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我国企业差旅费用管理存在的问题与对策分析
　　摘要：传统的差旅管理模式存在着非常大的管理漏洞，但是现代化的差旅管理能够为企业提供经济、实用的差旅服务，为企业节约费用和减轻企业行政人员以及财务人员的负担，为企业管理层提供差旅管理报告有利于差旅费用的控制与提升企业的整体管理水平。 中国论文网 /3/view-1590991.htm　　关键词：差旅管理 报销 费用 　　 　　差旅管理是指企业利用信息技术，对差旅活动进行全过程监控，从而达到控制差旅成本的目的。 　　 　　一、当前我国企业差旅费用管理存在的问题 　　 　　由于我国大部分的企业缺乏完善的差旅管理意识，因此在设置差旅费用的管理方面存在复杂的报销流程。这一原因导致出差员工的差旅费用控制溥弱，管理效率不高。 　　 　　(一)企业管理层差旅管理意识不强 　　对于管理层而言，有关企业的商务谈判、采购以及营销等已经耗去了他们大部分的精力，因此，针对于差旅费管理中的有多少人出过差，去过哪些地方，差旅费开支的总额是多少等问题基本采取不过问的态度。这种管理模式无形之中助长了差旅费管理漏洞的产生。与此同时，对于企业行政人员而言，从预订酒店和机票中获得高额回扣，财务人员由于受制于管理层的领导，本着多一事不如少一事的观念，也就缺乏了对差旅费用进行管理的积极性。 　　 　　(二)差旅费管理控制力度缺乏 　　中国的企业通常由行政、财务、人事等部门的人员来专门负责差旅费用的支出，一方面一些出差员工住酒店时，通过虚开住宿费发票或者购买假发票进行报销的方式赚取“外快”；另一方面由于公司所有职员有权选择自己偏好的酒店，使得企业员工在特定酒店的住宿天数无法达到一定数量也就在获取居住优惠等方面难以协商。由于上述有关差旅费管理控制力度的缺失，就造成了企业管理成本的提高，与之相对应的，就会严重的影响企业利润的获取。 　　 　　(三)繁琐且复杂的报销流程 　　有关于企业差旅费的报销流程，我国企业大多采取的是传统的手工流程和纸质表格处理差旅申请和审批方法进行。差旅费的管理方法在实施过程中，出差人员填写各种纸质单证，；之后交由领导们的审批；审批之后的纸质单据传递到财务部门后给财务部门。报销流程中纸质单证的填写、领导审批的时间长度以及财务部门实施审核与报销的压力，分析和统计很不方便，难以形成规范而有价值的差旅管理报告，对于企业差旅费的管理就产生了很大的压力。对于企业的管理也就产生了相对繁琐的管理方式。 　　 　　(四)现金支付方式在差旅费报销中的弊端 　　在我国企业中，有关于差旅费的报销，最主要的实现方式依旧是现金支付，来实现现金预付款以及费用等的报销。与企业信用卡支付相比较，这一模式在时效性、可靠性等方面均难以跟上时代发展的步伐，这与世界其它地方的公司依赖于企业信用卡作为最主要的支付方式形成了鲜明对比。 　　 　　二、实施现代化差旅管理的建议 　　 　　(一)建立一套体现企业文化、人性化的差旅政策 　　企业在差旅费管理方面制定的政策对于实现企业费用支出的原则，以及完善差旅费管理的安排、付款方式、开小于支出等程序方面具有十分重要的作用。针对企业发展实际，制定出适用于本企业的差旅费管理政策，是当前一些忽视本企业资金管理的企业所应给予充分重视的。基本而言，差旅政策的制定主要应包含以下条款：员工出差的审批与职责；交通工具的选择、机票和酒店预订系统选择、住宿标准；信用卡和现金使用条款、出差餐饮条款、电话费及出租车费条款、报销程序条款等诸多涉及员工出差的住行等多方面。 　　 　　(二)任命差旅经理直接负责企业员工的差旅费管理 　　管理层针对本企业的差旅费管理应给予充分的重视，因为这一管理不仅是促进企业管理成本降低的关键，同时对于整个企业资金管理的风气也具有很重要的影响力。因此，当差旅费达到一定规模时，就应任命一名经理专门负责企业员工的差旅费管理。简单来讲，差旅经理的主要职责包括：首先，参与制定差旅费管理的政策，为确保政策的有效运行以及实施，经理还应向员工宣讲这一政策；其次，担当起沟通外部商旅供应商与企业内部出差员工之间的媒介作用。