”。“意见”（上行的）虽然也陈述情况，但这里的情况具有特定的内容，它通常是对工作中遇到的某一重要问题作出了分析与见解，而不像“报告”那样是对工作情况的综合与归纳。“意见”陈述情况的目的在于给意见的提出做铺垫，所提的意见，不是要求上级给以批示，就是要求上级加以批转，不像“报告”在多数情况下对上级没有批示或批转的请求。
17、“报告”与“请示”的主要区别是什么？
【解答】&它与“请示”虽同属上行文，但两者之间却有着严格的区别。比如，“报告”对上级没有肯定性的批复要求，而“请示”则相反；在行文时间上，“报告”是事中或事后行文，而“请示”是事前行文；上级对下级报送的“报告”，可做批示也可以不做批示，一切全由上级酌情处理，如确需批示时，只能使用“批示”这个文种来批，而“请示”则不然，不论所请示的事项上级同意与否，按理都应及时做出批示，担批示时所使用的文种是“批复”而不是“批示”。
18、“通报”从发布形式上看有几种？各自的表达手法有何区别？
【解答】&“通报”的发布形式，从其使用情况来看，有时由发文机关直接进行表述，自然数“直述式通报”；有时则由发文机关将下级机关的报告、总结、计划、简报、经验介绍等以“通报”名义加以批转，称为“转述式通报”。其中前者的特点是单体行文，而后者则是复体行文，或称“以文载文”，即将下级机关的来文作为附件，以“通报”为主件，表述一些发文机关的评价性意见。这点与批转性通知有异曲同工之处。
根据通报发布方式的不同，写作时其表达手法也就各不相同。直述式通报侧重于叙事，兼以必要的说明；而转述式通报则侧重于议论，属评价性文字。应注意这种评价性文字不是对下级来文内容的重复，而是在此基础上的提炼与升华，要起到画龙点睛的作用，以指导下级机关的行动。从这个角度讲，它是转述式通报写得是否成功的关键所在。
19、结合具体事例，说明上级指挥下级工作何时使用“通知”，何时使用“通报”？
下级单位发生了一起重大失泄密事件，为了通过这个典型事件教育干部，上级领导决定把这一情况通报下去，并提出了具体的贯彻要求。在这种情况下，使用哪一种文种？
【解答】&要视具体情况不同，分别考虑使用不同的文种：
（1）发生失密事件的单位，如已有专门的检查报告送上，可将“检查报告”加“通知”作“文件头”予以批转，这种通知叫做“批转性通知”；亦可用“通报”加以批转，这种通报叫做“转述式通报”。上级领导提出的具体贯彻意见可以写在“批转性通知”、“转述式通报”中，下级的检查报告作为附件一并下发，这种行文方式称为“复体行文”，即“文（文件头）后有文（附件）”。
（2）如无专门的检查报告送上，由上级直接将下级单位发生的失泄密事件情况予以介绍并提出贯彻要求，应当用“通报”，此种情况称为“直述式通报”。但切不可使用“通知”，为什么？
因为它是上级针对下级单位发生的某一重大具体事件或灾害事故所发出的意见、要求。假若不是针对某一重大具体事件或灾害事故，而是针对社会上具有一定普遍性或者代表性的问题、多发性问题的苗头或工作中存在的某一具有倾向性的问题而发出的意见与要求，那就要使用“通知”了。这就是同样针对工作中的问题，又同样是为了指挥下级的工作，但为什么有的文种使用“通知”，有的文种却又必须使用“通报”的关键所在。
20、如何理解“决议”与“决定”的差异性？
【解答】&决议和决定同属决策性文件，就其反映的内容来说基本是相同的。但它与决定也有一定的区别。最主要的区别表现于产生的形式上，决议必须产生于会议，它所要贯彻的决策事项，是会议集体讨论通过的。而决定则不然，有的也产生于会议，是会议集体讨论并按照法定程序表决的结果；而有的是由领导机关直接做出的。
在实际工作中，对决议与决定除要切实掌握上述区别外，还应考虑这样一些细微的差异：
（1）机关主要领导人或领导班子几个人研究下来的重要决策事项，以使用“决定”为宜；集体会议按法定程序决定下来的重要决策事项，大多应使用“决议”。
（2）集体会议按法定程序决定下来的重要决策事项，也不千篇一律用“决议”，这里还有一个细微的区分问题。凡属直接认可或否定的，履行一定法律程序的，具有原则性、号召性的重要决策事项，以用“决议”为妥；对那些既有原则性的要求，又有具体性的规定，特别是涉及某一重要行动安排的重要决策事项，应用“决定”。
21、如何把握“意见”的特征？
【解答】&“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。它的特征主要表现为以下三点：
（1）“意见”所涉及的内容必须是“重要问题”。
所谓“重要问题”，应当是指当前工作中遇到的涉及全局性、方针政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。“重大”是就“一般”而言，“主要”是就“次要”而言，“新”是就“常规”而言。
（2）“意见”的写作形式，对“重要问题”不仅要有“见解”，而且要有“处理的办法”。“见解”就是对问题做出全面中肯的分析，提出自己的看法和观点。然后，在分析问题的基础上，拿出切实可行的解决办法和措施。只提出问题，而对问题的分析粗描淡写、对问题的解决含糊不清，一切全凭上级去拿主意、想办法，是“意见”写作所忌讳的。
（3）“意见”在一般情况下，它只具有建议性质，这样的“意见”是指来自于下级，一经上级批转或批准，即从建议性转化为指导性和约束性。另一种是来自于上级机关的“意见”，虽然文种名称叫“意见”，这里的本质含义已不再是参谋建议的性质，而是有了“指示”性。目前在实际工作中这种来自于上级的“意见”大有增多的趋势，它有利于促进机关作风的民主化，增强机关公文的公关意识。
22、上报的“意见”与“请示”有什么区别？
【解答】&向上行文，凡属要钱、要物、要机构、要编制、要干部、要出境出国等问题时，要用“请示”，而不使用“意见”。“意见”与“请示”的本质差别在于它向上级要的不是“人、财、物”等“硬件”，而是“政策”、“办法”等“软件”。
23、下行的“意见”与“指示”、“指示性通知”的主要区别是什么？
【解答】&向下行文，凡属阐明工作活动的指导原则，而不是较多较细地讲道理、交办法时，应用“指示”而不用“意见”；反之，要用“意见”而不用“指示”。虽然也是工作中的重要问题，但不需作较多的理论分析，且对下级规定性较强、要求很具体的，应用“指示性通知”而不用“意见”。
24、平行的“意见”与“函”有什么区别？
【解答】&不相隶属机关之间相互行文，对涉及某一重要问题所提的见解和处理办法，如属供对文参考而不需要回复时，应用“意见”；反之，则要用“函”。
25、“公告”、“布告”、“通告”三个文种之间有什么共同点和不同点？
【解答】&“公告”是国家行政机关向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的告知性文种。
“通告”是国家行政机关在一定范围内，公布应当遵守或周知事项时使用的告知性文种。
“布告”是国家行政机关公布应当普遍遵守或周知事项时使用的告知性文种。
（1）上述“三告”具有以下共同特点：
一是公开。“公告”、“通告”与“布告”，主要采用公开张贴或报纸刊登、电台广播、电视转播的形式予以公开发布，只有个别“通告”是使用内部行文的方式。这与其他公文文种基本使用内部行文的形式（只有“公报”、“公布令”及个别“通知”、“通报”有时也公开发布）显然大不相同。
二是广泛。“三告”的内容告知人们越多越好，最好是家喻户晓。其他文种并非如此，多数是在特定的范围内运行，有的甚至划定一个限制阅读的界限，机密、绝密文件的限定更是极其严格的。
三是庄重。“公告”是党和国家机关使用的，“布告”是各级人民政府和解放军机关使用的，“通告”的使用者虽较前面“两告”广泛，但也是具有一定权威的机关及管理部门。在内容上除一部分是为了周知用的，较多的是用以规范人们的社会行为，要求人们不但要知晓，而且要严格遵守与服从，这在某种程度上与法规很近似。“三告”使用年的这种特定性与内容的法规性，体现了它的庄重性。
（2）“三告”相互之间又有以下不同点：
一是从所宣布告知事项的性质来看，“公告”重于“布告”更重于“通告”，它是用来宣布党和国家重要事项和法定事项的。这里的一个“重要”、一个“法定”，显然是“布告”、“通告”的内容所不能相提并论的，因为“布告”、“通告”主要用于发布应当遵守和周知的事项。
二是从所公布的范围看，“公告”是面向国内外的，范围最广；“布告”是面向国内社会的；“通告”则是针对社会的某一方面，用于局部范围。
