办公室文员来客接待的准则、步骤、方法及注意事项_中华文本库
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办公室来客接待
(一)接待的准则
1.真诚。真心为对方设想,诚恳地接待。
2.正确。必须听清对方到访事由,不可发生误解,并做适当的处理。
3.敏捷。有来访者时,应尽快接待,安排来访者等待时必须告知其等待的时间。
4.礼貌。展现为对方设想周到的礼貌,切勿言辞粗俗、神态傲慢,给人不良印象。
5.亲切。以细心体贴的态度为对方服务。
6.公平。切勿以来访者的头衔、服装而作有差别的接待,应该按照来访者先来后到的顺序予以接待,并一视同仁、礼貌地加以招待。
(二)接待的基本礼节
1.仪容仪表。必须着司装(干净)、化淡妆,避免佩戴过分华丽的饰物,留短、薄式发型,以免妨碍工作。
2.礼貌用语。如:“您好,欢迎来到洁丽雅公司”、“您这边请”、“请慢走”、“请问您找谁”、“请稍等”、“再见”等。
(三)接待的基本程序
1.问候与引导。主动上前与客人打招呼并引导其至会客室,安排客人入座并倒水。
2.询问与传达。问清楚来访者需要面见何人,之前是否有预约,告诉其等待的时间,迅速将来访信息传达到各部门或汇报给约见领导。
3.送别与登记。会谈结束之后,欢送客人离开,之后做好来访登记。
(四)注意事项
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办公室文员到底要做什么?
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&&&&& 可以这样说，办公室文员的工作是很琐碎、很繁杂、很劳累的工作，具体要干些什么，据我们单位的安排，办公室文员要做的工作是： 1. 上传下达，接听、转接电话；并把电话的内容向有关领导或部门传达，接待来信、来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责领导办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文的上报、上级来文的收发、转送、保管、存档工作。 6. 负责传真件的收发、转送工作。 7. 负责办公用品的采购、分发工作，做好物品出入库的登记。 8. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 9、撰写和打印处理上报的材料。 10、随时接受领导交办的其他临时工作。
文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别，但有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。
办公室文员职责
销售文员职责
文员的职业要求
　　在不同的公司，文员一职所做的工作都有所不同。通常情况下，文员是做些文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及处理办公室日常事务（接待客人、清洁卫生、购买办公用品等）之类的工作。总之都比较繁琐的事。另外，有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。
文员在办公一般要求会基本的电脑操作（公司不同会有具体的要求：就是指对电脑的操作内容和熟练程度有所不同，当然少数公司可能也不需要电脑的），一些大的公司对语言也有所要求的（普通话，英语之类的），另外就是当事人本身所具备的一些综合素质（工作态度、思想品德、工作能力等）。
　　主要分：行政文员、人事文员、文案文员、档案文员。
　　行政文员主要负责办公室日常事务。
　　人事文员主要负责人事考勤、人员招聘、薪酬计算、社保办理及后勤的管理。
　　文案文员主要负现起草文件合同等文件。
　　档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。
办公室文员职责
　　主要负责会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发，具体是：
