总学时：48 总学分：3 案例讨论学时：4 讲授学时：48 开课学期：春□ 秋■
主要适用专业及学位层次：公共管理硕士
必备基础知识及先修课程：
（一）本课程学习需要具备的相关悝论和知识
政治理论、国家、政体、主权、公民、政治制度、政治理念、国家机构、社会公共权力、政治行为、政治文化、政治环境等
憲法、基本法律制度、法的基本理论、法理原则、行政法理、行政法律关系、行政组织法、行政许可法、行政程序法等。
决策理论、组织悝论、管理行为、运筹学、管理思想史等
4.公共管理与公共政策
公共管理原理、公共伦理、公共绩效管理、公共管理方法，行政管理（行政体制、行政职能、行政组织、行政行为、行政机关、行政决策、行政手段、行政合同、行政环境、行政效能）、国家公务员制度、机关管理非营利组织管理，公共政策原理、公共政策过程、公共政策分析、公共政策评估、公共政策发展、公共政策工具使用等
（二）本課程学习者需要先修的课程
本课程需要先修如下核心课程：《公共管理》《公共政策分析》《政治学》《公共经济学》《宪法与行政法》《社会研究方法》。
（三）本课程学习可以自行修习的相关课程和知识
培养对象可以根据既有条件和自身发展需要自行修习以下课程或鍺相关知识：信息检索方法、信息加工处理、信息分析方法、写作基础、语言文字学、统计学、统计分析软件应用、数据挖掘与数据分析、计算机网络应用、办公应用软件使用、档案管理等。
[1]21世纪公共管理系列教材《公文材料写作与处理》赵国俊编著中国人民大学出版社2011姩4月出版，ISBN：8
[2]曹润芳.文件写作与处理. 北京：中国经济出版社1998
[1]周锁洪等. 公文材料处理. 北京：高等教育出版社，1996
[2]赵国俊.文件工作的科学管理.丠京：中国经济出版社1993
[3]曹润芳.机关文件管理.北京：中国人民大学出版社，1989
[4]松世勤.文书学基础（修订本）. 北京：中国人民大学出版社1996
[5]张峩德等.清代文书.北京：中国人民大学出版社，1996[7]东书兰.世界公文材料概况.北京：档案出版社1988
[6]〖苏〗B·B·特卡琴科.赵艳华等编译.文件标准化概论北京：档案出版社，1988
[7]刘雨樵.公文材料语言.北京：档案出版社1986
[8]赵国俊.公文材料处理基础.北京：城市出版社，2002
[9]编写组.中央企业公文材料處理实用手册.北京：石油出版社2006
[10]冯惠玲.中国电子文件管理：问题与对策.北京：中国人民大学出版社，2009
[11]赵国俊.公文材料写作教程.北京：城市出版社2010
[1]中华人民共和国立法法.2000年3月15日第九届全国人民代表大会第三次会议通过； 2000 年3月15日中华人民共和国主席令第三十一号公布，2000年3月15ㄖ发布自 2000年7月1
日起施行[2]中华人民共和国档案法.1987年9月5日第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过；根据1996年7月5日第八届全国囚民代表大会常务委员会第二十次会议《关于修改〈中华人民共和国档案法〉的决定》修正
[3]国务院.行政法规制定程序条例.北京：国务院，2001
[4]國务院.规章制定程序条例.北京：国务院2001
[5]中共中央办公厅 国务院办公厅.党政机关公文材料处理工作条例.北京：中共中央办公厅、国务院办公厅，2012
[6]中央军委.中国人民解放军机关公文材料处理条例.北京：中央军委2005
[7]全国人大常委会办公厅.人大机关公文材料处理办法.北京：全国人夶常委会办公厅，2000
[8]GB/T9704—2012. 党政机关公文材料格式.北京：国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2012
[9]GB/T 15834－2011.标点符号用法. 北京：国家质量監督检验检疫总局、国家标准化管理委员会，2012
[10]GB/T 15835－2011.出版物上数字用法. 北京： 国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2011
公文材料寫作课程的基本教学目的和结果是：
第一，通过为培养对象提供思维操作技术训练的方式提高培养对象的创造性思维能力，促进社会主義核心价值观的确立养成密切结合实际、实事求是精神品质，提升思想道德水平
第二，通过真切的实际专业训练检测培养对象的专業理论知识基础，促进其理论修养的提升全面培养其结合客观实际情况，有效发现问题、分析问题、表达问题、解决问题的能力
第三，通过与公文材料及其产生有效性的一整套专业知识的传授学习使培养对象了解公文材料的特点及产生功能效用的规律性，为有效驾驭公文材料这一重要的管理工具确立知识基础
第四，通过写作实践锻炼促进培养对象将成体系的知识转化为一般能力和专业能力特别是┅般能力中的观察力、记忆力、注意力、理解力、分析力、想象力、自我认知能力和逻辑思维能力，以及专业能力中的组织协调能力、综匼分析能力、口头与书面表达能力、人际交往与合作能力、计划执行能力、自控与应变能力、创新能力等
第五，通过实际操作训练使培养对象基本掌握胜任公共管理工作所必须的技术、技巧和方法。重点包括：政策规划、书面立法、制度制定、信息资料获取、信息资料汾析处理、书面语言运用、常用公文材料撰写审核与处理、案卷管理、时间管理、人际协调、调查研究、计算机应用、网络使用等
二、課程内容及学时分配：
（一）公文材料写作课程内容概述
公文材料写作是一门以公文材料及其形成过程为研究对象的学科，主要的研究任務探究公文材料形成并产生功能效用的规律确保相关社会事务处理的有效性。特定研究对象与任务决定了这门课程有着丰富的内容，咜们主要包括：对有关基概念、基本原理的阐释如公文材料的涵义、性质、种类、文体、结构、格式、稿本以及公文材料效用及实现效鼡的机理原则等；对公文材料写作一般规律性的揭示，如公写作要则、公文材料写作的程序过程、公文材料的语言运用等；对常用公文材料具体撰拟方的研究等本课程用
7个单元，分别讨论研究上述内容
（二）公文材料写作课程各单元内容及学时
第一单元 公文材料概述（建议3课时）
使培养对象确立与公文材料相关的若干基本概念，明确内涵与外延为正确认公文材料及其产生效用的规律奠定基础。
（1）了解文件的概念了解公文材料的特点，能正确界定公文材料与非公文材料
（2）了解公文材料分类的基本情况，明确各类公文材料的基本特点
（3）了解公文材料的功能及其表现形式，明确认识公文材料的有效作用领域
（4）了解公文材料的效用等级与效用范围，掌握公文材料生效的主要条件
（5）了解公文材料处理的性质与地位。
文件是人类社会活动中为处理事务的需要而直接形成并使用的具有规范体式和法定效用的信息记录。
公文材料是国家机构及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的攵件公文材料的特点是：由法定作者制发；具有法定的现行执行效用；具有规范的文体、结构、格式；需要履行法定的程序。
通用公文材料、专用公文材料、对外公开的公文材料、限国内公开的公文材料、内部使用的公文材料 、秘密公文材料、机密公文材料、绝密公文材料、上行文、下行文、平行文、规范性公文材料、领导指导性公文材料、公布性公文材料、陈述呈请性公文材料、商洽性公文材料、证明性公文材料、平件、急件、特急件、收文、发文
（3）公文材料的功能与效用
公文材料的功能在于，能够逾越时空的限制有效地传递公務活动所需的信息。公文材料可用于传达贯彻方针政策和有关指令；沟通上下级机关；发布法规和规章；沟通机关之间的横向联系；教育幹部和群众；印证有关事实
公文材料的效用就是指公文材料的实际效力和功用。公文材料有两个方面的效用第一是现行执行效用，也僦是公文材料对受文者以及其他机构、组织和个人有关行为的强制影响；第二是历史效用是指公文材料在记录和印证历史事实方面的权威性作用和影响。公文材料的效用范围、效用等级
（4）公文材料处理工作的基本内容
1）创制公文材料，即由从事公务活动的机关和其他社会组织（以下统称为机关）对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理，创造出适用的信息然后将其记录下来撰拟成文稿，经唍善并确认其正式效用之后再经印制等工作环节最终形成正式公文材料。
2）传递公文材料即将创制完毕的公文材料，根据一定的规则鉯多种通信方式递送给收受机关
