档案管理基本知识：第一章 档案管理基本知识
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档案管理基本知识：第一章 档案管理基本知识
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档案管理人员应该具备的素质
2013年7期目录
&&&&&&本期共收录文章20篇
　　摘要：从事档案工作的人员必须具备基础知识、基本技能、政治素养、道德素养、管理能力及分析处理问题的基本能力等。本文对档案管理人员应该具备的素质进行了简要论述。 中国论文网 /4/view-5188432.htm　　关键词：档案管理人员 素质 　　1 档案管理人员的专业素质要求 　　档案工作的性质决定档案管理人员必须具有明确的政治方向，必须坚定社会主义信念，坚持四项基本原则，对党和国家的政策必须充分理解和坚决拥护。档案工作的基础性和服务性，要求档案管理人员能吃苦耐劳，具备默默无闻的奉献精神，兢兢业业做好本职工作；能抵制物质利益的诱惑，保守机密，实事求是，保证档案的原始性特征。严谨的工作作风是档案管理人员必不可少的素质之一。在实际工作中，必须始终保持政治、学术上的严肃负责态度，对每卷档案，从整体到细微，都要尊重科学，尊重客观，做到精益求精，严谨务实，一丝不苟。 　　2 提高档案工作者综合素质的几种因素 　　档案管理人员是储备知识、传播信息、连接应用的桥梁，因此档案管理人员除了要掌握归档的基本知识外，还要了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关学科知识，从而保证机关事业档案管理水平的提高。 　　一方面要做好档案保管过程中的保密工作：①库房档案的管理是档案保密的重点。需要注意的是，档案库房的选择应从保密的角度考虑，应该是库房与办公室分开，库房门窗做专门加固处理，以防失窃。档案库房应指定专人负责管理，无关人员禁止入内。应制定严格的库房管理制度，每年年终对库房配置的设备（温湿度计、灭火器等）、六防（防光、防火、防盗、防尘、防有害生物、防污染）、档案保管情况进行一次全面的检查，发现问题及时解决。②提高绝密档案管理人员的素质。绝密档案是党和国家的核心秘密。绝密档案管理人员知密早、知密多、知密深。保守党和国家的秘密，是绝密档案管理人员肩负的责任。绝密档案管理人员必须用科学的理论武装自己，要有明确的政治方向和坚定的政治立场，以及强烈的责任感和使命感，坚持职业操守，始终保持清醒的头脑。③加强绝密档案的日常管理。完善绝密档案的管理登记制度，必须有销毁档案的审批制度和监督制度、调阅的管理制度。绝密档案的调阅、移出、销毁等应严格按制度办理，任何个人不得擅自调阅。绝密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行解决。 　　另一方面要做好档案利用过程中的保密工作：要想做 　　好档案利用过程中的保密工作，监督工作不可或缺。档案利用过程中的监督工作可以从以下几个方面实施：①制度建设。为进一步加强档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，就要明确档案工作职责和任务，使各有关单位对文件、材料的形成、积累、收集、整理有据可依，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。进一步完善档案法规和标准体系建设，以档案行政执法检查为主要抓手，建立制度化、经常化的档案执法监督检查的工作机制。完善档案行政审批制度改革后的后续监管制度。②队伍建设。档案管理队伍是档案建设的主体之一，也是制约档案管理水平提高的关键因素。一是在传统档案管理中，档案管理人员实际上只起“保管员”的角色，充其量是仅有档案保管知识和业务能力的高级保管员。然而随着市场经济制度的建立和完善，这种状况已经远远不能适应企业工作的要求。特别是加入WTO后，对企业档案工作提出更高的要求。所以档案管理人员，必须具备较高的素质。一是坚定的思想政治素质，要有高度的政治责任心和强烈的事业心，热爱档案事业；二是业务素质，要具备专业的档案知识和熟练的操作技巧；三是文化素质，要有较高的文化知识。档案工作是涉及面广，知识门类繁多，仅有档案专业知识是不够的，还要了解比较全面的系统的相关知识，这样才能更好地胜任档案工作。此外，还要有敏锐的观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。③监督措施。近年来，我国档案法制建设取得了一些可喜的成绩。基本上完善了档案法规体系，在档案工作领域基本上做到了有法可依。但也应看到违法现象仍很严重，言大于法，以权代法的情况时有发生。其原因何在呢？