三是从所发布的机关看，“公告”的发布机关级别高，党和国家的高级机关才用；“布告”除解放军机关外，在地方上必须是一级人民政府方可使用，也就是说，各级人民政府所属的部门（如省级人民政府下属的厅、委、办、局，县级人民政府下属的科、委、办、局等）不可使用“布告”告知事项；至于“通告”，上至中央机关、下至基层部门均可使用。
26、地方各级行政主管部门可以使用“公告”发布应遵守或周知的事项吗？
【解答】&地方各级行政主管部门（如金融、工商、税务、物价、教育、卫生、司法、文化、房产、消防、土地、专利、科技、交通、市政、城管、环保、财政、审计……），不可使用“公告”发布应遵守或周知事项，但可使用“通告”。个人如有事需公开告知，可视情分别使用“广告”、“启事”等即可。
27、什么是“法规性公文”？
近期几部新出版的公文书籍，把“命令”、“条令”、“条例”、“决定”、“决议”、“准则”、“通告”、“公告”、“通告”统称为“法规性公文”，这种分类正确吗？
【解答】&这是东拼西凑，乱讲一气。“条例”是法规公文，法规公文还包括“规定”、“办法”等。其他那些文种，均不可称作法规性公文，而可分别称作“指令性公文”、“决策性公文”、“规范性公文”等，至于“条令”，根本就不是“文种”。关于“法规”的具体解释，请见本书35题。
28、“条例”、“规定”在党政机关公文中各自的地位如何？
【解答】&“条例”、“规定”是党的机关公文的主要文种。《中国共产党机关公文处理条例》第二章规定，“条例”用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度，例如《中国共产党党内监督条例（试行）》、《中国共产党纪律处分条例》；“规定”用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
“条例”、“规定”又是国家行政法规的主要形式。对某一方面的行政工作作出比较全面、系统的规定，称“条例”，例如《婚姻登记条例》；对某一方面的行政工作作出部分的规定，称“规定”。国家行政法规的制发主体是国家最高行政机关――国务院。
“规定”也是国务院各部门制定的规章即“部门规章”和地方人民政府（系指省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市、计划单列市的人民政府）制定的规章即“政府规章”的主要形式之一。国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。
一些地区、部门根据法规、规章而制定的不属于法规、规章的“类规章性文件”有的也使用“规定”。
29、为什么说“计划”不是单一文种，而是一个小的集合群体？
【解答】&“计划”不是单一的文种，它是由“计划”、“设想”、“纲要”、“规划”、“要点”、“安排”、“方案”等文种共同组成的一个文体，叫做“计划性文体”。
“设想”――属于工作的初步构想，是粗线条的具有远景性、理想性、可变性的一种在时间上大都在10年以上的计划性文种。
“纲要”――既具有远景发展设想，又具有较强的政策性、思想性、指导性的提纲挈领式的计划性文种。它与其他计划性文种相比，突出的特点是：在时间上，不像“设想”的跨度那么大，又不似“计划”、“安排”的跨度那么小，多在5至10年之间；在空间上，局面比较大，多用于全局或某一方面重要工作的发展设计；在内容上，多为经济和社会发展方面的，文字表述多为条款式，即由若干方面的诸多条条组成，全文的条条统一编排序号。
“规划”――带有全局性、方向性的中期（如三五年）计划。它与一般“计划”相比，一是内容不同，“规划”的内容属全局性的部署，“计划”是实施“规划”的具体方案；二是时间不同，“规划”是较长一个时期的科学展望，“计划”一般是全年或半年的；三是要求不同，“规划”定方案、定规划，富于理想、展望远景，“计划”定指标、定时限、定任务、定措施，富于现实性，具有强烈的约束力与紧迫感；四是“计划”既服从于“规划”，又对“规划”起修改、补充和完善作用。
“工作要点”――通常在一个时期的工作计划尚未正式出台（如年初需等上级的“计划”）之前，先拿出一个“工作要点”发给下级，待正式的计划出台后，“工作要点”的使命即告完结，所以人们也称它为“准计划”。它与一般“计划”的不同点主要是：内容是工作的主要方面，不像“计划”要兼顾各方；内容是工作的重要之点，比较原则，不像“计划”兼顾一般，比较具体；内容表述十分扼要，一般一两千字，不像“计划”往往要万八千字。
“安排”――是针对短时间（如周、月、季度）内的工作所提出的工作计划，“计划”是制定“安排”的母体，“安排”是“计划”的分解与消化。
“方案”――对未来某一重要专门事项，从总体上所做的最佳选择与安排。它与“安排”的不同点有：“安排”主要应用于短时间的工作，“方案”主要应用于专门性的某一中心工作或重要事项；“安排”是对已定的一个时期工作“计划”的具体贯彻与分解，“方案”面对的是尚未定局的新任务、新问题，有待通过方案来加以认定。如《××省科技体制改革方案》、《××市关于城市整体改造施工方案》。
30、什么是“法律”、“法规”、“规章”和“类规章文件”？
近来我看一些介绍公文写作的书籍，书中讲：“所谓&‘行政法规’，是指各级人大和国家权力机关为规范公务员的行为，依据宪法授予的权力而制定的一系列带有强制性和约束力的文件的总称。比如，经过人大及其常委会批准生效的‘条例’、‘通告’、‘决定’、‘规定’、‘守则’、‘实施细则’等都属于行政法”。这种讲法对头吗？
【解答】&百分之百的不对头。（一）法律。广义上讲，泛指法律的整体；狭义上讲，根据我国《立法法》的规定，指由全国人大及其常委会制定、颁布的具有法律效力的规范性文件。如近期颁布的《行政许可法》、《居民身份证法》、《道路交通安全法》等。
（二）法规。由国务院根据宪法和法律制定的法规称“国家行政法规”，文种主要包括“条例”、“规定”、“办法”；由地方，即省、自治区、直辖市人大及其常委会，及省、自治区所在地的市和国务院伯较大的市的人大及其常委会制定的规范性文件称“地方性法规”，文种同前。
（三）规章。国务院的组成部门和具有行政管理职能的直属机构，根据我国法律和国家行政法规，在本部门的权限内制定的具有一定法律效力的文件，称“部门规章”。省、自治区、直辖市以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市级人民政府所制定的规范性文件，称“地方政府规章”，这两种规章使用的文种中，不得有“条例”，主要是“规定”、“办法”等。
（四）类规章文件。一些地区、部门根据行政法规、地方法规、规章而制定的不属于法规、规章的规范性文件，称“类规章文件”。
31、“会议纪要”按内容和表达形式可分为几类？
【解答】&“会议纪要”按其内容和表达形式的不同，可分为“指示型会议纪要”与“通知型会议纪要”。
（一）指示型会议纪要
“指标型会议纪要”，即某一较大范围或重要的工作会议所整理的会议纪要。这类纪要，既有综合性的，也有专业、专题性的，既包含对党的方针、政策的具体贯彻意见，又有对这一重要工作或重大事项各种思想认识的统一，还有对今后工作的具体打算与安排。例如《一九九九年全国经济特区工作会议纪要》。
（二）通知型会议纪要
“通知型会议纪要”，即用来宣布会议决定事项的纪要。这类纪要大都是各类机关领导层集体开会决定问题后使用的传达会议决定事项的纪要，也叫办公会议纪要。例如《中共××市委第九次常委会议纪要》、《××省人民政府省长办公会议纪要》。
32、“会议纪要”与会议其他文件有什么关系？它们相互之间的区别如何？
【解答】&“会议纪要”与会议决议、会议记录、会议简报、会议公报等，同属会议文件，都是会议的直接产品。但由于它们产生的方式和各自的作用不同，所以又有着一定的区别。大会决议是按照法定多数表决通过的，而会议纪要主要是由会议主持机关审定制发的；决议的内容要比纪要原则，而纪要要求详细具体。会议记录是完成纪要写作的客观原始材料之一，经过筛选、整理的会议记录才能写入纪要。会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况，所载内容只具有参考性，不像会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时，还具有指挥的权威性。会议公报的内容与纪要有类似之处，但公报是报道会议的核心内容的，十分简要，是“纪要”的纪要，另外会议公报仅用于党和国家的高层会议。