3）办理公文材料，即根据法定的职责权利收受来自各有关方面的文件，经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作环节对文件进行阅读、加工，从中提取有用信息了解有关事物的面貌，解决公文材料所针对的工作问题（包括以创制新公文材料的方式）
4）处置办毕公文材料，即根据一定的标准分别对已办理完毕的不同公文材料的归宿作出安排：立卷归档、清退、销毁、暂存5）管理公文材料，即为使上述四项任务能有效完成而对公文材料所实施的科学、系统的保管料理措施：公文材料的收发、传送、登记、清理分类、用印、签注，建立检索体系提供查阅；对公文材料运转过程的组织与监控，以及对公文材料机密与安全的维护等
（5）公文材料处理工作的性质
公文材料处理的基本性质是机要性、分布性、技术性。
机要性是指公文材料处理涉及事关国家、民族和团体根本利害得失的机密、要务从而须注重保密与安全的特点和要求；
分布性是指公文材料处理由各级各类工作人员共同参与、分散承担任務的特点；
技术性是指公文材料处理已经形成一整套行之有效的经验和应用性的知识、程序、方法和技巧，有关管理技术、信息技术得到普遍应用因而需要遵循特定技术规律的特点和要求。
（6）公文材料处理工作的地位
将公文材料处理活动分别放在机关和社会文化事业的夶环境中去考察得出的结论是：在党政机关内部，公文材料处理是机关实现管理职能的必要条件；在社会文化事业中公文材料处理是國家档案事业的基础。
公文材料特点；公文材料分类；公文材料功能；公文材料效用
准确界定公文材料与非公文材料，根据实际情况确萣公文材料效用等级把握公文材料生效的基本约束条件。
6.建议思考题或者讨论题
（1）公文材料的特点是什么怎样正确界定公文材料与非公文材料？
（2）怎样才能充分发挥公文材料的功能效用
（3）公文材料处理的基本性质是什么，它们对做好公文材料处理工作提出了哪些要求
第二单元 公文材料文种 （建议6课时）
使培养对象熟悉我国党政机关公文材料文种的设置，理解公文材料文种的功用学会正确选鼡公文材料文种。
（1）了解公文材料文种的功用理解正确标注文种的必要性。
（2）掌握我国行政系统通用公文材料文种的适用范围能結合实际需要正确选用。
为了使各种公文材料都能有稳定的性质、特定的用途并使更多的人都能对这些性质和用途有准确的了解以便利於正确有效地形成和办理公文材料，客观上需要人们对常用的每一种公文材料都赋予一个能概括表明其性质、用途的统一规范的称谓这種称谓就是文种。正确选择并在公文材料上标明文种将会给公文材料的形成和办理带来便利，并有助于维护公文材料的严肃性和有效性
我国党政系统通用公文材料文种体系中有：条例、规定、办法、决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请礻、批复、议案、函、纪要等，它们性质不同各有特定的适用范围。
条例：对于党的领导机关而言条例可作为党内规章的名称；对于國家权力机关而言，可作为国家法律、地方性法规、自治地方有关法规文件的名称；对于国家行政机关而言条例可作为国务院制定的行政法规的名称。
规定：可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及机关内部规章制度的名称用于对某一方面的工作作部分的规萣。
办法：可作为国家法律、地方性法规、行政法规和规章以及机关内部规章制度的名称用于对某一项工作作具体的规定，如确立具体嘚活动规则提出处理问题的精细准则与程序规范，确定执行有关法律、法规、规章的方法措施补充完善其他法律、法规、规章等。
决議：适用于会议讨论通过的重大决策事项决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适當的决定事项。
命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员
公报：适用于公布重要决定或者重大事项。
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项
通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法
通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文材料
通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情況回复上级机关的询问。
请示：适用于向上级机关请求指示、批准
批复：适用于答复下级机关请示事项。
议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项
函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项
选择公文材料文种的依据主要有三个方面：一是看作者与主要受文者系；二是看作者的法定权限；三是看行文目的、行文要求和表现公文材料主公文材料文种选择的基本要求：不生造文种，避免错用誤用文种
常用公文材料文种的适用范围；公文材料文种选择要点。
6.建议思考题或者讨论题
（2）怎样才能正确选择公文材料文种
7.教学环節及时数安排
1讲授 2课时，习题（给反映情境的素材选择公文材料文种；判断命题正误并说明理由）。
第三单元 公文材料体式与稿本（建議8课时）
使培养对象熟悉公文材料文体、结构、格式和稿本的特点充分了解和理解公文材料产生效用的形式要件。
（1）了解公文材料文體、结构方面的特点熟悉公文材料的组成，明确公文材料各组成部分的功用及具体构成
（2）了解公文材料格式、稿本的特点，掌握公攵材料格式方面的规范性要求能正确标注编排公文材料各组成部分，熟悉公文材料各种文稿文本的特点能正确理解并标注公文材料稿夲标记。
公文材料的使用目的决定了其文体特点公文材料是一种以白话文为原则的，兼用叙述、说明、议论三种基本表达方式的特殊应鼡文体
首先，公文材料是应用文的一种应用文区别于其他文体的特殊属性主要有：直接性、全面真实性、结构格式的规范性。应用文彡方面的基本属性均为公文材料所有因此，公文材料是应用文的一种
其次，公文材料又是一种独具一定特色的特殊应用文这种特殊性主要表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种表达方式。
公文材料结构指公文材料的组织构造也就是公文材料的构成，它具有规范性和相对确定性公文材料基本组成部分为一切公文材料所必备，其他组成部分则具有选择性
《党政机关公文材料处理工作条例》第九条规定：“公文材料一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送機关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。”
公文材料的基夲组成部分包括：标题、正文、作者、日期、印章（或签署） 公文材料各组成部分各有特定的功用，各自的构成也具有规范性
公文材料格式是指组成公文材料的各部分文字符号在载体上排列的规定。公文材料格式具有较强的规范性公文材料格式主要是对载体的规格尺団、载体区域划分、公文材料各组成部分的排列次序与编排式样、文字符号的形体及尺寸等予以规范。在公文材料撰写和印制过程中各個组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求。根据《党政机关公文材料处理工作条例》和《党政机关公文材料格式》（GB/T9704—2012）国家标准的规定目前我国通用公文材料的格式一般为：
用纸规格：采用国际标准 A4 型（长 297mm、宽
2l0mm）；特殊形式的公文材料用纸幅面尺寸，根据实际需要确定公文材料纸分为可用以书写、印刷文字、图形等符号的图文区，与不允许出现任何符号的白边区两个区域上白边（天头）和咗白边（订口）应分别宽于下白边（地脚）和右白边（翻口）。所有文字符号从上至下自左而右依次横写横排（少数民族可按其习惯书寫、排版）。正文的行长应与图文区宽度相等（即通栏排） 左侧装订。
在公文材料撰写和印制过程中各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求，以保证公文材料结构完整正确、公文材料格式的规范有效
《党政机关公文材料格式》将公文材料的各个要素划分為版头、主体、版记三部分。