　　1. 接听、转接电话；接待来访人员。
　　2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
　　4. 做好会议纪要。
　　5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。
　　6. 负责传真件的收发工作。
　　7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。
　　8. 做好公司宣传专栏的组稿。
　　9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
　　10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
　　11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
　　12. 管理好员工人事档案材料，建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。
　　13. 社会保险的投保、申领。
　　14. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。
　　15. 管理办公各种财产，合理使用并提高财产的使用效率，提倡节俭。
　　16. 接受其他临时工作。
销售文员职责
　　(1) 行政隶属
　　上级主管：企划部经理
　　工作对象：各办事处（区域）相关业务人员
　　(2) 主要职责
　　A. 在企划部经理的领导下，负责公司促销活动方案的设计、策划、实施与业务管理。
　　B. 负责编制公司年度促销活动预算，提交年度促销方案，制定与协调各区域促销活动推进时间与方案选择。
　　C. 负责各区域促销活动的工作指导与审批管理，协助各区域市场开展促销活动。
　　D. 负责制定公司公共关系计划与实施方案，策划与组织实施公关活动。
　　E. 负责促销活动的方案管理与文档备案，评估活动效果，提交季度促销活动分析报告。
　　F. 完成企划部经理交办的其他任务。
文员的职业要求
　　1. 首先要有一个很好文字功底，因为你要靠这个吃饭，无论是写&实心&的东西还是写&空心&的东西，另外还有能领会领导的
意图（可能有的时候，他不一定能很好的表达出来他要说的意思，但是你要能设身处地的替他想到，写出来，这个比较难）。
　　2. 工作效率要高，记忆力要超强，因为你要处理很多琐碎的事情和突发事件，有的时候会有一些很小、时间周期很长的事情需要你去做，如果你把这件事忘得一干二净，到领导、单位需要答案、结果的时候，你会知道后果的。
　　3.如果是领导的跟班秘书，你还要照顾好领导的饮食起居，替他想到、照顾到，做好这一点是很重要的，对你也有很好的帮助的。
　　4. 文员的工作是比较繁杂的，有的小公司文员根本就是杂工，平时扫扫地，擦擦桌子，而且有人来的时候要倒倒水，最重要的是文员要会思与想，知道什么事情该做，什么不该做。
　　5. 对于文员的计算机水平一般只要达到会操作&office&办公软件就可以了
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办公室人员应该如何做好接待工作
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3秒自动关闭窗口办公室文员接待礼仪
办公室文员接待礼仪
【www.ruiwen.com - 礼仪常识】
　　作为一名办公室文员，是需要懂得一些礼仪的，这是我为大家带来的办公室文员接待礼仪，希望大家喜欢。　　办公室文员接待礼仪　　一、仪态仪表礼仪　　1、着装　　团队活动要求队员统一着装，显示良好的团队精神。　　2、站姿　　抬头，颈挺直，下颌微收，双肩放松，两腿并拢立直，脚尖分开呈“V”字状。身体重量平均分布在两条腿上。双手交搭贴于腹部，挺胸、收腹。给人以挺拔向上、庄重大方、精力充沛的印象。　　3、行姿　　行走时步履应自然、轻盈、敏捷、稳健。上身正直，眼平视，挺胸收腹立腰，重心前倾，双肩平稳，不宜左顾右盼，左右摇晃。集体行动时，不得喧笑打闹。　　