对于出差的员工，差旅经理及时的将有关资源提供给员工，使出差员工及时了解差旅管理部门的工作，并实现随时与以下供应商签订合同并协调关系；再次，对差旅活动实施监控。差旅经理除了要对差旅费实施报销的管理之外，还应针对差旅费的产生过程进行有效、实时的监管，就差旅工作质量进行管理和监督，确保差旅工作的准确性和及时性。 　　 　　(三)制定信用卡计划 　　科技发达的今天，对于企业管理的日常开支，比如机票、酒店住宿、餐饮以至办公用品的支出等，如果企业依旧采用原本传统的手工、纸质管理模式，很难实现企业资金管理的实效性。因此，信用卡管理的时效性以及可分析性特点，采用信用卡结算机票和酒店等一系列差旅费支出，对于信用卡提供的全面性综合报告，有关企业出差员工的账项就会呈现的一目了然，同时也免除了原本的预借现金以及归还现金的环节，由于信用卡自身的免息期功能，避开了原本企业流动资金管理的占用与使用效率，进而积极的针对企业资金的使用效率进行有效的提升与管理，这样也就在季度、年度管理的过程中帮助管理层进行及时有效地管理与有关资金使用效率的提升。 　　对于企业而言，应针对自身的发展实际，制定有关信用卡使用的具体做法。本人结合多年的资金管理经验，就信用卡使用的管理方法，提供如下的实施细则：一方面，针对本企业出差人员的级别办理不同信用额度的信用卡。企业工作人员外出公务消费时，基于所持信用卡的额度，可以不再预借现金，而是持信用卡先行刷卡支付，在取得发票以及刷卡凭证的基础上，通过网上提请单位财务进行报销，单位财务审核无误后将在银行预先确定的信用卡还款日前将款项打入工作人员信用卡账户。另一方面，选取银行的发卡行时，应积极的将是否足够长、是否能够提供较为完善的网上银行服务作为最主要的考虑要点，从而便于企业在网上进行消费明细的查询、还款，并能够方便地将交易数据下载至企业会计系统，与此同时，企业对差旅费用的管理也就比较的方便。 　　 　　(四)选择自助式差旅管理模式 　　近些年来，随着科技的发展，以及新科技在航空机票中的使用，电子化的航空机票、酒店之问所构建企业的电子化商务管理平台，对于企业实现在其网络化的平台上对机票的价格、房间的预订以及消费记录以及报表也就成为可能。因此，一些中小型企业而言，针对自身的差旅费管理，应积极的与软件公司合作，针对自身的发展实际，使用软件公司开发的网上差旅费管理系统，这一系统通过将差旅得计划的制定、预订机票以及酒店管理等实现完善的自动化管理。这样不仅将有关差旅费的管理实现公开化管理，同时，这种差旅管理系统能够与企业的差旅政策全面集成，系统将生成差旅管理报告，由企业的差旅经理所率领的团队自行分析，得出结论，不仅能够降低财务人员的管理压力，还能够省去原本预计需要支付给差旅管理公司的服务费用，实现企业管理成本费用的降低，进而促进企业经济效益的提升。但是在使用这一系统时，应注重一家公司全部软件的采用，以及软件之间的有效衔接。 　　 　　(五)对差旅费支出进行事后分析 　　差旅费的使用、管理涉及到了企业资金管理的方方面面，再完善的差旅费管理，都会存在一些管理上的、使用上的、分析上的漏洞，因此，针对惬意的差旅费管理还应及时的进行事后的分析，将有关出差员工的包含了消费日期、内容、金额等的详细消费报表及时的进行分析，在分析的过程中，为避免一些增开发票、虚开发票等问题的存在，还应对员工消费和其正在开展的项目收益，方便对员工进行绩效考核。同时，对于分析中存在的一些问题，还应给予充分的关注，针对一些分析中产生的信息，结合本企业有关的财务管理制度，进行及时的调节，比如员工到哪些城市出差的频率最高，对于差旅经理而言，就需要考虑是否需要该城市设立办事处或者是分公司以及实现出差费用的降低；员工出差过程中的各种消费不仅可以帮助企业了解所有费用支出的合法性和合理性可以为企业进一步修订差旅政策、改进差旅管理、进行差旅费支出的控制奠定数据基础。
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差旅费用管控应该从哪里入手？
差旅费用管控应该从哪里入手？