公文材料首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文材料首页红色分隔线（不含）以下、公文材料末页首条汾隔线（不含）以上的部分称为主体；公文材料末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记
公文材料稿本是公文材料文稿、攵本的统称。在公文材料形成过程中有多种文稿、文本产生，它们在内容、外观形式特别是在效用方面有很大不同。 草稿、定稿、正夲、试行本、暂行本、副本、修订本、不同文字稿本
公文材料文体；公文材料结构；公文材料格式；公文材料稿本。
公文材料各组成部汾的构成及功用准确界定不同文稿文本的外形特征与效用特点。
6.建议思考题或者讨论题
（1）公文材料是一种什么文体为什么？
（2）公攵材料由哪些部分组成各自有何作用？
（3）公文材料格式的特点是什么为什么会有这样的特点？
（4）公文材料的各种文稿、文本间有哬区别和联系
7.教学环节及时数安排
讲授和例文分析、病文诊断 3 课时，课堂讨论 1课时习题（给素材，做说明、议论、叙述三种表达方式嘚练习；给反映情境的素材拟写公文材料标题；修改公文材料标题；判断命题正误并说明理由）。
第四单元 常用公文材料撰拟要点（一）（建议8课时）
使培养对象掌握规范性公文材料、领导指导性公文材料、公布性公文材料的撰写方法
（1）了解规范性公文材料、领导指導性公文材料、公布性公文材料的特点及其对写作活动的影响。
（2）了解规范性公文材料、领导指导性公文材料、公布性公文材料写作的特殊规律性掌握撰写的方法，能结合实际撰写合格的公文材料
规范性公文材料是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。条例、规定、办法就是其中具有代表性的部分与其他类型的公务文件相比它们具有如下特征：
公文材料内容是作者单方面意志的表示，其规范作用的成立与实现不以对方是否同意为前提条件具有极强的强制约束力；公文材料所针对的问题是反复多次适用的、涉及多数人而非尐数人的一般的普遍性问题；公文材料生效程序更为严格和规范，特别是在审批手续和正式公布程序方面非常严格；在效用方面一般均实荇“不溯既往”和“后法推翻前法”的原则；语言运用讲究高度准确、概括、简洁、通俗、规范
总体结构：条例、规定、办法等规范性公文材料一般均包括：文件标题、发布或通过或批准的日期、章题（必要时还有节题）、正文。 正文的结构：条例、规定、办法等规范性公文材料的正文一般均有这样几部分内容：制定目的、制定依据、适用范围、有关定义、主管部门、具体规范、奖惩办法、施行日期、施荇程序与方式、有关说明等
在写作实践中，上述内容多以条文形式表达每条还可下分为款、项、目等层次。总则、分则、罚则、附则
撰写条例、规定、办法等规范性公文材料时，应遵循一些特殊的规律特别应注意：维护文件的高度一致性、严密性、条理性、简明性、稳定性、连续性，尊重条例、规定、办法各自的特殊撰写要点
1）领导指导性文件的特点
领导指导性公文材料的一般特点是：公文材料內容对规定受文者的行为具有强制约束力，有关下级机关及有关个人必须认真遵行；公文材料所针对的问题带有一定的随机性涉及特定嘚问题、特定的人，一般不具有普遍性；有效期一般不长时过境迁公文材料即失去执行效用；与规范性公文材料相比生效程序相对简约，除决定、决议等之外只要发文机关的法定代表对公文材料的效用予以确认（如签发），即为有效；在效用方面一般“溯及既往”，即公文材料的效力所及不仅针对成文之后发生的有关事物和问题而且包括成文之前发生的问题，受文者应根据作者要求纠正有关偏向采取措施弥补不足。
领导指导性文件的一种用于对重要事项和重大行动作出安排。决定在实践中具有比较广泛的具体用途正文的组成吔存在很大的差异，常见的组成形式有这样儿种：
第一种最简洁通常只有一个自然段，几句话主要包括的内容是：谁，于何处根据戓为了什么，确定采取什么行动或措施确定召开会议、人事任免、设立机构、参加或脱离组织的决定，以及一部分履行法定审定批准程序的决定常采用这种形式
第二种比第一种稍复杂一些，主要有这样一些内容：目的或根据；对所针对事物或问题性质的分析、评价；有關措施（实施的对象、范围、方法、注意事项等）用于表彰或处分，命名撤销有关议案或其他公文材料，以及赋予、剥夺、免除有关對象的权利义务、能力的决定常采用这种形式
第三种形式则更复杂一些，主要组成部分有：根据、目的、意义或原因；分条列项陈述有關措施的具体内容必要时在各条项上附加小标题，以概括揭示各自的主要内容这部分内容通常要写出：措施的性质、种类以及实施的時间空间和人员范围、步骤、方法、条件、组织领导保障、政治思想保障、与其他措施的关系、有关的政策界限、执行要求等。用于确定實施重要政策的决定常采用这种形式
第四种形式适用于确定并表明原则立场的决定。其特点是除了以简要文字表明自己的立场、观点之外还有较多的议论、推理方面的文字，以讲清道理驳斥错误观点。撰拟决定时应注意的事项
决议适用于经过会议讨论通过的重大决筞事项。在性质上、功用上同决定没有大的差别其特点主要是在生成程序方面，要求必须经过会议讨论通过或批准以体现与会者在形荿重要决策过程中的集体意志和权威性。决定同样可以经过会议讨论通过后作出但不要求必须如此。决议的正文有多种写法其中比较瑺见的主要有：
批准式：这是最为简单的形式，通常只用一个自然段将何会议根据或为了什么（也可不要），于何时批准（或不批准）什么议案或文件作出交代。如对文件正式实施时间另有规定时需指出确切时间。这种正文形式主要用于履行法定批准程序以会议名義审核批准或拒绝批准一些重要议案或文件的决议。确定建立或撤销重要机构或组织的决议有时也采用这种正文。
批准说明式：这种形式的正文是在批准式的基础上再增加一些简明扼要的说明性文字，对批准或拒绝批准的原因以及事项的意义加以解释，有时还加上一些原则性号召或要求这种正文通常为涉及新事物或特别事物的决议，以及批准通过或者撤销、废除文件的决议所采用确定给予或撤销稱号、表彰或处分的决议，以及免除、赋予或剥夺特定对象权利、能力、义务的决议也可采用这种形式的正文。
议论式：这是适用于确萣并表明原则立场的决议的正文形式其特点是除了以简要的文字说明自己的立场、观点之外，还有比较多的议论、推理方面的文字以講清道理，驳斥错误观点说明式：这种正文形式适用于确定重要政策的决议。其构成及写法与决定正文的第三种形式基本相同撰写决議时应注意的事项。
颁发、转发、批转公文材料的通知：颁发（印发）、转发、批转公文材料的通知的主要作用分别是完成有关规范性公攵材料的发布生效程序（颁发）；扩大一部分公文材料的有效范围并使之更加具体化（转发）；使一部分公文材料升格赋予其在更大范围產生效用的条件（批转）这三种通知的正文都比较简短，最简单的形式就是指出谁经谁批准，为何原因根据什么，制定了一个什么公文材料现将公文材料发（转发）给谁，怎样执行（或从何时开始施行）稍复杂一点的就是在上述简单形式的基础上，对被印发、转發的公文材料或其所针对的事物进行评价分析说明意义，指出执行中需注意的事项或者对这些公文材料中的规定、要求等提出补充性意见。
这三种通知的标题式样与其他公文材料稍有不同一般为：（作者）＋颁发或印发或转发或批转十（原文标题）＋的通知。
在撰拟仩述三种通知时应注意的事项
指示性通知：指示性通知用于传达要求下级机关办理和有关单位需要共同执行的事项。这种通知的发送对潒虽不只是下级机关但因其内容为更高层次机关的指示精神，因而仍具指示性指示性通知的正文一般包括：行文的依据（客观情况、仩级要求等）或目的意义；上级指示的精神及其具体化，如政策规定工作任务及安排；执行要求及有关注意事项，如步骤、方法、时间偠求、政策界限、报告执行情况的方式与期限等后两部分内容常需以分条列项的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括（主题句）其后再予阐述发挥使之具体化、明确化。
撰拟指示性通知时应注意的事项
知照性通知：知照性通知用于转达要求各有關方面周知（只需要知晓而不要求直接执行）的事项。这种通知的发送对象更为广泛级别方面的限制也不严格，对下级对平级甚至对┅部分上级均可发送。知照性通知的正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容（性质、状态）为简化正文，有時以附件（如任免名单、公章印模、组织章程等）对事项的内容作细致交代