33、对先进模范人物进行命名表彰，或对某项优良工程进行命名，是使用“通报”，还是使用“决定”，为什么？
【解答】&以使用“决定”为宜。由于它是“命名性”的表彰，要向一批工程、众多先进模范个人授予某某（如“劳动模范”、“先进工作者”、“红旗手”、“优秀公仆”、“杰出青年”、“模范党员”、“人民功臣”等）荣誉称号，从内容上看它涉及当地党委、政府的重大活动，属重要事项，因此，为更充分体现这一活动的庄重性，应使用“决定”来发布。“通报”虽然也具有命名表彰性的功能，但它与“表彰性决定”的不同点，在于它所表彰的人或事大都是刚刚发生的，而且又多系某一具体的事件或人物，其庄重性显然也不如“决定”。
34、什么是“指示性通知”？它与“指示”有什么不同？
【解答】&要求下级机关办理和执行工作中一些方针政策性重要事项的通知，称为“指示性通知”。它具有明显的指示性，但在内容规定上又不适宜用“指示”行文，于是以“指示性通知”来发布。同时，这种指示性通知，一般是以机关办公部门名义行文，而指示则必须使用领导机关的名义。
35、“请示”按行文目的和作用的不同，可分为几类？
【解答】&“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分作两类：一是直请性的请示，即直接向自己的上有领导或指导机关请求指示或批准事项；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转有关单位予以办理，如国家国有资产管理局于1992年1月27日上报给国务院《关于1992年在全国范围内开展国有资产产权登记工作的请示》（载《国务院公报》1992年第9号）就是这样一份文件。
36、“工作报告”与“情况报告”有什么区别？
【解答】&“工作报告”即用于向上级机关汇报工作活动情况的报告，它侧重于陈述工作的开展情况及主要做法，有时也夹有成功的经验做法和失败的教训。“情况报告”即用于向上级汇报、反映各种社会情况及动态的报告。情况报告与工作报告相比，突出的特点是是用面广、反应迅速、方式灵活，具有较强的信息性，往往成为上级决策的依据；而工作报告的作用侧重于决策的信息反馈性，服务于决策的连续性。
37、怎样解释“‘函’是惟一的平行文”的说法？
中国公文写作研究会出版的许多书籍都说“函”是惟一的平行文，还有“函代请示”、“函代通知”等说法，这些讲法科学吗？
【解答】&在党政公文主要文种中，“函”是惟一的一个平行文。按照党和国家行政机关两大公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种，虽然它也可用于平行或上报与下发，其本质是个平行文。
“函”虽然在一些特殊情况下（如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策、规定和工作中遇到界限不明确的问题等），也应用于上下级组织之间，但这种“函”只是一个外壳，并不是事情的本质，它的实质是“函代请示”与“函代通知”（这是外壳与内在实质相统一的叫法）。秘书工作的实际是纷繁复杂的，不可死抠一些条文机械地加以理解。我们设想，假若不允许“函代请示”、“函代通知”这种形式出现，那么下级用什么文种向上级咨询常规性的事宜，难道要用只有请求批准与指示的文种“请示”吗？假若不允许“函代通知”的使用，那上级答复下级的询问要用具有指挥功能的“通知”吗？我们不能也没有必要“超前”于党的机关公文《条例》和“超越”行政机关公文工作的大量实际去轻易否定它，也就是说我们不能把这种“代用”与“实质”相提并论，导致不应有的混乱。
至于在公文文种中，有时“意见”与“周知性通知”也适用了平级机关之间，由于它们还分别可以上行、下行或下行，而且这种上行、下行是纯粹的，所以它们分别属于中性行文或下行文，与“函”不一样。
38、不存在隶属关系的单位相互行文可以用“请示”吗？
××市人民警察学校（正处级单位）拟为在校学生开办机动车驾驶员培训班，需要向车辆管理所（正科级）行文，将标题拟为《关于开办机动车驾驶员培训班的请示》，其文种使用是否规范？
【解答】&不规范。因为它不符合正常的行文关系。按照公文处理法规的规定，“请示”是下级机关向上级机关请求指示和批准时使用的一种公文，其发文与受文单位之间必须具有直接的隶属关系。就此例而言，××市人民警察学校系一正处级单位，级别较高；而市车辆管理所是一正科级单位，级别较低。二者之间不但级别不对等，而且不存在任何隶属关系。因此使用上行文的“请示”是不正确的，应改用平行文的“函”方为妥当。根据公文处理法规的规定，“函”适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准或答复审批事项，可见，××市人民警察学校应用“函”来向市车辆管理所行文。
在实践中，“请示”与“函”文种混用的现象较为普遍。之所以出现类似的问题，既有发文单位本身的原因，认为是有求于人即应“低人一等”，也有受文单位的原因，认为自己手中握有某种权力即可“高人一筹”，以上级自居。这些做法都是不正确的，不利于公文处理工作的规范化。
39、“命令”、“决定”和“通报”用于奖惩时应当如何加以区分？
【解答】&“命令”、“决定”和“通报”是机关使用的主要公文文种，其中“命令”仅限于国家机关使用，“决定”和“通报”为党政公文共用的文种。按照公文法规的规定，“命令”、“决定”和“通报”三个文种都具有奖惩有关单位及人员的功能，正因如此，在实践中经常被人们错用或混用，以致影响了公文效用的发挥，也不利于公文文种使用的规范化。那么，对于这三个文种究竟应当如何正确使用呢？
根据国务院办公厅《关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函〔2001〕1号）的规定，对于“命令”、“决定”、“通报”三个文种用于奖惩时的区分问题，各级行政机关应当依据法律的规定和职权，根据奖惩的性质、种类、级别以及公示范围等具体情况，选择使用相应的文种。这就是说，对于这三个文种的使用，要考虑发文机关的级别、所涉及的内容、范围等诸多方面因素，切不可随意而为。例如命令文种，我国宪法对发布命令有严格的权限规定，通常只由中华人民共和国主席、中华人民共和国国务院总理、各部部长、委员会主任以及县以上地方各级人民政府才有权发布命令，具有很强的指挥性和权威性。即使是县级人民政府，一般也只有在遇到特大突事件时，才使用“命令”。对于“决定”和“通报”，从表面上看，二者都可用于较为重要的表扬或批评事项，都起到较大的教育和导向作用，但从严格的意义上讲，“决定”所涉及的内容更为重要和严肃，发文机关级别也通常较高，影响力也大，能在更广泛范围内起到教育和导向作用；而“通报”所涉及的内容事项往往不是很突出，影响也不是很大，只是在较大范围内一般性的号召大家学习或告诫大家引为借鉴。此外，对于“决定”和“通报”两个文种，还可以从发文目的的角度加以区别，亦即如果发文是为了使受文者大致了解情况，则可使用“决定”，其正文部分对有关事件或情况的介绍往往较为简括；但如果发文的目的是为了让受文者学习和借鉴，则应以使用“通报”为宜，在正文部分将有关事件或情况详尽具体地予以载明。
40、发布有关人事任免的事项，究竟是用“决定”还是应当使用“通知”？
【解答】&新《办法》规定，“决定”适用于对重要事项做出安排。人事任免对于一个单位而方是重要事项，所以用决定来发布应该是无可非议的。但“通知”同时有“任免人员”的功能，因此，需要依据具体情况来恰当运用。一般应从以下几个方面考虑：
一是看严肃程度。首先是任免的领导同志的级别。一般行政单位在自己的职权范围内任免重要部门的主要负责同志可以用“决定”，而对于一般人员的人事变动安排用“通知”即可；其次是看任免的缘由。当本单位管辖范围内的负责同志犯有严重错误必须立即免去职务时，或某同志完成某项工作任务中表现特别突出需要破格提拔时，用“决定”较为合适。也就是说，重大的或需要说明理由的人事任免事项宜用“决定”，不需要说明理由的或一般的、正常的人事任免应用“通知”。
二是看管理权限。有些单位的主要领导人和二级机构的主要负责人的人事任免权在当地人事组织部门。这种单位在发布不属于自己管辖权限的领导同志的人事任免事项时就只能用“通知”，将人事组织部门的任免结果公之于下属单位，文中还要加上任免依据，例如：“经××批准”等。