我认为主要原因是缺乏有效的档案执法监督机制。没有档案执法监督的权限、手段和措施等科学的可操作性规定，使档案执法监督不到位，不得力。我们应加强利用监督，从以下三方面做起：一是勤宣传，宣传利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的；二是勤观察，观察每个利用者的动态；三是勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。④切实做好归档工作。凡属于归档范围内的档案，都必须集中到档案部门依法严格保管。任何单位、部门、个人都不得以任何借口拒绝归档。 　　3 结束语 　　随着档案事业规模的日益扩大，档案数量日益增多，档案内容日益丰富，档案载体日益多样。做好档案管理工作，利用计算机管理档案，实现档案管理规范化，是提高工作效率的重要手段。随着计算机在档案应用中日益成熟，对档案工作人员的要求也越来越高，已经不能只局限于古老的收集、整理、归档中，它需要档案工作者不仅要熟练操作计算机，懂得规范准确地使用档案软件，还要具有创新意识，跟上现代化的步伐。因此，档案管理人员要不断学习新技术、新方法、掌握新的技巧，善于用现代科学管理手段来管理档案。 　　参考文献： 　　[1]吴金莉.浅析档案管理信息化[J].价值工程，2012（03）. 　　[2]陈玉玲.浅谈档案管理存在的问题及对策[J].价值工程，2011（09）. 　　[3]李雪梅，王欢.论档案信息化建设过程中存在的问题及对策研究[J].价值工程，2010（18）.
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你可能喜欢导读：事业单位招考(档案管理)基础知识练习题及答案，1、档案室对档案收集主要通过一定的归档制度来完成，2、文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料整理后向档案室或档案人员移交的时间，3、档案工作狭义上是指档案馆（室）对档案信息资源的管理与开发工作，包括档案的收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研和提供利用工作，4、档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术
事业单位招考(档案管理)基础知识练习题及答案
一、填空题
1、档案室对档案收集主要通过一定的归档制度来完成。
2、文书处理部门或业务部门将需要归档的文件材料整理后向档案室或档案人员移交的时间一般在次年上半年。
3、档案工作狭义上是指档案馆（室）对档案信息资源的管理与开发工作，包括档案的收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研和提供利用工作。
4、档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
5、档案具有参考作用和凭证作用。
6、省级及省辖市级档案馆接收立档单位保管满20年的档案。
7、县级档案馆接收立档单位保管满10年的档案。
8、机关撤销或合并，必须将本机关全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并按照规定进行移交处理。
9、档案库房设备主要有三类：温湿度测量、监控、调节装置；库房防火、防盗监控装置；库房空气净化装置。
10、档案代理卡是档案暂时移出库外的替代物，便于库房管理人员掌握档案流动情况和安全检查，有效地防止档案放错位置
11、常用的纸质档案修复技术有：去污、修裱、加固、去酸，字迹恢复。
12、档案保管，是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全措施。
13、纸质档案字迹材料的耐久性与字迹中的色素成份的耐久性、色素成份与纸张结合方式有很大关系。
14、纸质档案的纸张的耐久性与造纸选用的植物纤维原料的质量、纸浆和造纸工艺过程有直接关系。
15、档案库房适宜的温湿度标准为：温度14-24，相对湿度45-60%。
16、影响档案制成材料耐久性的有害气体主要是酸性有害气体和氧化性有害气体。
17、档案提供利用的具体方式主要有档案阅览、档案外借、制发档案证明、制发档案复制本、举办档案展览、提供档案咨询。
18、档案馆（室）在制发档案证明时，要以引述和节录原文为主要编写方法。
19、档案利用工作，是档案馆（室）以收藏的档案为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会服务的一项业务活动。
20、档案馆（室）应及时地为档案用户服务，建立科学的检索体系，档案人员应熟悉档案的内容和成份，用时提供档案，节约用户时间。