知照性通知所涉及的事项主要是：成立或撤销机构或组织；啟用或废止公章；变更一些组织或刊物的名称；任免干部；出版发行刊物等。
撰拟知照性通知时应注意的事项
彰性通报：用于表彰好人恏事和介绍先进典型经验，其正文主要有三方面内容：先进事迹（人物、时间、地点、过程、结果）或经验（单位及所处的客观条件、主偠作法、规律性的认识等）；评价分析（性质、意义、经验所在及适用的条件情况经验中的不足及其原因等）；决定事项（给有关单位戓个人何种称号或其他精神的、经济的奖励），以及提出一些学习先进事迹、借鉴吸收典型经验方面的要求或号召等
事故通报：批评性通报的一种，其正文主要包括：事故的概况（时间、地点、过程、结果等）；对事故性质、原因以及后果的分析说明；提出防止类似事故嘚原则性要求、措施及各方面应记取的主要教训有时还包括对事故责任者的处理决定。上述内容可以直接叙述说明也可以转发有关事故报告等公文材料的形式间接转述有关情况（以这些报告等为附件）。
批评错误典型的通报：用以批评坏人坏事以及有关单位或个人的错誤其正文主要有这样一些内容：主要的错误事实（单位、人物、时间、地点、主要过程、结果等）；分析评价（错误性质及原因、严重後果）；对有关当事人的处理意见，以及要求各方面从中记取的教训有时还提出请检查上报有无类似问题、汇总有关反映等方面的要求。
情况通报：用以报道、传达重要情况和有关精神其正文有两种组成方式，其中一种只对有关事实作客观叙述；另一种除此外还对情况加以分析说明有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。
批复用于答复下级机关的请示事项批复是一种被动的指示，是針对下级的请示而形成的其正文主要有三方面内容：指明针对的来文（时间、发文字号、标题等），简要交代形成答复意见的过程；应對方请求回答是否同意或批准对方要求或应对方请求提出解决工作问题的指导性意见，如不能批准时需说明理由，只部分同意或批准時除说明理由外还要提出具体修正、补充的意见，应对方请求发表指导性意见时具体写法可参照指示或指示性通知；常以“此复”“特此批复”等结束，有时也以提出请对方复文的要求作结如请对方汇报有关情况，答复有关疑问等
撰拟批复时应注意的事项。
公布性公文材料的一般特点是：公文材料一经形成即直接公之于众无保密要求；受文者不仅包括各种机关团体等社会组织，而且包括个人甚至主要是个人；所涉及事项性质重要且具有普遍意义或重复发生的特点；除少部分公文材料为重要消息只需国内或国内国外各方面广泛知晓外大部分公文材料对有关方面的行为具有强制约束力，要求严格遵守施行；有关规范多为政策且是反复适用的所涉及的是多数人和普遍性事务而非特定具体的人或事，有效适用期限虽不如规范性公文材料长但比一般的领导指导性公文材料要长远；公文材料公布形式多樣，可直接张贴、广播可在报刊上发表。
公布性文件的一种用于向国内外宣布重要事项。在我国政府机关凡重要
人物逝世；党和国镓重要领导人出访；召开重要会议；颁行重要法律；形成重要决议或决定；出现重要人事变动；出现一些为世界瞩目的重要事件；形成关涉国内外有关方面的重要政策或决策并需要直接向国内外宣布时，都可使用公告
公告的正文大都比较简短，通常只说明：何时何地，為了什么或根据什么已经或将要发生或形成什么即可。只有少数文件涉及细节（如注意事项详尽的政策规定等）。 公告常以“现予公告”作结文末成文日期之后应标注“于××（地名）”。
撰写公告时应注意的事项。
公报适用于公布重要决定或者重大事项公报与公告在用途基本相同，不同点仅在于公报的内容周详细致而公告则相对简要概括。
公报的正文要比公告复杂些通常由这样几部分组成：┅是导语，即以简短的文字概要揭示消息的主要内容；二是事件、事项的具体内容如会议的主要议程、主要决议或发言人的主要观点，反映客观事物性质、状态的各种统计数字等；三是号召或要求等
目前，比较常见的公报是会议公报、统计数字公报等会议公报与会议紀要的写法有相似之处。
这里所指的公报是通用公文材料的一个文种与由国家有关机关公开出版的、用以刊登国家法律、法令和重要决議、命令、指示等文件的刊物“××公报”不是同一事物。
公布性文件的一种用于在一定范围内公布需由有关人员遵守或周知的事项。
公咘需有关人员周知的事项的通告主要是使受文者了解重要情况、重要消息，因此文中不提出直接的执行要求，这种通告的正文一般包括：行文的根据或目的、有关消息、情况的具体内容（对象、过程、结果、原因、主张、有关政策的内容及实施的时间、范围等）结语，常用结尾词“特此通告”等表达
公布需有关人员遵守的事项的通告，主要是向受文者交代需要其遵照执行的政策、措施及其他有关的荇为规范这些事项不仅需广泛知晓同时还以强制力令其遵行。应遵事项通告的正文主要包括：行文根据或目的；应遵事项的具体内容（┅般为条文式）；对遵行有关事项的基本要求和对违反者的处置办法以及公文材料正式实施的时间。有时也以“特此通告”等结尾词作結
撰拟通告时应注意的事项。
规范性公文材料；决定、通知、通报、批复；通告
理解规范性公文材料、领导指导性公文材料和公布性公文材料的特点，能结合实际正确撰写具体公文材料
（1）规范性、领导指导性、公布性文件有何共同点和区别？
（2）写好规范性、领导指导性、公布性公文材料需要注意什么
7.教学环节及时数安排
讲授4课时，习题讲评 2课时课堂例文讨论 1课时，病文分析 1课时；习题（修改公文材料文稿；指出公文材料文稿中的错漏并简述理由；给素材撰拟公文材料文稿）
第五单元 常用公文材料撰拟要点（二）（建议8课时）
使培养对象掌握陈述呈请性公文材料、会议公文材料、意见和函的撰写方法，表格文件的设计与填制方法
（1）了解陈述呈请性公文材料、会议公文材料、意见和函的特点及其对写作活动的影响。
（2）了解规范性公文材料、领导指导性公文材料、公布性公文材料写作的特殊规律性掌握撰写的方法，能结合实际撰写合格的公文材料（3）了解表格文件的设计与填制方法，能结合实际正确设计和填制表格文件
1）陈述呈请性文件的特点
陈述呈请性公文材料的一般特点是：公文材料的强制执行效用仅表现为对受文者阅处公文材料的行为有强制性影响，但不能强制对方执行公文材料的内容；行文需满足诸多条件限制；语言平和
陈述呈请性文件的一种，用于向上级机关请求指示戓批准其正文一般由这样几部分组成：行文的依据、原因；待解决的问题及初步方案，不只一个方案时的倾向性意见及理由；行文要求即请上级复文的要求，常用“当否请示。”“当否请批复。”“请审核批复”“妥否，请鉴核批示”等惯用的结尾词语表达。
撰拟请示时应注意的事项
陈述呈请性文件的一种，用于在日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报工作反映情况，答复询问提出建议。其正文主要包括：行文的根据（应要求还是有了情况主动汇报）或概要点明公文材料所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和問题（时间、地点、人物、背景、经过、结果等）并对其性质进行概要分析；建议（要求谁何时，做什么怎样做，方法、措施、期限、考核指标等）如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因表明努力方向；结语，有建议的报告提出批转建议：“以上意见如无不当，请批转（单位）执行”请上级指出问题的报告则为：“如有不当，请指正（示）”其他报告则以“特此报告”“此报告”等结尾词强调行文目的。
撰拟工作报告时应注意的事项
调查报告用于向上级机关反映调查研究的结果。其特点是针对性強；讲求新意；重对“研究”结果的反映等调查报告由标题、正文、作者、日期组成。 正文由导语、主体、结尾三部分构成导语的具體形式有概述式、主旨直述式、结论式、设问式等几种。主体的结构形式有纵式、横式、交错式三种
写好调查报告应注意的事项。
总结報告用于在某项工作、某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析汇报下一步工作计划安排。
总结报告的正文主要包括：工作情况即做了什么，采用了哪些方法措施效果怎样，有哪些成绩存在哪些问题和不足；主要的经验体会，即对取得成绩的原因进行分析获得对工作规律性的认识；检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。
在撰拟总结报告时应注意的事项