4、坐姿　　入坐时要轻稳，走到座位前，转身后退，轻稳坐下。女子裙装入座时，应将裙向前收拢一下再坐下。腰背挺直，两臂自然弯曲放在膝上，双腿并拢。起立时，右脚向后收半步而后站立。　　5、蹲姿　　1、女士下蹲不要翘臀，上身直，略低头，双腿靠紧，曲膝下蹲，起身时应保持原样，特别穿短裙下蹲时更不要翘臀。　　2、对男士没有像对女士那样严格的要求，但也应注意动作的优雅。　　二、见面礼仪　　1、握手　　通常年长(尊)者先伸手后，另一方及时呼应。来访时、主人先伸手以表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼对方的手为限度。初次见面时，时间一般控制在3秒钟内。　　2、介绍　　介绍时应把身份、地位较为低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。介绍时陈述的时间宜短不宜长，内容宜简不宜繁。同时避免给任何一方厚此薄彼的感觉。　　3、致意　　表示问候之意。通常在各种场合用举手、点头、欠身、脱帽等方式向相识的人打招呼。　　三、谈话礼仪　　人际交往中应随时注意使用礼貌用语，是谈话中的基本要求。　　1、问候　　根据彼此的关系问候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相识可说“您好，见到您很高兴”。　　2、道歉　　做了不应该做的事，应及时道歉“对不起，实在抱歉”、“真过意不去”、“真是失礼了”。或者是不经意打扰别人应说：“对不起，打扰了”、“对不起，打断一下”等。　　3、应答　　“您不必客气”、“没关系，这是我应该做的”、“照顾不周，请多指正”。　　4、慰问　　“您辛苦了”、“让您受累了”、“给你们添麻烦了　　四、迎送接待礼仪　　1、接站　　对远道而来的客人，要做好接站工作，掌握客人到达的时间，保证提前迎候，接站时，准备迎客牌，并在客人到达时高举，以便客人辨认。　　2、会面　　客人到达，应主动迎接，热情打招呼。如果是长者或身体不太好的应上前挽扶，客人手中提有重物应主动接过来。　　3、入室　　陪客者应走在客人的左边，或走在主陪人员和客人的身后，到达会客室门口，应打开门，让客人先进，并把客人介绍给在场的有关人员。　　4、送客　　按照接待时的规格对等送别。离开时，应与客人热情话别。　　五、表情仪态　　表情是人的思想感情和内在情绪的外露。脸部则是人体中最能传情达意的部位，可以表现出喜、怒、哀、乐、忧、思等各种复杂的思想感情。应该运用好表情来传达信息。　　1、待人热情诚恳，不献媚讨好，不挤眉弄眼，不卑不亢。　　2、兴高采烈而不欣喜若狂，不大呼小叫、手舞足蹈。　　3、表示厌恶时也不要伤别人的面子，避免脸色难看。　　4、遇到烦恼、气愤之事，不忙于动怒悲伤，应控制情绪，让自己平静下来。　　5、冷若冰霜的表情相当于拒人千里之外，应通过发自内心的关心和热情来促成双方的沟通与合作。　　6、善于运用微笑，微笑能使人的关系融洽，矛盾缓解。　　六、手势仪态　　手是体态语中最重要的传播媒介。如：招手、挥手、摆手、握手等都表示不同的意义。人在紧张、兴奋、焦急时，手都会有意无意的表现着。作为仪态的重要组成部分，手势应该正确地使用。　　1、谈话时，手势不宜过多，动作不宜过大，更不能手舞足蹈。传达信息时，手应保持静态，给人稳重之感。　　2、拍拍打打、推推搡搡，抚摸对方或勾肩搭背，依偎在别人的身体上等形为，会让别人反感，也是不符合礼仪的行为。　　3、不能用食指指点别人，更不要用姆指指自己。说到自己时，可以把手掌放在胸口上;说到别人时，一般应用掌心向上，手指并拢伸展开进行表示。　　七、递接物品　　1、尽量用双手递接物品，以表示对对方的尊重。　　2、递尖锐或有危险的物品，尽量把尖部、危险部位朝向自己，把安全的一面递给他人　　八、办公室拜访礼节　　1、先预约，然后以准确的时间拜访。　　2、出访前修饰自身的仪表仪容。　　3、无论门是开的还是关的，都应轻声敲门，经允许方可进入。　　4、问候及：进门后应该说“您好”、“各位好”或者点头致意，进行自我介绍并向接待人递名片，请求与安排会见者见面。　　5、初次见面要自我介绍，并主动提及会面事宜，说明来意。　　