21、档案馆（室）应准确地把握用户的利用需求，减少漏检和误检，准确地向用户提供档案材料。
22、档案登记工作就是对档案管理活动中所出现的所有重要的事实、行为、数据，通过表、册等各种形式，随时随地加以记录。其内容又可分为档案状况登记和档案工作状况登记。
23、为随时报告档案的变化情况，档案馆应按要求向档案行政机关报送档案成分和数量变化情况报道表。
24、对档案保管情况的统计，主要依据案卷目录和检查情况目录，对档案遗失、损坏、失泄密等情况进行统计以及档案库房面积、柜架等设备条件的统计。
25、对档案鉴定情况的统计主要依据案卷目录和销毁清册进行，包括保存和销毁两种情况的统计。
26、对档案数量统计主要依据总登记簿和收进登记簿。
27、在一个年度内，会计档案可分为报表、帐簿、凭证和其他四个大类。
28、从事档案副本是由正本中有关类别材料重复件和复制件构成的。
29、基建档案分类往往按不同标准进行，常用的为按工程性质分类和专业分类。
30、基建档案的鉴定有整体圈定和直接鉴定两种。整体圈定是预测的固定资产服役期为依据的。
31、设备档案分类所采用的多是型号分类法。
32、按编制方法分，档案检索工具大致可分为目录、索引、指南三种。
33、档案著录是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
34、档案著录信息来源于被著录档案。
35、在档案著录中，对于没有题名文件应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
36、档案著录时，对于立档单位是责任者的则必须著录。
37、文件的个人责任者是别名、笔名时，著录时均照原文著录，但应将真实姓名附后，并加“（ ）”号。
38、文号索引是提示档案的文号和档号之间对应关系的一种检索工具。
39、档案标引步骤主要主题分析和概念转换两个方面。
二、选择题
1．县级档案馆接收立档单位保管满（B）年的档案。
A．5； B．10； C．15； D．20
2．档案馆接收档案的范围是（A、B、C、D）。
A．征集散存在社会上的重要档案；B．接收现行机关档案；C．接收撤销机关、单位的档案；D．档案馆之间交接档案
3．一个机关并入另一个机关，或几个机关合并为一个新机关，其合并前形成的档案材料应（B、C）。
A．作为新机关档案并入新机关全宗；B．以原全宗为单位由新机关代管；C．以原全宗为单位向档案馆移交；D．直接销毁
4．档案馆接收现行机关档案时应接收（A、B、C、D）。
A．档案；B．组织沿革；C．参考资料；D．检索工具；E．总登记簿
5．省级及省辖市级档案馆接收立档单位保管满（D）年的档案。
A．5；B．10；C．15；D．20
6．一个全宗内的档案应集中在一起存放，全宗内的照片、底片、录音带、录像带、技术图纸、会计报表等档案，也可分别保管，对分别保管的档案，应填写（C）。
A．档案存放位置索引；B．代理卡；C．参见卡；D．代卷卡
7．档案库房适宜的温度标准为（C）。
A．0℃以下；B．0℃-14℃；C．14℃-24℃；D．14℃-28℃
8．档案库房的相对湿度应保持在（C）。
A．15-30％；B．30-45％；C．45-60％；D．60-75％
9．不耐久的字迹材料有（A、C、D）。
A．圆珠笔；B．蓝黑墨水；C．纯蓝墨水；D．红墨水
10．库房高温对档案制成材料耐久性的影响（A、C、D）。
A．有利于档案有害生物的生成与繁殖；B．加速档案纸张中纤维素的水解；C．降低档案纸张强度；D．加速各种有害化学杂质对档案制成材料的破坏作用
11．对档案库房降湿可采用的方法有（A、B、C、D）。
A．使用除湿机；B．使用吸水剂；C．适时通风；D．适时密闭
12．档案馆（室）因提供利用或内部工作需要，如修裱、编检索工具，将档案暂时移出库外时，应填写（B）。
A．档案存放位置索引；B．代理卡；C．参见卡
13．为随时掌握各种档案馆中所保存的档案全宗的基本情况，档案馆应按要求向档案行政机关报送（C）。
A．全宗名册；B．全宗单；C．全宗卡片；D．总登记簿
14．为随时报告档案的变化情况，档案馆应按要求向档案行政机关报送（D）。
A．全宗名册；B．全宗卡片；C．收进登记簿；D．档案成分和数量变化情况报道表
15．档案馆按要求向档案行政机关报告所保存的档案全宗的基本情况与变化情况，应报送（C、F）。
A．全宗名册；B．全宗单；C．全宗卡片；D．总登记簿；E．收进登记簿；F．档案成分和数量变化情况报道表
16．档案馆和保存了较多全宗的档案室详细登记每一全宗情况时应使用（B）。
A．全宗名册；B．全宗单；C．全宗卡片；D．总登记簿
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