（2）会议文件1）会议文件的特点
会议文件专门形成或使用于各类会议；信息传递交流过程中存在一个将文字形态的信息变换成声音形态信息的过程；同一文种的内容性质也会因会议性质、内容或作者身份的不同而有很大差异；同一文件的上下文部分的内容性质有时也将发生较明显的改变；……。
在会議进行中完成的对会议组织状况和会议内容的原始记录经履行必要的程序手续（整理、发言人或有关领导审阅签字、记录者签字等）后，会议记录可用于查证事实或指导工作
会议记录有两个组成部分，一是会议的组织状况（会名、会址、时间、出席情况、主持人、记录囚等）；二是会议内容（议题、发言情况、决议决定的内容、表决结果等）
根据内容详略程度的不同，会议记录可分为两种：摘要性记錄与详细性记录摘要性记录，只录发言要点和议题、结论、决定决议、表决结果等常用于一般性会议。详细性记录是有言必录不仅記下原意还需要记下原话，只有在重要会议上才采用作会议记录是一项耳、眼、脑、手同时并用的艰苦劳动，要求记录者有较深厚的基夲功做到：快、准、全、清。
会议纪要用于记载和传达会议的情况与议定事项
议决性会议纪要的正文主要要包括：导语，概述会议基夲情况如目的、会名、会址、会期、与会者、主持人、主要发言人、报告人、主要议程、会议总体效果等（例行性会议可省略其中的某些内容）；议决的事项，即与会各方共同确认的在完成一个共同目标过程中各方承担和享受的责任、义务、权利、利益或就某个问题形荿的一致认识等；提出号召、要求，或提出执行议定事项的措施或要求
消息性会议纪要的正文主要包括：导语；就会议议题与会各方发表的认识、意见；提出号召、希望、展望，或提出一个新问题有时则以向有关方面致谢，或对下次会议作出原则性安排作结
撰拟会议紀要时应注意的事项。
（3）议案、意见、函、合同
议案是各级人民政府或法定的其他机构、组织人员依法向各级人民代表大会或其常务委員会提请审议事项的公文材料在实践中提请审议的事项均需具备重要性质，主要包括：提请审议制定或修改有关法律、法规或规章；提請审议设立或撤并机构或组织；提请审议重要的人事任免；提请审议有关方针政策；提请审议变动行政区划；提请审议批准签订国际条约等
议案的特点是：第一，法定性议案的提出和受理机关、内容范围、受理程序、提出和处理时限等在法律上均有严格规定，必须遵照執行；第二单一性。议案的内容具有单一性必须遵循“一事一案”的原则，不得将两件或两件以上的事项写进同一议案；第三认定性。议案须经受理机关认定后方能成立否则就不成为议案。
议案正文通常括包括提出议案的缘由（即立案理由）、议案事项和审议要求彡部分
撰写议案需要注意的事项。
2）意见 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法
“意见”可以用作上行文、下行文和平行文。作為上行文应按请示性公文材料的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项主办部门应当主动与有关部门协商，取嘚一致意见后方可行文；如有分歧主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得
一致时主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”做出处理或给予答复作为下行文，文中对贯彻執行有明确要求的下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行作为平行文，提出的意见供对方参考
意见的正文一般甴意见的正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。
开头概括性说明提出意见的缘由，目的、政策法律依据或者客观事实依据通常以“现提出如下意见”一句转入主体部分。
主体包括两部分内容，一是对相关情况和问题进行分析作出判断，提出自己的明确认识；二昰提出解决相关问题的意见建议这两部分内容，可以分开写形成判断性认识后，写解决问题的办法；也可以融合在一起写将情况问題划分为几个具体问题，一个个具体问题逐一分析逐一形成判断、提出解决问题的办法。意见基本上都以分条列项的方式表达特别是解决问题的办法特别需要准确划分条项，分类集中陈述相关意见以便于对方理解和执行。内容较多篇幅较长的意见可以用序号或小标題形式对条项进行归类，以使公文材料结构更清晰
结尾，提出对意见的执行要求或者建议
下行的意见可以在这里明确提出怎样执行自巳的各种意见和要求，还可以提出在贯彻执行中遇到的困难和问题及时上报或结合本单位实际情况制定具体实施方案的要求
平行的意见通常在这里明确自己意见的建议性质，或者提出与受文各方合作解决相关问题的具体建议
上行的意见通常在这里提出请求上级机关批示轉发的要求，如“以上意见如无不妥请批转各地（单位）执行。”有的则要明确自己的意见“供参考”或者请上级机关“批评指正”。需要注意的是当上级机关将上行的意见批示转发给自己的下级机关执行时，往往将作为附件的意见中的这部分文字略去
下行意见、岼行意见、上行意见不同的的撰写要求。
函是商洽性文件的一种用于平行或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题向有关主管部门请求批准。函有多种
发函的正文主要包括：行文的目的和原因，即为什么要提出协商讨论有关问题或提出请求批准的事项；需偠询问、商议或批准的具体问题和事项向对方介绍自己、介绍自己的意愿和方案，陈述有关理由、依据和背景材料；提出希望或要求洳“请复文”“请予批准”“望予合作”等。有时以“此致”“特此函告”等结尾词作结向对方请求批准的发函的正文与请示的组成情況相近。
复函的正文主要包括：指明所针对的来函（标题、文号、时间等）；答复询问表明态度、立场和解决问题的办法，提出疑问陳述有关理由、情况；提出希望要求，致谢有时以“特此函复”等结尾词作结，答复对方请求批准事项的复函其正文组成与批复相近。
撰拟函时应注意的事项
4）合同（协议）合同是一种证明性文件，是由当事双方（或两方以上）为共同达到一定目的明确相互责任、權利、利益关系而签订的书面契约。
合同主要由这样几个部分构成：标题、编号、当事各方的名称（包括简称）、正文、作者签署、用印、鉴证机关用印、签约日期、附件、其他（电话、银行帐号、联系人等）
正文主要包括如下几方面内容：订约目的；标的（各方所共同偠求实现的结果）；各方的权利、利益、义务、责任；违约方面应负的责任及对其的制裁措施；文件有效执行期限；履约的地点及方式；攵件份数与保管方法；对有关附件的说明（名称、效力）；仲裁机关；不同文本的效力等。
撰写合同文件时应注意遵循特有的要求。
（4）表格文件的设计与填制
表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件它以线框表明字词的具体含义和组配关系，可以更加简奣、直观、具体地表达信息
根据不同的标准，可对表格文件进行多种划分
2）表格文件的结构格式表格文件一般由标题（表名）、正表、说明组成。
表格设计的内容包括：明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式；选择用纸确定幅面规格；确定文件的图文区与白邊区尺寸；确定文件数据构成；确定数据项目的名称；确定各项数据的位置与相互次序；确定各栏目的尺寸；选定字体字号，选定线条的型制；作出有关数据的定义或说明形成填报说明书、术语表、计算公式等。表格设计规则是：实用、标准、通用、简便
填写表格文件時应注意：按规定的项目和内容填写，不得随意增减项目；用语要高度精确保证语意单一明确；字迹须工整、清晰。
请示、工作报告、調查报告、总结报告；意见；函；会议纪要；表格文件
理解陈述呈请性公文材料、会议公文材料，以及议案、意见、函、合同、表格文件的特点能结合实际正确撰写具体公文材料，正确设计和填制表格公文材料
（1）撰写陈述呈请性公文材料、会议公文材料的一般规律昰什么？
（2）怎样才能有效表现出函与合同的特点
（3）议案和意见的特殊性表现在哪些方面，怎样写好用好意见
（4）表格文件主要的適用范围是什么，怎样正确设计和填制表格
7.教学环节及时数安排
讲授4课时，习题讲评 2课时例文讨论 1课时，病文分析 1 课时；习题（修改公文材料文稿；指出公文材料文稿中的错漏并简述理由；给素材撰拟公文材料文稿）
第六单元 公文材料处理（建议3课时）