三是看是否需要存档。涉及个人的人事任免或奖惩文件需存入个人档案。按照规定，“决定”可以存入本人人事档案，而“通报”与“通知”不能存入本人人事档案。
41、“函”经常被人们错用或混用的原因是什么？
当前，在公文写作实践中，“函”被人们错用或混用的情形很多，或以“请示”代“函”，以“批复”代复“函”，或以“通知”代“函”。应当如何加以解决？
【解答】&“函”是法定公文家族中的一个重要成员。我国现行的党政公文法规中，都将“函”列为主要的公文文种，并且规定适用于平行机关或者不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。由于“函”具有向有关主管部门请求批准的功能，故在公文处理实践中往往被人们与“请示”文种混用，这给公文处理工作造成了麻烦，也给公文理论研究带来了混乱。因此，必须重视并正确使用“函”这一文种。
从适用范围上看，函的使用频率应当是很高的。然而，实际情况并非如此。据某地区对12个机关和10家公司、大型厂矿收发文情况的统计，在1996年度内收进、发出的3400份文件中，“函”只有7件；某市委办公厅2000年的收发文件，“函”只有2件。事实足以证明，“函”这一文种在实践中尚未得到应有的注意和重视，多数被“通知”、“请示”等文种所取代，进而使之成了“被遗忘的角落”。可以肯定地讲，这是一种不正常的现象。
“函”之所以受到不公平的“待遇”甚至被“遗忘”，究其原因大致有如下三个方面：
一是公文撰拟者认识上的原因。由于平时不注意认真、细致地学习和领会公文法规的有关规定，对“函”缺乏明确的认识，不了解其含义和用途，因而当需要向有关主管部门请求批准事宜而行文时，便认为既然有求于对方就要“低人一等”，遂以“请示”代“函”，导致了文种的误用。
二是发文机关领导者的原因。在很多情况下，公文撰拟者用“函”向有关主管部门请求批准，这无疑是正确的，却不能过本机关主管领导这一关。例如某市工商银行分行拟对办公楼进行改建扩建行文给市发改委，有关人员最初将文种确定为“函”，但最后却被领导者改成“请示”。从撰拟者的角度说，明知该用“函”却用“请示”是属于无奈；从领导者的角度讲，这种误用却是由于公文知识特别是对“函”的使用规定缺乏全面、正确的理解所致。
三是受文机关的原因。这是导致“函”错用的主要症结所在。实践中，有关主管部门由于有权审批某一事项（如经商办企业、贷款、用地、房产、减免税、办学、批拨资金或物资、机构设置、人员定编、政策优惠等等），便不问是否具有隶属关系，自觉不自觉地把自己摆在了领导机关的位置之上，以请求批准机关的“上一辈”，或者“大你一级”自居，非要对方用“请示”行文不可。如不照此办理，就设置障碍不予以审批。而对方一旦使用“请示”行文，他就“大笔一挥”，以“批复”回文。某市公安局拟购置20辆“金杯”警用面包车，向市财政局行文，将标题拟为《××市公安局关于购置20辆“金杯”警用面包车的函》，其文种的使用无疑上正确的。因市公安局与市财政局是平级关系，均为市政府的下属部门，按公文法规规定，其相互之间的往来行文应当使用“函”。但出人意料的是，该池子发出后却石沉大海杳无音讯。后经催查，对方道出“实情”：要用“请示”行文方可解决。后来该市公安局不得已将“函”改为“请示”，结果很快就收到了财政局的“批复”。
具体而方，实践中对“函”的错用主要有三种情况：
一是以“请示”代“函”，以“批复”代复“函”。这方面的实例已如上述。
二是以“通知”代函。如某市财贸干部管理学院向直属各财贸公司行文，题目是《关于举办“全市首届财贸干部应用写作讲习班”的通知》。
三是以“通告”代函。例如某市三大百货商场联合举办“迎接新世纪、拥抱新千年商品交易洽谈会”，向全市有关单位发文，题目为《关于联合举办“迎接新世纪、拥抱新千年商品交易洽谈会”的通告》。
如上所述，可以看出，恢复“函”的本来面目，恢复它在法定公文大家族中应有的地位和作用，是当务之急。为此，需要从以下几个方面入手：
首先，要从思想上高度重视。实践中之所以出现偏爱“请示”、“通告”等而冷落和遗忘“函”的问题，与人们未能从思想上对“函”的重要地位及功用充分重视有直接关系。似乎一提“函”，人们总觉得其效力不如“通知”、“通告”以及“请示”强，也觉得不够郑重，对受文机关不太尊重。其实，这纯属误解。要明确“函”是一个正式主要文种，用“函”行文时也要采用正式文件的标印格式，不能将便函（普通公务便信）视为“函”，也不能把“函”这个正式文种名称与“信函格式”混为一谈。
其次，加大公文法规宣传和推行的力度。现行党政公文法规中，对“函”的使用及相关问题都有明确的规定。特别是国务院发布的新的《国家行政机关公文处理办法》，进一步明确了“函”的适用范围，并对其在行文关系上的有关问题提出了明确、具体的要求。因此，应当进一步加大新《办法》宣传贯彻的力度，组织各种形式的培训活动，真正把公文法规的规定落到实处。要从根本上理解和把握“函”的性质及功能，弄清其适用范围，坚决杜绝错用现象的发生。
最后，公文撰拟者、发文机关领导人以及受文机关三方协调联动，认真学习和贯彻执行公文法规的规定，严格依法行文。特别是各机关领导人要对此给以足够的关注和支持，同时，有关业务主管部门（公安、司法、民政、工商、税务、金融、文化、教育、科技、土地、外事、经贸、物价、房管、财政、交通等）之间也需要相互理解与沟通，以确保“函”这一文种使用的规范化。
42、怎样认识“计划”这一文种的性质？
【解答】&“计划”虽不是党和国家公文法规中确定的主要、正式文种，但我们对它的使用却是非常之多。大至国家，小到一个乡村、连队、车间、商店、学校，又有谁年始、年初不订计划，不做安排？因为工作事先没有计划、安排，“东一榔头，西一杠子”，就等于是“没有头的苍蝇乱撞头”。由于它使用频率高，经常要写（如月计划、季计划、半年计划、年度计划……），且与“总结”一样又都比较难写，所以很多年来在我们秘书人员中就流传这样一句话：“不怕飞机大炮，就怕计划和总结报告”。
“计划”是对未来一定时期内的全面工作或某项工作提出指标、要求、措施、步骤、期限的文种。它是科学管理中的主要环节，是搞好管理工作的基础，是宏观控制的依据，是获得最佳成效的途径。决策部门的领导者可以凭此统筹全局、纵横协调，综合平衡、理顺关系，减少盲目性，增强预见性，合理安排人力、财力、物力，以低消耗取得高效益，从而取得领导、指挥群众去实现计划目标的主动权。
43、什么是“专用书信”，它的主要特征是什么？
【解答】&“专用书信”是指为执行公务而使用的便函。“专用书信”的种类很多，像介绍信、证明信、邀请信、咨询信、保证书、倡议书、感谢信、表扬信、祝贺信、慰问信、建议书、公开信等。
“专用书信”与其他公文相比，它的突出特点：一是“短”，即一般篇幅都比较短小；二是“专”，即用途专一，范围特定；三是“快”，即成文方便，传递及时；四是“多”，即在大量的日常公文中，要属“专用书信”数量多了；五是“活”，即公文中的“轻骑兵”，用途灵活，对上、对下，对组织、个人均可使用。
44、什么是“工作研究”？它的突出特点是什么？
【解答】&“工作研究”是指对实际工作中重要的具有普遍意义的新问题进行研究探讨，提出见解和主张，为领导决策服务或参与应社会需要而引起的公开讨论。
“工作研究”是在党的十一届三中全会以后，逐渐兴盛起来的一个文种。它根植于党的思想路线、政治路线、组织路线的深厚土壤中，是一种极其宝贵的信息载体，具有巨大的生命力。它有助于开辟认识真理的道路，克服教条主义；它有助于补充、修订和调整决策，防止和克服主观主义、官僚主义；它有助于改革和开创各项工作的新局面，克服固步自封、因循守旧的思想。
“工作研究”的特点，一是论题的迫切性与普遍性，即论题大都来源于实际工作中急需解决的难题，同时又是其他地区或单位普遍存在的重大问题。二是见解的独到性和新颖性，即“工作研究”是要从对重要问题的具体分析中，总结出具有普遍意义的指导思想，提出新颖独到的见解和工作方法，它是一种创造性的活动，尽管这些见解还不一定十分成熟完善，但却发人深省、引人注目。三是分析研究的科学性和深刻性，即以充分、典型的事实作为研究的基础，坚持以长远的观点、全面的观点、发展的观点去研究问题，寻求科学的对策。
45、“工作研究”与“决策方案”、“调查报告”有什么不同？
【解答】&“工作研究”不同于“决策方案”。两者虽然都可以作为决策的依据，但“工作研究”不像“决策方案”那样，提出两个以上的方案，论证举优，供领导选择，它只是针对具体工作，经过分析研究，提出自己的见解与对策。