6、谢座后，应有必要的寒喧，然后切入正题。　　7、谈话内容简单明了，时间不易过长，以免影响他人工作。　　8、恰到好处地告辞。　　九、用餐礼仪　　1、用餐前，服务员送上的热湿毛巾作为擦嘴角、双手用的，用它擦脸、脖子等都是失礼的。　　2、用餐时，用餐巾纸擦餐具，是对主人不尊重的表现。　　3、喝汤时，中餐放下筷子，西餐放下刀叉，用汤匙喝，不要把碗端起来喝。　　4、餐中不能边说边用筷子指指点点或乱翻菜肴。　　5、用餐或喝汤时应闭嘴咀嚼。不要发出咀嚼、喝汤的声音。　　6、吃到骨、刺时，不要直接外吐，应用餐巾或手掩口，取出放在骨碟里。　　7、剔牙应以手遮口，用牙签剔齿缝，不能把方便筷弄断剔牙。　　8、餐桌上放着盛玫瑰花或柠檬片的小杯水，是用手取食物前，蘸洗手指用的，切忌当作饮料喝掉。　　9、如果不会喝酒的客人，当主人或服务员为其斟酒时，应用手指轻敲酒杯边缘以示谢绝，不能将酒杯倒置。　　10、强行劝酒或把喝在嘴里的酒再吐出来，都是失态无礼的表现。　　十、电话礼仪　　电话已成了人们生活、交往不可缺少的组成部分。人们在利用现代通讯工具时，应注意以下几点内容：　　1、无论打电话还是接电话都应使用礼貌用语。　　2、选择适当时间通话。无紧急情况，应在白天8点以后(假日9点以后)，夜间22点以前通话，免得打扰他人休息。　　3、通话内容应事先想好，尽量简单扼要。吐字清晰，音量适中，重点内容应重复，必要时应记录下来。　　4、如果打错电话应向对方道歉，如果接到错误的电话应向对方耐心解释。　　5、接听他人电话时，无论是找人或转告事宜的，都应及时、认真去做。　　6、不要用办公室电话办私事、唠私嗑，长时间占用电话。　　7、打移动电话要注意周围环境和场合，声音不要太大，避免防碍他人。　　8、请爱护磁卡电话，按操作规程打接电话，放置话筒。　　9、不要随意借用别人的手机打电话或打长途电话。　　10、阅览室、剧场、音乐厅、会议室、法庭、课堂等场合不宜用手机通话，以免干扰别人。　　十一、寻呼礼仪　　寻呼能使人快捷地得到信息，沟通联络，加深感情。同时也呼唤着“寻呼”的文明与秩序。注意使用寻呼机的礼仪要求，才能更好地享受“寻呼”给我们带来的方便。　　1、与寻呼小姐通话时，要使用文明礼貌用语，语言简明扼要，吐字清晰。　　2、收到呼叫时，如果条件允许应尽快回话，如身边有人正在谈话时应说：“对不起，我打个电话，很快就回来。”　　3、在特定场所应关闭寻呼机，待离去时再开机。　　4、不要利用寻呼机传呼一些不健康的内容或开玩笑。　　5、不要利用不法行为盗取别人寻呼密码加以锁定。　　十二 、办公行为礼仪　　办公室是机关、企业、事业单位文化的“窗口”，办公室工作人员的一举一动都代表着所在单位的整体形象。所以办公室的工作人员必须下一番功夫规范自己的行为。　　1、爱祖国、爱人民、全心全意地为人民服务，努力干好本职工作，忠诚党的事业。　　2、提高政治修养，多看党报党刊，正确地理解和掌握党的方针政策，严格遵守，带头执行，维护国家和集体的利益。　　3、增强职业道德和法制观念。不利用职权之便谋私利、搞特权，不搞非法活动和交易，应该做到“心底无私天地宽”。　　4、摆正领导与被领导的关系，不“越位”、不“越权”。讲究工作方式、方法和艺术;能够正确地对待批评和表扬，并能合理地提出可行性建议或意见。　　5、尊重长者，爱护青年，不以职务待人，应该一视同仁，上不恭下不贬，不搞小团体，不互相拆台搬弄是非。　　6、团结协作，注意整体形象。互相理解、宽容、谦恭、随和、真诚、友好，互相勉励，公平竞争。　　7、工作态度严谨，工作作风扎实，讲究工作质量和效率。非工作关系不要溜、走、串、闲聊、乱侃;杜绝工作中在办公室打牌、打麻将、酗酒。　　8、讲究礼貌和礼节。办公楼内做到三轻：走路轻、说话轻、敲门开门轻;互相养成问好、道别的习惯;接人待客，热情礼貌要适度，应恰到好处地运用示意、起身、欠身、让座、倒水等规范动作。　　9、提高个人综合素质，遇事勇于承担责任，不纠缠个人利益和私人恩怨。把精力主要用于工作上，刻苦钻研业务、锐意创新进取，不断开拓工作新局面。　　10、保守国家机密，严格要求并规范自己。
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