盘点的目的是发现盘点差异原因鉯及处理并消除盘点差异原因以及处理消除盘点差异原因以及处理的办法是与盘点差异原因以及处理类型以及发生盘点差异原因以及处悝的原因紧密相关的。盘点结果与账面库存结果之间的盘点差异原因以及处理主要有三种:一种是数量盘点差异原因以及处理,一种是存放位置盘点差异原因以及处理第三种是存货质量盘点差异原因以及处理。
一、盘盈的处理办法
盘盈的意思是实际库存比账面库存数量哆出现盘盈的情况有很多,其处理办法也不尽相同
这时候要及时追查上一次盘点与本次盘点之间该物品的出库记录,和收货人及时联系找到是哪一笔出库单少发了,并商量解决办法大多数情况下,收货人收到的货物有缺失一般都会及时联系仓库或者货主单位。
(1)如果收货方要求补发则在账面外(WMS之外)做补发货处理,无需做账务登记
(2)如果收货方不要求补发,则可以找到原出库单修改出库單内容(减少出库数量)。实际情况是对于已经出库完成的出库单,很多WMS是不支持修改功能的这种情况才可以做一个退货入库操作。不管昰修改出库数量还是做退货入库都需要通知货主单位,以确保仓库库存和货主单位库存保持一致
多收了货而没有记录入账,导致实物庫存比账面库存多多出的部分我们一般叫账外库存。账外库存有可能是货主企业有记录而仓库忘了记录,也有可能是货主企业自身忘記录不管如何,仓库企业不要因为有了账外库存就沾沾自喜感觉自己高大上能帮客户管理多余的库存,甚至有贪客户货物的想法
(1)如果是货主单位知道多发的情况,可以修改当时入库单增加入库数量。当然如果时间较长,可能当时入库的一部分商品已经被出库戓被移动等无法修改入库单,这时候可以看下一条
(2)补充入库单,并在入库单的备注里详细描述补充入库的原因。
(3)货主单位吔没有记录的情况这时候就是真正的盘盈了。真正盘盈的内容要做盘盈入库,并且通报货主企业
客户退货正常的流程应该是客户先通知货主企业退货,货主企业再通知仓库负责接收但实际操作中往往是相反的,是仓库先收到货而货主企业并不知情,这时候就要及時和货主企业沟通及时做退货登记。
(1)如果是退货记录未登记则及时补登退货记录,并和货主企业通报核对退货信息
(2)如果发現有瑕疵品(退货原因大多是因为出现瑕疵),则要及时做次品标识或者冻结
二、盘亏的处理办法
盘亏,就是通过盘点实际库存与账面库存发现实际库存比账面库存少。产生盘亏的原因是多方面的主要有出库未记账的、破损未记账的、散装货计数误差(小数点误差)造成的、絀库拿错货造成的等。出现盘亏情况如果不做及时的处理,很容易影响正常出库业务货主企业很有可能按照账面库存最大数来发布出庫指令,但这时候实际库存不足会影响发货效率,甚至产生业务纠纷
主要包括正常出库未记账以及退回给供应商未记账等。往往在仓庫业务比较繁忙的时候由于一些特殊的原因(比如私下打白条出库),仓库实际发货了但没在账上体现。造成的结果就是仓库实物库存減少了,但账面库存因为没有记账没有减少由此造成盘亏。
(1)如果是正常出库超发了则要找到原始出库单,修改出库单的出库数量(增加账面上的出库数量)
(2)如果是忘记做出库登记了,则要及时补填出库单据比如私下打白条出库的时候,一定要留下明确的记录洇为紧急情况下,客户打白条可能也未在其账面上体现,而仓库这边也未记录的话则坐实了仓库亏货的事实,根本无法辩驳
(3)如果是退货出库(返还给货主单位)没有做登记,则要及时找到退货依据及时补登退货出库记录,同时要求货主单位做好退货接收的补登手续以保证双方账目上的一致。
主要是日常管理中发现的货品质量问题做了实物处理,但未及时做账务处理导致实际数与账面数不符。
(1)因为变质、损毁等原因造成货品的直接废弃但没有做损毁品的出库账务处理,这时账务上(WMS)要及时做“减库”操作其一是可以做退貨出库,将废弃的货品出货给货主企业(哪怕是丢弃也可以算作是出库给货主企业);其二是而如果损毁责任由仓库企业承担,则出库的收貨单位是仓库企业(相当于是仓库企业按照约定的价格买下了损毁的物品)
(2)因为淋湿、破损等原因导致物品被下架隔离,这时候要及时茬WMS账务上做隔离标记一种做法是直接将破损物品在原货位上冻结;另一种做法是将破损物品移动到次品区,同时在WMS账务上做次品移动记錄
由于小数点误差造成的数量盘点差异原因以及处理,一方面可以通过在合同上约定允许的误差范围;另一方面通过增加虚拟入库(哪怕这个入库数量只有零点零几的内容)来平衡这点误差。
(1)由于拣货人员不熟练不小心(也有可能是拣货指令不清晰、货位设置不清晰、货品外包装容易混淆等原因)把B商品当成A商品出库了。造成的结果是B商品出现盘亏而A商品出现盘盈。
(2)由于发错货造成的换货处理要忣时找到A商品的出库记录,找出是哪一单拿错了货然后做换货处理。换货操作是在账外处理的因为换货操作产生的费用,也应该在账外处理
意思就是说,确实找不到什么原因货物就是少了,这是真正的盘亏结果出现真实的盘亏情况可以有以下几种处理办法:
(1)甴仓库企业赔偿,在市场上购买对应商品来补齐实物库存这种情况是维持账上库存数不变,增加实物库存
(2)由仓库企业赔偿,货主企业允许做一次虚拟出库收货人是仓库企业。这种情况是维持实物库存不变减少账上库存。
(3)获得货主企业的谅解从货主企业的苼产线上获得货品来补齐盘亏的实物数量。实际上在流通环节中出现货物亏空是大概率事件,只要不是特大规模的数量损失只要仓库企业态度诚恳、服务到位,和货主企业处理好关系大多能获得货主企业的谅解。
三、存放位置盘点差异原因以及处理的处理
存放位置盘點差异原因以及处理一般是因为没按照拣货规则来拣货造成的在正规的WMS中,系统都会按照拣货规则(一般是先进先出规则)来指定每个商品嘚拣货位置但实际情况是,搬运工为了图省事直接搬离门口近的货,或者待拣货的物品被压在几层托盘底部不愿挪动,直接取最外層的
(1)如果是偶然的搬错,短期内发现的话可以修改搬运指令,把原来指定的货位调整为实际发生的货位
(2)如果是经过较长时間,连原来指定货位的内容也发生了变动这时候已经没法直接恢复了。只能通过库存调整的办法这里的库存调整不是调整数量,而是調整现有货品的存放位置以及实际的生产日期批次号等内容
四、存货质量盘点差异原因以及处理的处理
一般出现存货质量盘点差异原因鉯及处理都是账面库存是完好的,实际库存是有破损或者过期的基本上是与日常管理失控相关,如没定期巡检仓库导致未及时发现破损貨品或者虽然发现了未及时做账务处理、未按照先进先出做出库拣货导致早期货物长期积压最终过保质期等。
(1)如果是出现破损盘点差异原因以及处理需及时申报破损内容,并做账务处理(次品处理或冻结)同时加强仓库巡检,早发现早汇报早处理
(2)如果是出现过保质期,则要加强先进先出拣货原则的监督落实制定保质期报警策略。
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