“工作研究”与“调查报告”的区别是：“调查报告”侧重于回答“是什么”、“怎么样”，有时也要提出一些意见和建议；而“工作研究”侧重于回答“为什么”、“怎么办”，它不是一般地提出建议，而是要提出精辟独到的见解与对策。
46、什么是“公务演讲词”？能否推荐几篇写得有特色的公务演讲词？
【解答】&公务演讲词是在会议或集会期间用于讲话或演说的预先拟制的文字底稿。与其他公文相比，这种文书具有特殊性，突出表现为它的运行不像其他文种那样终结于送达或张贴过程的结束，而是终结于讲话或演说过程的结束。此外，其所体现出来的媒介的声音性（靠有声语言向受众传递信息）、反馈的直接性、对象的特定性以及适度的情感性等特点，也使之与其他诸多公文明显区别开来。
公务演讲词是一个较为庞大的文书组群，它包括在各种公务活动中使用的欢迎词、祝酒词、贺词、悼词、演说词以及会议的开幕词、闭幕词等等，其中尤以会议的开幕词、闭幕词、演说词等最为常用，也最具有代表性。
47、“公务演讲词”与“大会工作报告”有什么不同？
【解答】&公务演讲词不同于大会工作报告。其中前者往往是讲演者就某个问题发表意见、提出看法和主张，表明观点和态度，更多地包含着个人的情感；而后者则往往是代表机关的意志，总结、部署一项或一个时期的工作，是经集体审议通过的，一经下发，就具有指示性质或行政约束力。此外，公务演讲词也不同于个人讲演词和学术讲演词，其无论是在使用主体还是在写作要求方面都独具特性。公务讲演词代表着一个机关或组织，必须体现党和国家的意志；而个人演讲词和学术演讲词代表的是讲演者个人的见解和主张，即通常所说的“文责自负”。
48、“议案”与“提案”有什么不同？
【解答】&“议案”与“提案”不同，其中“议案”用于各级人民代表大会或人民代表大会常务委员会，而“提案”则用于各级政协会议和企业职工代表大会；并且“议案”在提请大会审议通过后，具有较强的约束力和法律效力，而“提案”则相对弱些。
49、什么叫“函代批复”，这种讲法科学吗？
【解答】&“函代批复”中的“函”指的是公文的外壳，即形式；“函代批复”中“批复”指的是公文的本质。这种叫法，恰恰是针对工作中纷繁复杂的状态准确地反映了相关文种的运动形态。例如2003年8月22日《国务院办公厅关于湖北省辛亥革命博物馆、湖南省花炮博物馆冠名问题的复函》（国函〔2003〕56号），这份“函”是根据湖北、湖南两省人民政府写给国务院的“请示”而发出的。对下级上报的“请示”有时则由上级机关予以“批复”，也有时由上级机关的办公部门采用“函”予以答复，这一切全由上级根据所请示事项的内容权衡处置。对后面这种作法，从表面上看它是一份“复函”，实质是上级机关批复的一种变通，所以多少年来在党政机关的秘书工作人员中管这种作法叫做“函代批复”。这里的“代”字不可简单地用“代替”来解释，它是表明从事物形式到实质的结合。
50、当前为什么特别强调不要将“函”遗忘？
【解答】&按照党和国家公文法规的要求，向主管部门请求批准要使用“函”来行文，这种批准包括两种情形：一是平级之间相互请求批准，一是无任何隶属关系的请求批准。除此之外，机关之间商洽工作，询问和答复问题，也要用“函”。
但是，我们在实际工作中常常看到：有的地方该用“函”请求批准的事项却使用了“请示”，如某石油勘探管理局拟招收部分高中毕业的职工子弟进入油田做工，在行文给当地省劳动厅时却用了“请示”；有的事情该用“函”询问和用“复函”答复的问题却分别使用了“请示”与“批复”，如某县政府就所属各局牌子的字体、规格问题向市政府进行询问及市政府答复询问时，就曾如此；有些事情该用“函”询问的却用了“通知”，如某地行政公署对所辖某县政府有关开办群众集资信用合作社一事的询问等等。这样的结果，就使“函”处于被“请示”、“通知”及“批复”淹没的境地。有的一个地级党委、政府机关，一年的发文之中，“函”寥若晨星，显然这是极不正常的。平级之间商洽问题要用“函”，向主管部门请求批准要用“函”，无隶属机关之间有事行文要用“函”，上下级之间有事进行询问要用“函”，上级答复下级的询问也要用“函”，面对如此情况，“函”岂能寥苦晨星呢？显然是被我们“遗忘”了！
把“函”从被遗忘的角落里解救出来，该是我们应做之事。
51、向“不婆婆的婆婆”归口主管部门请求批准事项，是用“函”还是用“请示”？
我单位隶属重庆渝中区环境卫生管理局，单位性质为集体事业单位（环卫局所辖其他二级单位均为全民性事业单位）。由于性质特殊，每年我单位的环卫经费计划是渝中区城乡建设委员会下达，而不是由上级机关――区环卫局下达（环卫局所辖其他二级单位的环卫经费计划由区环卫局下达）。因此，我单位在向区城乡建委所行的要求追加环卫经费计划的文件选用了“请示”这一文种。我曾就该文种的选用问题询问执笔人员，执笔人员的回答是：“区城乡建委代区政府管理区环卫局、区园林局、区市政局等单位，区建委显然是我们的上级机关，所以理所当然用‘请示’行文”。而我则认为，即使区城乡建委代区政府行使对环卫局等单位的管理权，也只是在业务上进行管理，即存在业务指导关系，而并非行政上的领导（因为区环卫局隶属于渝中区人民政府领导）。所以，在向区建委行文要求追加环卫经费计划时应当选用“函”这一文种。请问如何正确选用文种？
【解答】&就此例而言，应以使用“请示”文种为宜。这里涉及的是公文处理过程中一个很重要的问题，即归口问题。归口问题是一种授权管理，该授权的机关要代行上级机关职权，属于“奉命行事”。这与一般意义上的业务关系有所不同，如同宣传部门管理党校一样。用一种形象的说法，归口管理属于“不是婆婆的婆婆”。例中所谈的区城乡建委因是代行区政府职权，即属一种授权管理，其与区环卫局乃至该单位之间不是一般的业务关系，故而在向区建委行文要求追加环卫经费计划时，还是应以使用“请示”文种为妥。
52、请求上级机关批复某种事项，用“报告”合适吗？
××厂为了进一步丰富广大职工的业余文化生活，拟将原职工娱乐室加在扩建。为此，需要向上级有关部门行文，请求拨款数万元，将公文标题写成《××厂关于扩建职工娱乐室的报告》。这一文种的使用是否正确？
【解答】&不合适。这属于对公文文种的错用和混用。文种是公文标题中不可缺少的一个构成要素，对于它的确定，应当根据公文所涉及内容、文种的范围、发文机关的权限和隶属关系以及发文的目的和要求等进行，具有特定性和单一性，不能混淆使用。但在实践中出现文种混用问题的较为多见，主要表现为“请示”与“报告”不分、“决定”和“决议”相混、“公告”与“通告”滥用以及把“决议”和“会议纪要”等同等等。《××厂关于扩建职工娱乐室的报告》，即属混淆了“请示”与“报告”两个文种的界限。因为从行文要求上看，“请示”需要上级机关明确作出批复，而“报告”则未必如此。鉴于该文所述内容是需要领导批准解决扩建职工娱乐室所需经费问题，故用“报告”文种显然是不正确的，应当改为《××厂关于扩建职工娱乐室的请示》。至于使用《××厂关于扩建职工娱乐室的请示报告》，将“请示”与“报告”合二为一，就更属错误。
53、联合行文如何根据实际选用文种？
某市三大百货商场拟联合举办“迎新春商品交易洽谈会”，向市有关单位行文，其标题为《关于联合举办“迎新春商品交易洽谈会”的通告》，此文种的使用是否正确？
【解答】&不正确。这里涉及的是联合行文中文种的使用问题，就通常而论，联合行文所用文种主要是“通知”、“决定”、“报告”和“函”等。行文时必须根据行文的目的、联合行文各单位的职权范围和与受文单位之间的隶属关系准确选用相应的文种，不可粗疏。此例中，联合行文所用的文种就不够恰当。“通告”用于向社会各有关方面公布应当遵守或者周知的事项，具有一定的强制性，而本例联合行文单位与受文单位之间为不相隶属关系，所以不能使用“通告”这一文种，应该用“函”。
54、电报是文种吗？
【解答】&不是。电报是公文的一种载体形式，它所使用的文种有可能是“指示”、“命令”，也可能是“通知”。
55、“公示”是文种吗？
【解答】&至少到目前它还不是一个文种。从目前的使用情况看，有人认为它只是一种工作制度而形成的公文形式，所以在具体公示时又采用“通知”、“通告”作文种；有人认为它是新出现的文种，所以在使用上直接以《关于××××的公示》作标题。由此可见，“公示”究竟是不是一个文种，目前人们尚未形成共识。
56、公文格式包括哪些要素,党的机关公文与行政公文在要素的组合上有哪些不同?