使培养对象熟悉公文材料处理程序过程，掌握公文材料处理的基本方法
（1）熟悉收文处理的一般过程，了解各工作环节的内容掌握拟办、批办、承辦、注办、公文材料摘编的方法与要求，会编制文摘、提要、综述
（2）熟悉发文处理程序的一般过程，了解发文处理各工作环节的内容掌握会商、核稿、签发、校对、用印、对外发出的方法与要求，会核稿
（3）了解办毕公文材料处置活动的基本内容，掌握清退、销毁、立卷归档的范围及有关规范性要求
（1）公文材料处理基本原则
公文材料处理基本原则是对客观规律的正确反映，是衡量公文材料处理活动优劣的质量标准 公文材料处理基本原则是：法制、实事求是、全面质量、时效、集中统一、党政分工、简化。
（2）收文处理程序与方法
1）收文处理的一般过程
收文处理是指对来自本机关外部的公文材料所实施的处置与管理活动
收文处理的一般程序为：签收、外收文登记、启封、内收文登记、分办、摘编，拟办、承办、注办组织传阅、催办、查办，处置办毕公文材料上述具体的工作活动，依其性質的不同可分为收文办理与收文管理两大类活动
2）收文办理活动方法要点
拟办：拟办实际上是一项辅助决策活动，目的在于为决策活动提供可供选择的方案
做好拟办工作应注意的事项。
批办：批办是一项由法定责任者履行法定的事务处置权的决策性活动它规定了对具體公文材料的处置方法、程序、具体承办责任、承办原则与要求等，对公文材料效用的实现具有决定性影响我国各级行政机关的公文材料批办工作实行合理分工、分层负责的制度。
批办公文材料时应注意的事项承办：由于公文材料只有经过承办才能产生切实的效用，因此它是公文材料办理中的中心环节。
承办公文材料的方式有多种
承办公文材料是公务机关各级工作人员的重要职责，承办工作的依据 承办公文材料时应注意的事项。
注办：注办的主要作用是备忘待查为日后查考了解某一公文材料的承办过程、承办方式、承办结果提供依据。同时这顶活动还有利于建立井然有序的承办工作秩序，避免重复和混乱注办由承办人随手完成。
3）收文管理活动的方法要点
公文材料签收：签收是指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续之后分别从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或者通过自备的通信设备收取公文材料
公文材料登记：公文材料登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种。
启封：公文材料在启葑时必须注意遵循特定的规则
分办：分办的实质是为公文材料确定运转方向，它是一项事关公文材料能否准确、迅速、有效地得到实质性办理的决定性的工作
分办的主要依据。公文材料摘编：摘编指对重要公文材料在投入办理之前所做的加工包括编写文摘或提要，编寫综述汇集有关数据资料等。摘编的目的主要在于为公文材料的办理提供便利节省办理时间，使公文材料能更加快捷、有效地得到办悝
传阅的组织：正确组织公文材料传阅可使公文材料得到及时有效的运转处理，避免延误时机、空费时间和精力从而实现并放大公文材料的效能。 为使组织传阅的活动能取得更好的效果应注意遵循特定规则。
公文材料的催办：催办是指根据承办时限和有关要求对公文材料承办过程所实施的催促和检查活动这项活动有利于加速公文材料的有效运转，防止失控有助于避免公文材料的积压延误，对公文材料效用的迅速有效地实现具有推动作用
催办有两种形式，一种是内催办一种是外催办。
公文材料的查办：公文材料查办是指核查重偠公文材料的执行情况督促并协助承办单位全面、具体地落实公文材料精神，解决有关问题的活动
查办工作的常用方式与催办方式基夲相同，并往往结合并用几种具体方式
（3）发文处理程序与方法
1）发文处理的一般过程
发文处理是指机关内部为制发公文材料所进行的創制、处置与管理活动。
发文处理的一般程序为：拟稿、会签、核稿、签发注发、缮印、用印或签署，分装、发出处置办毕公文材料。这一程序具有很强的确定性与不可逆性
2）发文办理活动的方法要点
文稿撰拟：撰拟公文材料文稿的过程或行为。
会商：会商的作用主偠是维护公文材料的合法性、有效性维护政令的统一一致。
会商由发文机关主动组织就有关问题协商完毕后，应请这些机关或部门的囿关责任者签注会商意见
核稿：从一定意义上说，核稿是拟稿工作的延续而另一方面它又是终审定稿工作的一个组成部分。这项工作對控制公文材料数量与质量有着重要意义同时，还可以节省各级领导者用于审阅批改公文材料的时间和精力审核具有全面性，无论公攵材料内容还是形式或程序都在核查之列
签发：签发是对文稿的又一次全面核查，更是对公文材料质量与正式效用的最终确认签发人茬批注之前，必须对文稿做全面审核及时纠正或弥补文稿中的错漏，确认无误后再行批注正式发出意见并签注姓名和日期文稿经签发荿为定稿后，其他人不经签发人同意均不得再做任何修改，否则将负行政或法律责任
签署：签署是指签发公文材料的领导人亲笔在正式发出和使用的公文材料正本落款处签注姓名的活动。
3）发文管理活动的方法要点
注发：注发需要根据领导意图（主要是签发意见）以及囿关规定和有效表达公文材料内容的需要进行
缮印的方式与程序：缮印即缮写、印刷的简称。缮写就是誉录抄写；印刷就是应用专门的茚刷技术批量“复制”文字、图形或图像它们均为制作书面公文材料的主要方式。校对的内容与方法：校对就是以定稿和格式设计要求為基准对校样（反映印版全貌的纸样）或缮写誉录完毕的文件进行全面核对检查，以发现并纠正各种错漏确保文件质量。
校对方法：對校法、折校法、读校法
公文材料用印：用印就是在文件上加盖印章，以表明印章所代表的国家机构或其他社会组织对文件承担法律责任表明其对公文材料法律效力的认可。
用印时应注意遵循规定的原则
公文材料分装的步骤与方法：分装是指按照规定具体拣配和封装公文材料的活动，其具体步骤一般包括：清点、拣配、登记、装封、捆包（袋）、转交外收发签收
公文材料的对外发出：发出公文材料僦是将已封装完毕的公文材料以多种方式传递给受文者。这项活动主要是机关外收发（通信部门）的职责
公文材料除需直接专门投送给規定的收文机关之外，大多数情况下是通过间接传递通道转投这些通道主要包括：普通邮寄、机要通信、机要交通、公文材料交换、电信等。
在收文处理和发文处理过程中都存在处置办理完毕的公文材料的活动这些活动决定并实现了各类办毕公文材料（办毕的收文，本機关对外发文的文稿和存本等）的归宿：去、留、存、亡对充分发挥包括现行效用和历史效用在内的公文材料的全部功能效用具有十分偅要的影响。这些处置活动主要包括：清退、销毁、暂存、立卷归档
1）清退：清退的范围。清退公文材料可按规定和要求成批定期进行也可不定期甚至阅后随即清退。
2）销毁：销毁的范围销毁公文材料的主要方式是：焚毁、重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁（磁盘、磁皷、磁带等）。
3）暂存：暂存公文材料应由文书部门或人员妥为保管
暂存文件管理的基本方法。
4）立卷归档：凡是反映本机关工作活动嘚、具有查考利用价值的业已办理完毕的公文材料材料均在立卷范围之列
案卷的质量要求是：遵循公文材料材料的形成规律和特点，保歭公文材料之间的有机联系区别不同价值，便于保管和利用
立卷的基本的方法就是认真把握公文材料的特征，对公文材料进行科学有效的分类、组合、编目
公文材料立卷归档的程序过程是：编制立卷类目、平时归卷、年终调整、拟写案卷题名、排列卷内公文材料次序並编号、填写卷内公文材料目录与备考表、填写封皮、装订、案卷排列与编目、归档。
收文处理程序与方法发文处理程序与方法。
了解囷理解完整的公文材料处理程序结合实际正确处理公文材料。
（1）公文材料处理的基本原则是什么为什么要遵行这些原则？
（2）收文處理的基本程序是怎样的怎样才能做好拟办、批办、承办工作？
（3）公文材料摘编的基本内容与方法有哪些
（4）做好传阅工作应注意什么？
（5）催办、查办的作用与基本方法是什么
（6）发文处理的基本程序是怎样的，怎样才能做好会商、核稿和签发工
（7）公文材料校對和用印应注意什么
（8）公文材料对外传递的主要通道有哪些？
（9）处置办毕公文材料的活动有哪些清退和销毁公文材料应注意什么？
7.教学环节及时数安排
讲授 1课时模拟实验 2课时。
第七单元 专题讲座（建议8课时穿插安排在第四第五单元中）
1.本单元的意义和作用
使培養对象掌握公文材料写作的基本原理、基本要求和通用的方法技巧。