【解答】&&公文格式专指法定(或称主要)公文文种外形结构的组织安排,包括在哪些要素项目,以及这些要素项目在页面上的标识构成。公文格式是公文具有法定权威性和组织约束力在形式上的表现，是区别公文与一般文章的重要标志，也是保证公文的质量和提高办文效率的重要手段。公文格式的组成要素包括版头（党的机关称“版头”，行政机关称为“发文机关”，以下用①代表党的机关公文，用②代表行政机关公文）、份号（①称“份号”，②称“公文份数序号”）、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名（①称“发文机关署名”，②称“落款”，即“公文生效标识”）、成文日期、印章、印发传达范围（①称“印发传达范围”，②称“印发机关和印发时间”）。
57、党政公文格式要素的称谓及标注位置上有哪些不同？
【解答】&&根据《中国共产党机关公文处理条例》第三章和《国家行政公文格式》（中华人民共和国国家标准）的规定精神，党政公文在格式方面的异同主要表现为：
（1）关于“版头”
党政机关公文称为“版头”，行政公文格式称为“发文机关”，称谓不同，但所指事物是一致的。
关于党的机关公文“版头”，《条例》中规定由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，这和行政公文的“发文机关标识”规定是完全相同的。但党的机关公文版头还有另一种情况，即由发文机关名称加括号标明文种组成的版头样式。这在行政公文格式中是不可出现的。
（2）关于“份号”
党的机关公文叫“份号”，行政公文称“行政份数序号”。虽然叫法不同，但所标注的位置均在公文首页左上角，这是相同的。
（3）关于“密级”
党的机关公文叫“密级”，行政公文叫“秘密等级”。前者要求标注于份号下方，即左上角的份号下面；后面则要求标注于右上角。
（4）关于“紧急程度”
党的机关公文与行政公文称谓一样。党的机关公文未明确规定标注于文件的什么位置，而行政公文则明确规定要标注于首页右上角“秘密等级”之下。
（5）关于“发文字号”
党的机关公文与行政公文叫法完全一样，均由机关代字、年份（或叫发文年度）和发文顺序号组成，均规定标注于“版头”（或叫“发文机关”）下方居中或者居左下方（上报公文）。
行政公文还规定：年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
（6）关于“签发人”
党的机关公文与行政公文都统一称“签发人”，也有规定上报公文要在发文字号右侧标注签发人姓名。
（7）关于“标题”
党政机关公文均叫“公文标题”，都要求标注于发文字号下方，居中排布。
（8）关于“主送机关”
党政机关均称“主送机关”，位置均规定在标题下方靠左顶格。
（9）关于“附件”
党政机关公文均称“附件”都规定在正文下方加以标注。行政公文还规定，附件名称后不加标点符号。
（10）关于“落款”
党的机关公文称“发文机关署名”，要求应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。行政公文规定：单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间；当联合行文需加盖2个印章时，应将成文时间拉开，两个印章均压成文时间，左右各空7字，主办机关印章排列在前；当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各自的发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。
（11）关于“成文时间”
党的机关公文规定，成文日期位于发文机关署名右下方；行政公文由于不署发文机关名称，故位于正文右下方。党的机关公文的成文时间使用阿拉伯数字，行政公文则要求使用汉字。
（12）关于“印章”
党的机关公文要求，除会议纪要和印制的有特定的版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。行政公文印章的标注称作为“公文生效标识”，规定：加盖公章应当上距正文2~4mm，端正、居中下压成文时间。
（13）关于“印发传达范围”
党的机关公文所指的“印发传达范围”就是行政公文中的“附注”，均要求在成文时间下方居左标注。
（14）关于“主题词”
党政公文均称“主题词”，都要求标注在抄送机关上方。
（15）关于“抄送”
党政公文均叫“抄送”，都要求标注在“主题词”之下，“印刷版记”（党的机关公文叫法，行政公文称“印发机关和印发时间”）之上。行政公文还规定，最后一个抄送机关之后应标句号。
（16）关于“印刷版记”
党政公文对此称呼不同，前者称“印刷版记”，后者称“印发机关和印发时间”，但都要求标识于公文末页下端。
（17）关于公文用纸幅面
行政公文要求完全使用A4型，党的机关公文按《中国共产党机关公文处理条例》第九条的规定，则是16开型与A4型均可使用。
综观上述，可以看出，党政公文格式的要素组成及布局基本上属于大同小异。虽大同，又有不少差异，特别是“版头”，差异更大。因此，切实掌握其异同，有利于分清党政公文格式，防止混用。
58、新《标准》把一份行政公文划分为几个部分？各具体包括哪些项目？
【解答】&随着A4公文纸型的确立，公文版面的划分出现一系列突破与变化。新《标准》明确规定不再设标识域，而把一份公文划作三大部分，即“眉首”、“主体”和“版记”，共同组成一份公文的“版心”。
“眉首”包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等；“主体”包括公文标题、正文、附件、成文时间、印章、附注等，其中正文要求用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，即每而616个字；“版记”包括主题词、抄送、印发机关和印发时间，要置于公文的最后一页，“版记”的最后一个要素应置于最后一行。
59、公布性文件应当使用什么样的格式？
【解答】&法定公文中的公布性文种（诸如公报、公告、通告、公布令等）及布告使用的文种格式与内部运行的公文格式，是有所区别的。它们虽属下行文，但由于行文方式不是在内部运行，而是通过报纸、广播、电视等形式予以公开发布，所以与一般公文格式相比，其主要区别是：一无版头，二无主送，三无发文字号，四无主题词、抄送、印发日期等。也就是说，公布性文件的格式包括：标题、正文、落款、成文日期。公布令、公告一般带有编号。
60、非法定文种应当使用什么样的格式？
【解答】&法定公文以外的机关常用应用文，由于不属于法定的正式主要文种范畴，所以不能采用标准式的文件格式，也不具有独立行文的资格。正是基于这个原因，决定了总结、计划等常用应用文只能采用简便式的公文格式，即无版头、发文字号、主送机关、附件、抄送机关、盖章等项。它的正确格式是：标题、正文、成文日期。总结、计划等常用应用文在行文时，必须从法定公文文种中寻求一个文种来作为它的载体，载运着它来行文，我们通常称这种载体叫“文件头”。文件头大都由通知、命令（令）（下行时）或报告、请示（上行时）及函（平行时）来担任。文件头，从行文的形式上看是一份公文的主件，而从实际内容上看，文件的主体恰恰是“附件”中的总结、计划等，因为文件头仅仅是一个行文的载运工具。
61、公文首页版头（眉首）发文字号之下有一条红色横隔线，为什么有的红线中间还有一颗红五角形，而有的却没有红五角星？
【解答】&党的机关公文版头处的红色横隔线中间应有红五角星，而行政公文则不能有。
62、为什么有的公文在版头（眉首）发文机关标识的后面加有一个括弧，而有的公文却没有？括弧是作什么用的？
【解答】&公文的版头是用套红大字将发文机关名称居中印于公文首页上端。党的机关和行政机关的版式是不一样的。国家行政机关公文的版头一般由“发文机关”加“文件”二字组成；中国共产党各级领导机关的版头，除有一种情形与前述行政公文的版式相同外，还有一种是由发文机关名称加括弧组成，括弧置于发文机关名称之后，如《中国共产党××市委员会（××）》，括弧里是用来标注文种名称的，而不得标注部门名称。因此，在日常工作中见到一些行政公文也在发文机关名称后面加括弧，用来或标“文种”，或标下属部门名称，都是不妥当的。
63、新《标准》对公文用纸的主要技术指标、版心尺寸以及排版规格是怎样要求的？
【解答】&公文用纸的主要技术指标是：一般使用纸张定量为60g/O至80g/O的胶版印刷纸或复印纸。纸张白底为85%至90%，横向耐折度R15次，不透明度为85%，pH值为7.5至9.5。公文页边与版心尺寸是：天头（上白边）为37mm±1mm，订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。
正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
64、何谓“发文机关标识”？标识的基本要求如何？
【解答】&（一）行政公文称“发文机关标识”，党的机关公文称“版头”，叫法虽不一样，但所指事物相同。
（二）新《标准》规定：
1、“发文机关标识”由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，对一些特定的公文（例如命令（令）、信函、会议纪要），可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘的距离为80mm，