（1）了解公文材料写作的基本要求了解行文规则的基本内容，了解攵稿书写规范的内容并能结合实际运用。
（2）了解公文材料写作的程序掌握公文材料写作的一般方法。
（3）了解公文材料语言运用的┅般规律能正确运用语言，使公文材料制发者的意图能够简明顺畅地表之于外达及他人。
（4）了解并能结合实际遵从公文材料管理制喥
第一专题 公文材料写作基本要求
公文材料是一种特殊的文章，写作过程中除了要遵行一般的写作通则之外还需要遵循一些特殊的规律，公文材料写作基本要求就是对这些规律的反映
第一，合“法”即要求公文材料的内容与形式以及公文材料形成的程序过程务必合乎国家法律、法令、方针政策，合乎上级指示和规定与本机关其他现行有效文件保持一致。《党政机关公文材料处理工作条例》第十九條第（一）项明确规定公文材料起草应当符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图并同现行有关公文材料楿衔接。这就把公文材料写作的“合法”问题提到了头等重要的位置依法理事，依法处理公务是现代管理的特点也是正确处理公务的愙观需求。要使公文材料真正具备“法定”的执行效用使其受到“法”的有力保障，公文材料自身首先必须“合法”因为法律从来不單方面保护什么，自身违法违制的公文材料不但无效相反还会受到“法”的制裁。
第二求实。即要求公文材料的内容能从实际情况出發有切实的客观针对性，有利于解决实际问题；要忠实地反映情况和问题不作任何夸大、缩小和虚构；各种判断要合乎实际，杜绝主觀臆想、臆断；各种解决问题的方法措施应切实可行具有可操作性。《党政机关公文材料处理工作条例》第十九条第（二）项明确规定公文材料起草应当一切从实际出发，分析问题实事求是所提政策措施和办法切实可行。
第三合体。合体包括文体正确、语言运用嘚体两个方面。文体正确就是要使表达合乎公文材料这种特定式样的文章的特殊要求，如直接表意，不渲染、不用曲笔；只表达与待解决实际事务和问题有直接应用价值的事与理；不虚构不夸张追求从本质到细节的全面真实；使用通用性强的符号系统表意；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式；慎用修辞格；不简单排斥有较强规律性的程式化表达手法和式样等。语言运用得体就是要求公文材料Φ的语言必须合乎作者在特定社会关系中的地位，合乎公文材料所处的社会语言环境的需要
第四，简明即要求尽量用最简洁的文字，順畅而有条理地明确表达充实丰富的内容做到言简意赅。简明是简要与明确两个方面的统一二者缺一不可。繁琐冗长必须避免简而鈈明同样也要不得。在实际写作过程中真正做到简与明兼备并非易事。除了有赖于撰稿人思想作风、工作作风端正不出于种种不正当目的和考虑，故意或潜意识地讲套话、假活、废话、多余的重复话、“鬼话”之外还需要撰稿人能对公文材料所涉及的事物有较深刻的認识.当然，更需要其掌握公文材料知识有较强的语言表达能力，掌握熟练地驾驭语言简明表意的技巧“简”而“明”的公文材料会给莋者、受文者双双带来便利，提高双方的工作效率使公文材料
能在有效的时间限度内，充分地发挥有利的作用在社会生活节奏越来越赽的现代社会，这一点尤其显得重要第五，严谨即要求公文材料的结构必须严密有序，用语务必周密确切不生歧义没有漏洞。使公攵材料的正文结构严密有序就是要掌握谋篇布局的方法与艺术，保证思路清晰严密、理序顺畅、条理分明、数据完整、层次清晰只有洳此，才能使受文者完整清晰地了解公文材料内容公文材料对人们的影响是针对行为的，影响本身是完全直接的因此，公文材料内容給受文者带来的认识必须是精确的不管任何人读后所获得的都应当是一致的，这就需要公文材料本身一定要“滴水不漏”保证含意的唯一、确定。在写作过程中用词不当、语序不妥、语法错误、滥用辞格、限定修饰对象不明、逻辑混乱，甚至标点符号不正确都会引起歧义。因此必须保持高度警惕，避免其出现
第六，准确即要求从对公文材料制发意图与依据的反映到每项具体内容的表达，从文種的选择到概念的使用以至于每个符号的书写印刷均必须准确无误，不允许有任何欠缺、失当或失真公文材料对人们行为影响的直接性、强制性，以及它特殊的“物”（客观事物）──“意”（有关领导对事物的认识）──“意”（撰稿人的认识）──“言”（运用语訁表达认识形诸文字）的形成过程所带来的一系列特点，使准确无误成为公文材料质量标准中的重要指标这一方面是由于公文材料的形成过程易出现“不确”；更主要的则在于这种“不确”一旦形成，将很难改变在强制力的放大之下，点滴微小的错漏都会筑成巨大的錯误
第七，规范即要求公文材料格式、语言表达、符号使用均应符合有关规定，符合语法规则与逻辑规则不允许“标新立异”。规范是公文材料的一大特点也是公文材料的生命。要使公文材料能在最大程度、最大范围内实现有效沟通不讲规范性，不坚持规范性是鈈可能的只有规范才可以扫清沟通中障碍，才可以使公文材料的写作、阅读、传递、处理更快捷、更有效
第八。完整即要求公文材料结构完整，不遗漏任何必备的内容以保证公文材料能完整有效地消除受文者对特定问题认识上的不确定性，减少沟通次数提高沟通效率。制发公文材料的目的是要对有关方面的行为产生预计的影响但如果公文材料中所表达的意思不完整，不能给对方以完整的认识那么，对对方行为的影响也将是残缺的甚至是无效的。
第九清晰。即要求各种文稿文本上的字迹要清楚字体要标准、工整，避免因芓迹不清、模糊混乱而造成错漏公文材料是需要通过人们的阅读来最终实现其效用的，因此无论以何种方式制作，必须保证清晰可辨可准确阅知。公文材料对人们行为的强制性影响使任何微小的误读、错读都可能产生极其有害的后果。为此撰写公文材料时，必须具有高度的责任感保证准确规范，不放过哪怕是十分微小的错漏
第十，耐久即要求公文材料的制成材料（书面公文材料主要包括纸張和字迹材料）应持久耐用，以保证公文材料的有效物质存在使其既能充分发挥现行的执行效用，又能在转化为档案后作为历史记录發挥更长远的历史效用。公文材料用纸一般使用纸张定量为 60 g/m2～80 g/m2 的胶版印刷纸或复印纸纸张白度 80％～90%，横向耐折度≥15 次不透明度≥85%，pH 值為
7.5～9.5公文材料的历史效用能否得到完全的实现，首先取决于它能否有长久有效的物质存在因此，在形成公文材料的过程中就应当注意使公文材料制成材料具备耐久性
第二专题 行文规则
行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟公文材料的指导依据严格按照荇文规则行文，对于党政机关、社会团体、企事业单位维护正确的领导和管理体制避免行文混乱，加速公文材料的运转和处理提高机關工作质量和效率，具有十分重要的作用
行文规则的主要内容包括：行文应当确有必要，注重效用；根据机关间的工作关系准确行文；嚴格按照职权范围行文；选择适宜的行文方式一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关；明确发文权限，不越权行文；坚持“党政文件分开”；联合行文时作者应为“同级”；行文前需就有关问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续
遵从行文规则需要准确紦握行文方式。我国党政机关的行文方式主要有：逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文四种逐级行文是指机关之间依组织结构的層次逐级上报或者逐级下达文件的方式。这是最常用的行文方式多级行文指机关之间依组织结构的层次，同时将公文材料上报或者下达箌若干层级机关的行文方式多级行文需要具备一定条件。越级行文指越过直接上下级机关直接向更高或者更低级别层次的机关行文频繁越级行文不利于维护组织体系的有效性，降低管理效能因此必须具备规定的条件方可采用。直接行文指不受级别层次的约束直接送达楿关机关不相隶属的机关之间可以直接行文。
第三专题 文稿书写规范
文稿书写规范主要涉及：文稿用纸要求；图文区的规定；稿纸的使鼡；书写格式要求；字体与各种计量单位的使用；标点符号使用；外文字母书写；公文材料中的数字表示；序号表示；标注格式设计、排蝂、印刷注意事项的要求；文稿的修改；页码的标注；注释的处理；公式的处理；文中的表格的编排
第四专题 公文材料写作的一般步骤
公文材料写作由写作前的准备、文稿撰拟、文稿完善等三个阶段组成。
（1）公文材料写作前的准备
1）明确行文目的和要求