2、发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
3、联合行文时应使用主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。
对于三种特定的行政公文版头，新《标准》是这样要求的：
1、信函可只标识发文机关名称（全称或规范化简称）；
2、令可由发文机关名称加“命令”组成；
3、会议纪要可由“××××会议纪要”组成。
在发文机关标识中，要注意党政两大系统在“版头”上的差异，切忌混淆：
党的机关公文“版头”，《条例》规定由发文机关全称或规范化简称后加“文件”二字组成，这和行政公文的“发文机关标识”是完全相同的。但是，党的机关公文版头还有另一种情况，即由发文机关名称后加“（）”标注文种组成，如“中国共产党××××市委员会（报告）”。这一点，在行政公文的“发文机关标识”中是不准出现的。
65、什么是公文份数序号？如何进行标识？
【解答】&行政公文称“公文份数序号”，党的机关公文称“份号”，即指依据同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，秘密公文应当标明份号。
标识的位置：党的机关公文标识于公文首页左上角，行政机关公文标识于版心右上角第一行，均使用阿拉伯数字。
66、紧急公文如何划分紧急程度？怎样进行标注？
【解答】&公文的紧急程度，系指对公文送达和办理的时间要求。
党的机关公文要求紧急文件应当分别标明“特邹”、“加急”，行政机关公文要求分别标明“特急”、“急件”。
党政机关的电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。所谓“特提”的电报必须限于当天送达并予以办理。
行政机关公文的紧急程度标注要求：顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，顶格标识于其下面1行。
《中国共产党机关公文处理条例》中虽未对党的机关公文的紧急程度如何标注做具体规定，但人们一般习惯标识于公文首页右上角。
67、对于涉及国家机密的公文，应当如何标识密级？
【解答】&密级是指公文的机密等级，是公文格式的项目（要素）标记之一。密级分作三级：第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。第二，机密公文，是涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害。第三，秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。密级的位置，党的机关公文标注于公文左上角份号下方，行政机关公文标注于版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用★隔开。
68、新《标准》发文字号编制的原则及其要求是什么？
【解答】&编制的原则及其要求有以下6点：
（1）发文字号应当包括机关代字、年度、序号；
（2）联合行文，只标主办机关的发文字号；
（3）年度、序号使用阿拉件数码；
（4）年年度应标全称，用六角括号“〔〕”括入；
（5）序号不编虚位（即1不编号001），不加“第”字；
（6）发文字号标注在“发文机关标识”即“版头”的下空2行，居中排布；上报的公文，可将发文字号标注于“版头”的左下方。
69、在一些高中级机关的发文字号中，机关代字的后面有的用“发”字，有的用“函”字，这是什么意思？
【解答】&一些大机关，发文数量较多，为了加以区别，往往对一些内容重要的文件使用“发”字，平行文或涉及面较小的一般事项的文件则使用“函”字。还有的机关对任免通知、出国任务批件分别使用“任”字和“出×”字。
70、以下几个“发文字号”，在编排上有何问题，为什么？
（1）（04）晋财字第108号；（2）青热发（04）第18号；（3）冀能发（04）18号。
【解答】&党和国家公文处理法规都明确规定：发文字号，包括机关代字、年份（年度）、序号（顺序号）。上述几种发文字号都是不符合这一规定原则的。第一个发文字号，排列的次序前后颠倒，而且多一个“字”有一个“第”字，年号被缩简，且用圆括号，在顺序号前冠以“0”也是错误的，正确的写法应当是：晋财晋财〔2004〕108号。第二个发文字号的错误是，年号被缩简，采用圆括号，顺序号前加了一个“第”字，正确的写法应当是：青热发〔2004〕18号。第三个发文字号，近似合乎规定，但年号缩简和使用圆括号是错误的，应当写作：冀能发〔2004〕18号“。
71、什么是主送机关？标注上常见的病误有哪些？
【解答】&《条例》第八条第（八）项及新《办法》第十条第（七）项规定，主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
具体地说，主送机关是指受理公文并负有办理责任的单位，上行文及非普发性的下行文，在一般情况下只有一个主送机关，而普发性的下行文，往往才有若干个主送机关。
主送机关标于公文标题之下，正文之上，靠左顶格排印，主送机关名称后标全角冒号。
在主送机关的标注上，常见的病误有：
（1）上行文的主送机关出现多家。如××县煤炭管理局《关于拟关闭“三星”等46座小煤矿的请示》，主送机关是县政府、市矿务局、市小煤矿整治办“三家”，这就违背了新《办法》第二十一条关于请示“一般只写一个主送机关”的要求。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，不可将多个上级机关及相关部门一并列为主送。
（2）将上级党政机关一并列为主送。如某市司法局的一份有关贯彻普法宣传教育活动的报告，主送机关写的是“市委政法委、市政府办公室”，这种作法打乱了党政公文行文应当按照各自隶属关系分开的原则。
（3）主送机关笼统不清。如主送给“有关单位”、“各单位”等。
（4）名称不准确。如主送中，将省人民检察院、省高级人民法院、省人民政府、省公安消防管理局、省公安交通管理局、省石油管理局分别简称为“省院”、“省府”、“省消局”、“省交局”、“省石局”等，都是不妥当的。主送机关名称要么使用全称，要么使用简称，而这种简称又必须是规范的、统一的，其中不存在歧义。上述名称正确的简化应是“省检察院”、“省高法院”、“省政府”、“省消防局”、“省交管局”、“省石油局”。
72、有红色版头的文件，在版头中已标识出制文机关名称，其标题中可否省略制文机关？
【解答】&为了减少不必要的重复，这样做完全可以。
73、标题下面加括号，注明什么时间什么会议通过的字样，这样的标题在什么情况下使用？
【解答】&先举一个实例：
全国人大常委会
关于我国加入世贸组织的决定
（2000年8月25日第九届全国人民代表大会常务委员会第十七次会议通过）
（正文略）
这是由会议集体通过形成的一份决定。此种决定由于一般要通过新闻媒体予以公开发布，不在内部行文，且无主送、抄送等标识要求，所以，在标题之下要附加括弧，注明某年某月某日某某会议通过的字样。
74、公文标题中使用标点符号有哪些特殊情况？
【解答】&按照新《办法》的规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。”这一规定，对一规范、简化公文标题，无疑是必要的。但从辩证的角度讲，有“一般”就会有“特殊”。在以下几种情况下，公文标题中仍然需要使用标点符号：
（1）公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时，用引号。前者如《民政部、总政治部关于纪念“双拥”活动四十周年，开展春节“双拥”活动的报告》，其中“双拥”系“拥军优属，拥政爱民”的简称，采用引号予以标明，不仅必要，而且可行，如果使用全称，即会使原已较长的标题变得更加杂乱；后者如《国务院批转国家经济计划委员会关于开展全国第五次“质量月”活动的意见的通知》，其中“质量月”系属具有特定含义的词语，也需用引号标示，以示强调。
（2）公文标题或标题中的某一部分需要注释或者说明时，用括号。这里，公文标题中使用括号有两种情况：一是括号里的内容是对整个公文标题的注释或说明，它与标题同为一个整体，是不可分割的，要特别注意不能将括号里的内容写在书名号之外，如《中国共产党党内监督条例（试行）》。另一种是括号里的内容是对标题中某一部分的注释或说明，例如《关于宽大释放全部在押的原国民党党政军特人员（县团以下）的决定》，其中“县团以下”是对“国民党党政军特人员”级别范围的限定，如不用括号标注，就会造成表意上的混乱。
（3）公文标题中出现的并列词语之间的停顿，用顿号。也有两种情况：一是顿号用于公文标题中并列的发文机关名称之间，如《××县林业局、××县公安局关于制止乱砍滥伐森林的紧急通知》；一是用于标题中的“事则”（主要内容）部分出现的并列词语之间，如《中共中央办公厅、国务院办公厅关于少开庆功、表彰大会的通知》。
（4）公文标题中出现书名、报刊名时，要用书名号。新《办法》中只规定“公文标题中出现法规、规章名称用书名号”，但当出现有关书名和报刊名时，也要用书名号。例如《国家经委办公厅转发〈经济日报〉发行工作座谈会纪要的通知》。
（5）公文标题由正副题组成时，副题应当在正题之下偏右位置由破折号引出。例如《今年的党风要有一个根本性的好转（正题）――中纪委×年×次会议纪要（副题）》。
75、《××钢铁公司授予王琳同志“钢铁战士”荣誉称号通报》，这个标题写得规范吗？
【解答】&不规范。这个标题在“授予”的前面丢掉了“关于”二字，在“通报”的前面缺少“的”字，不符合公文标题拟制的语法结构要求。
76、《××省人民政府批转省国税局〈关于加强税收工作的报告〉的通知》，这个标题规范吗？
【解答】&不规范。问题就在于单书名号的使用。新《办法》第十条第（六）项规定：公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。省国税局的“报告”不属法规、规章，故在批转时不应加书名号才对。
77、把自己下属单位或业务主管范围内的某一问题转给上级机关审批时，可以用“转发”一词吗？
【解答】&在行文关系中，“转发”一词主要用于下行文。把自己下属或业务主管范围内的某一问题转发给上级机关阅读时，应用“转报”、“转送”、“转呈”等敬语为宜，以示尊重。
78、《中共×××乡党委关于积极做好退耕还林工作的通知》，这个标题合格吗？
【解答】&“中共”是“中国共产党”的简称，再在后面出现“党”字，显属不当。尽管这种表述在实践中比较普遍，但却不符合规范。正确的写法应是“中共×××乡委”。
79、批转、转发文件，在“批转”、“转发”二字的前面可否加入“关于”二字？
【解答】&不可再加入“关于”二字，以防介词重叠、语法不通。
80、如何对待《×××县工商局转发市工商局转发国家工商局关于××××的通知的通知的通知》这样的标题？
【解答】&这是一个文种连续重叠的标题，冗长杂乱，令人生厌。依照转发性通知标题拟制的惯例，只保留公文发源处的一个文种即可。因此，可将整个标题改为《×××县工商局转发国家工商局关于××××的通知》，把转发中间层次即市工商局的情况写进公文的开头，，如“近日，按市工商局转来《国家工商局关于××××的通知》，现把此文转发给你们，望……。”
81、上级机关在答复下级机关的请示事项时，对于发文字号的编发，有时使用“×发”，而有时又用“×函”，其道理何在？
【解答】&关键在于发文的名义，亦即如果以整个机关的名义作出批复，即用“×发”；如以机关办公部门名义作出批复，则用“×函”，即通常所说的“函代批复”。
82、公文标题中出现的说明性词语，应当置于书名号之内还是之外？为什么？
【解答】&在公文标题的拟制过程中，需要时常用到诸如“草稿”、“征求意见稿”、“讨论稿”、“草案”、“试行”、“暂行”等说明性词语，用以对公文内容成熟程度作出限定，它一般多见于法规体公文之中，在书写或印制时需要将这种说明性词语用括号括入。这里涉及一个问题是，当行文中需要引用该法规或规章名称时，括号及相应的说明性词语是应当置于书名号之内还是之外？对此，实践中较为混乱，很不统一。例如《××市住房公积金管理办法（试行）》、《××县人民政府2005年工作要点》（征求意见稿）等。就这两个标题而言，究竟哪一种写法是正确的呢？我们认为应当是前者。因为公文标题中的这种说明性词语，表明了该公文内容的成熟程度，它与公文标题内容关系密切，是公文标题的组成部分，是不可分割的一个整体，因此在拟制时必须将其置于书名号之内。否则，就会有损于原标题内容的完整性。
值得说明的是，公文标题中的这种说明性词语，都是依据公文内容的成熟程度及公文文种选用的，其位置可以出现在题尾，也可以出现在题中。括号只在题尾说明时才使用，而题内则不需用标点符号，例如《××市公安局处置突发性公共事件暂行办法》，不能写作《××市公安局处置突发性公共事件（暂行）办法》。
83、向上级党委请示批准事项时，其版式中不标文种可以吗？
中共××县委向上级党委呈送《关于扶持农村贫困户发展生产的请示》，其所使用的版式是否符合规范？
中共××县委文件
×发〔2004〕1号
【解答】&不合规范。根据《中国共产党机关公文处理条例》的规定，党的各级领导机关使用的诸种公文版头中，《中共××文件》适用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，做出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。可以看出，此种版式主要用于下行文；而作为上行文的请示，应按《条例》的规定使用《中国共产党××委员会（××）》的版式。
84、正式公文印制的字体字号有什么具体规定？
【解答】&公文印制中对字体字号的选用一般应按发文机关标识、公文标题、正文及注释说明文字顺序从大到小依次选用。在这一总的原则要求下，1999年12月27日国家质量监督局发布的《国家行政机关公文格式》中对行政公文各格式要素所使用的字体字号作出了明确规定。
具体而言，主要是：
（一）版头（发文机关标识）采用小标宋体字，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但必须小于22mm×15mm；
（二）秘密等级、紧急程度以及“主题词”三个字（不含词目）应当使用3号黑体字；
（三）公文标题使用2号小标宋体字，主题词词目使用3号小标字体字；
（四）“签发人”后的签发人姓名应当使用3号楷体字；
（五）除上列各项外，包括发文字号、“签发人”三个字、主送机关、正文、附件、附注、抄送机关、印发机关和印发时间等在内的公文各组成要素，一律使用3号仿宋体字。
（六）公文正文一般每面排22行，每行28个字，即每一页A4型纸的正文文字为616个字。
85、公文中的“附件说明”、“附件”和“附注”有什么不同？
【解答】&附件说明、附件、附注均具是公文主体部分的格式项目，但各自的含义和用途不同。
“附件说明”是国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中新设的格式要素，它指的是公文如有附件，要在正文下一行左空2字处标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件后不加标点符号。附件如有多份，要有序号，使用阿拉伯数码。总之“附件说明”指的是附件这一公文格式项目要素的标识问题。
“附件”则是指公文主件所应附的公文附件，即实质上的附件。公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文具有同等效力。顺便提及的，附件应当置于正文之后，版记（文尾）之前，并与主件一起装订。实践中不少机关把公文的版记（文尾）置于公文主件之后，附件之前，形成主附分离，这是不正确的。
“附注”则一般是指对公文的阅读传达范围，使用时需要注意的事项加以说明的文字，例如“此件发至县团级”、“此件可登党刊”等，它通常标识于成文日期的左下方。此外，按新《办法》规定，对于“请示”行文，应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话，这属于一种特殊的规定要求。附注不是对公文的内容作出解释或注释，对公文的注释和解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方法解决，对此，使用附注时要加以注意。
86、公文中的成文日期、发文日期和生效日期有什么不同？
【解答】&成文日期亦称制文日期或成文时间，是公文生效时间的根据之一。凡公文都要准确清楚地标识成文日期，它直接关系到一篇公文的时效。对其确定一般依这样的标准进行：会议通过的公文，以会议通过日期为准；领导签发的公文，以签发日期为准；联合行文时，以最后签发机关领导人的签发日期为准；法规体公文以批准日期为准；电报及一般信函以实际发出日期为准。成文日期标识于正文的右下侧或者标题之下（多用于会议通过的公文及法规体公文），要注意写全年月日。另外需要注意，行政公文的成文日期要用汉字，“零”要写为“O”，不能将汉字与阿拉伯数码混用，如“二OO二年”不能与写成“二00二年”，也不能写成“二零零二年”；党的机关公文，其成文日期按照惯例要用阿拉伯数码。
发文日期又称印发日期，是指公文的印制和发出日期，标识这一要素是为了准确反映公文的生成时效。对其确定要以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码，标识于公文版记部分“抄送机关”之下的位置。
要特别注意成文日期与印发日期在时间上的同一性和差异性，亦即二者可能一致，也可能不一致；在不一致时，印发日期只能晚于成文日期，而决不可能提前。
公文的生效日期应以签发日期为准，但在有些特殊情况下，尤其是某些法规体公文从制定下发到正式实施需要有一个准备时间，因而行文时应当根据实际情况留有一定的余地，并在公文内容中加以明确，例如“本条例自2005年4月1日起施行”。这就表明该条例是从2005年4月1日起方为生效，即所谓的生效日期。
87、公文的发文机关和印发机关有什么不同？
【解答】&发文机关是指制发公文的机关和发文的名义，是公文的重要组成部分之一。它主要以版头、署名和印章等为其标志。根据公文的性质、内容以及作者的职权范围和工作需要，发文机关可以机关名义发文、部门行文、联合行文和以首长名义发文等几种形式；要注意使用全称或者规范化简称，不可随意简化；还要注意使版头部分的发文机关