行文目的与要求是确定公文材料主旨、收集材料以及选择文种的重要依据，因此在公文材料写作之前，必须首先予以明确
公文材料的主题是指公文材料所要表达的主要问题和作者的主张。由于任何公文材料的行文目的从根本上说都是为反映一定问题依据一定主张解决一定问题的，能否实现行文目的有赖于对主题鲜明、正确的表现因此，主题就成为公文材料的中心处于支配地位。内容的安排、材料的选取、语言嘚遣用都必须服从主旨表现的需要
公文材料不仅要有主题，而且要求主旨必须做到正确、集中、深刻、鲜明、新颖
文种是公文材料中嘚一个不可缺少的组成部分，它可以概括表明公文材料的性质和用途同时也决定着公文材料的内容、结构、语言运用。因此在撰写公攵材料之前，必须正确地选定文种
所谓材料，就是指撰稿人根据行文目的需要从各个方面中搜集、摄取的一系列事实现象或理论依据。材料在公文材料写作中占有重要地位材料是确立主题的基础；同时又是在公文材料中表现主题的支柱，一部分主要旨在反映客观实际凊况的公文材料它的绝大部分以至于全部内容都是由经过系统整理的材料构成的。
材料对于公文材料写作来说是不可缺少的因此，在寫作前必须充分收集整理
需要注意的问题包括：掌握材料的来源，确保材料丰沛；要对材料进行辨别筛选选取其中可供使用的部分要詓伪存真、去粗取精。
5）确定具体表达方式
即根据公文材料的性质、受文对象的实际状况、表现主题的需要确定：在公文材料中应主要采用哪种表达方式；以何种语气和神态去表达；在词语选择和语句的组织中主要注意什么；可采用的修辞手法有哪些；有哪些写作技法可鉯加以利用等。
1）安排好结构一是确定总体的构成；二是确定正文的具体构成，解决好各组成部分的编排次序安排各层次、段落间的銜接与转换，处理好开头和结尾
2）拟出写作提纲。根据公文材料篇幅长短、结构繁简、内容多寡的不同提纲可粗可细。粗的可以只描述总体轮廓拟出公文材料标题确定总的组成部分构成并排列次序；细的则还应将如下一些部分也包括其中，如：怎样划分段落；怎样过渡；怎样照应；怎样开头和结尾；在哪里使用哪些具体材料；哪些地方需详尽些哪些地方应概略些；行文目的和行文要求以及公文材料主旨应在哪里点明或再次强调等。如果文中还需要有小标题应将其同时拟制完成。
3）正式撰拟文稿提纲完成之后，就可以按其所规定嘚内容和次序草创文稿。文稿须在统一规格式样的发文稿纸上形成首先应将发文稿纸首页上的有关内容填注清楚（如标题、主办单位、拟稿人姓名、主送机关、抄送机关、保密等级、紧急程度等），然后落笔拟写正文。
主要由文稿的修改、审核、签发定稿 3个具体步骤構成
公文材料文稿的修改，就是在对文稿作全面核查的基础上纠正和弥补错误，并进一步充实内容调整结构，对语言文字作深入的錘炼加工提高表达效果。公文材料文稿的修改往往是一种集体行为。不仅仅撰稿人要参加而且与之有关的部门负责人、机关领导以忣其他工作人员，甚至下属单位的有关人员都要参与其间而且公文材料越重要，涉及面越宽参加修改的人员成分越具多样性，人数也樾多集体修改的具体形式，一种是由大家依次分别提出书面修改意见；一种是集体讨论共同对文稿作全面核查，找出错漏加以修订彌补。在对重要公文材料的修改实践中这两种形式往往是交替使用的。
文稿的审核简称核稿是指文稿在送交机关负责人最后核准签发の前，由部门负责人或经验丰富、水平较高的秘书人员对文稿专门进行的全面审核检查工作从一定意义上说，它是修改工作的延续；而從另外的意义上它又是终审定稿活动的一个组成部分。审核具有全面性无论内容还是形式都在核查之列。其中：是否需要行文文种使用、公文材料内容、文字表达、格式式等是否符合国家法律、法规、方针政策等，将成为核查的重点在审核中发现的问题，通常分别采用提出原则性修改意见后退撰稿人或其他有关工作人员具体修改；提出具体修改意见后退撰稿人或其他工作人员具体修改；直接对文稿莋全面系统的具体修改等方式加以修正
签发是指由机关的领导人或被授以专门权限的部门负责人在对经审核后的文稿作出终审核准之后，批注正式定稿和发出意见并签注姓名及日期的活动除一些法规、规章和其他规范性及重要的领导指导性公文材料须在交由有关正式会議通过，再由负责人签署即可生效外其他公文材料的文稿，一经履行签发手续后即为定稿，即有正式公文材料的效用签发实际上是對文稿的又一次全面核查，也是对公文材料质量和正式效用的最终确认在正式批注和签署之前，签发人须对文稿作出全面审核并交由撰稿人和其他工作人员对核查出的错漏做认真的纠正和弥补，确认一切无误后再批注正式发出意见和签注姓名及日期经签发已成定稿后，其他人不经签发人同意均不得对文稿再作任何修改，否则将负行政或法律责任
第五专题 公文材料的语言特点
公文材料语言的主要特點是：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范。
（1）庄重是指语言端庄格调郑重严肃。所以如此主要是由于维护公文材料自身权威性、有效性的需要。因为只有庄重的语言才有助于声明作者的严正立场和严肃态度从而使公文材料对受文者的行为产生必要的强制性的影響。
（2）准确是指在表情达意时语言真实确切，无虚假无错漏褒贬得当，语意明确界限清楚符合实际，真切表达欲表达的内容这┅特点，是由公文材料对人类社会活动所具备的直接应用价值和强制性影响所决定的公文材料对各级各类机关，对各级工作人员的行为囿着直接和强制性的影响如果语言表达不确，哪怕是微小的失实都会带来各种工作行为的失误或失败
（3）朴实是指语言平直自然、是非清楚、明白晓畅、恰如其分、通俗易懂；无浮华夸饰，无渲染无形象描绘，无矫揉造作；忌堆砌华丽词藻忌滥用辞格，讲求于平淡の中见神奇这一特点，与公文材料直接形成并对解决具体事务具有直接应用价值的性质有密切关联淳朴无华的语言更有利于直接而鲜奣地表意，迅速而有效地产生影响
（4）精练是指语言简明扼要，精当不繁去浮辞，忌冗长空泛同时，又不苟简即服从行文目的和表现主题的需要，当详则详当略则略。这一特点是公文材料所特有的欲方便、快捷地强制性影响受文者行为的应用目的所需要和所决萣的。简而明的语言更宜于给充分理解和实现作者意图带来便利省时、省力而又更可靠，更有效
（5）谨是指语言含义确切、文句严谨、细致周密、分寸得当，忌模糊含混、语意多歧这一特点也与公文材料欲有效强制性影响人们行为的应用目的有关。因为含混模糊的語言会造成歧义或歧解，会使公文材料作者影响他人行为的意图部分甚至全面落空
（6）规范是指各级语言单位的构成及组合不仅应符合現代汉语（少数民族地区使用的本民族文字的公文材料则为民族语言）的语法规则和一般的逻辑规则，而且应合乎公务活动所提出的特殊規范性要求这一特点，既决定于公文材料语言是现代汉语言的支脉又决定于公文材料的应用领域与服务对象的特殊性质。遵从一般的語言法则可扩大信息沟通的范围与效果从而保证并扩展了公文材料的效用；合乎特殊规范性要求，则可以使公文材料具有与公务活动特點相适应的表达方法、表达形式和风格从而使公文材料更有利更有效。
公文材料语言的上述特点具体体现在词语、语句诸方面以及表達、修辞、构词组句等语言运用实际活动中。
词语是语言的基本构成单位公文材料就是由这些基本单位组合而成的。因此要写出好公攵材料，需要精准把握其词语特点精准选择词语。
公文材料词语方面的特点主要是：
（1）大部为规范化的书面词语排斥使用一般的口語词、方言词、土俗俚语，禁绝使用生造的词语等；
（2）词语需有确切的含义除非不可避免或特殊需要，一般不使用含义不确的词语；
（3）以双音节词为主单音节词和多音节词比
一般文章的使用频率稍高；
（4）有一部分词形确定、含义精确特定的公文材料专用词语；
（5）介宾词组、联合词组、“的”字词组的使用频率较高；
公文材料写作过程中在选择词语时应注意：认真辨析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际；注意分辨词语的感情色彩以正确表达作者的立场观点；注意词语声音和语调对语义的影响，以提高表达效果；注意詞语间的正确搭配遵循语言法则；注意公文材料具体使用场合对词语风格的要求，维护公文材料的严肃性及强制执行性；注意针对公文材料具体收受对象的特点选词以“有的放矢”便于理解和执行；注意根据公文材料中所涉及的人和事物的特殊性质选词，以获得更加鲜奣直接的表达效果；注意根据上下文的需要选词以维护公文材料的完整有效性；注意根据文种的不同特点选词，以保证语言得体而有力；注意词语的规范性以提高公文材料
沟通的效果，扩展沟通的范围
第七专题 公文材料中特殊事物和概念的表达要求
在对公文材料中所涉及的事物和概念进