预算对于我们现在的生活的来说是比较重要的，所以预算大家可以发现预算是我们现在生活中会接触到的一方面，我们的生活方方面面都离不开预算，那么和的相关知识你了解多少呢？谈到差旅费用管控，财务人员的第一反应就是帮助公司削减费用，减少公司不必要支出。但在腾邦差旅看来差旅费用管控功效远大于类似上述单一的削减费用支出，优秀的差旅费用管控方案同时还兼具提高财务部审核工作效率、提高公司资金使用率及兼顾提升员工满意度等多重优势，对此提出三种典型的差旅费用控制妙招为您开拓费用控制思路。
方法一：通过减少审批提高效率多数企业常会碰到员工出差发生预算超标的情况，但随之而来的又常是一些貌似合理的原因。例如，销售部员工和公司高层领导一同拜访客户，住宿标准肯定是就高不就低，那对于基层销售部员工则会超出预算。又如销售部同事常常为了尽快拿下客户订单而发生业务招待费超标的情况。对于此类情况，财务部可以建立一张白名单或黑名单列表。如果发生销售员工和上级领导出差而提高住宿标准的情况，则自动归为白名单，不需审批则可批准。反之，如果销售的业务招待费超标，那么可以设为黑名单。通过对白名单和黑名单的定期调整，可以减少例外审批的数量。
方法二：通过大数据管理来降低支出提前预订机票通常可获得较优惠折扣是众人皆知的常识，但企业因差旅单据数量过大而往往不了解最终拿到折扣在市场中所处水平。而通过在线差旅预定平台则可分析出某条航线一段时间的平均折扣率和中位票价并基于此来审核员工所预订机票的价格水平。同时，企业也可通过该方法对公司内部部门之间进行横向比较。例如维修部门机票价格可能较高，这通常缘于一旦客户提出要求则马上动身到客户公司抢修，不能做到及早预订。但是市场部和销售部的工作职责可能相近，如果发生市场部的平均折扣率是九折而销售部是七折，那么就可以询问对应部门为何存在如此差异，进而找出原因。通过不断调研和分析，就可对优秀做法进行推广，对不足地方加以改进，持续改进公司内部差旅政策。
方法三：利用合理性审查降低费用正如本文开场所谈，控制差旅费用支出一般不通过降低公司预订酒店和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。例如，财务部通过调研发现销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下可能是第一天下午出发，当晚发生住宿一晚，第二天白天客户处拜访，第三天早间赶回上海。但如果提前对拜访安排进行了解，并合理规划做到当天往返那么公司就可节省近两天的房租。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定在南京拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。
最后，我们还需要了解的就是数据安全的一些相关知识，我们需要了解的就是对于数据安全也是有一定的缺点的，这也是我们需要了解的，具体来说就是个人与企业应用在同一设备，数据难以得到保障同一移动终端设备上既有个人应用，有利于管理会计职能的发挥。通过差旅电子系统的应用可使财务部大幅提高工作效率，加速报销进度进而提高员工满意度。
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原创连载|KO差旅费用管控的种种难点
摘自公众号：发布时间： 9:42:38
实用干货差旅费用管控怎么管？傻傻搞不懂怎么办？看下去，紫铂教你怎么办！ 1.预算 凡事预则立，不预则废。当企业经营规模达到一定程度后，都会进行年度预算，细分为经营预算、财务预算、资金预算、投资预算等。费用预算的价值在于预先做好支出计划。想做好费控，先要做好预算。 费控方面的预算主要分为外部与内部，外部费用是外部人员交往相关费用，例如业务招待费、礼品费等；内部费用主要分为两种，一种是与人头相关的费用，例如差旅费，另一种是日常运营费用。
2.政策 无规矩不成方圆。如今达到一定规模的企业都有合规政策，问题在于政策的执行，公司虽然制定了政策，但是员工并不熟悉，在触发规则后才意识到，又或是因为不同管理层的特性、外部因素的干扰，管理者对于政策的执行力度在不同时段也不尽相同，最终导致管理失控。所以在考虑到预算和政策之外，还需要其他手段来加强差旅费用管控。 比如有些公司采用公司信用卡，优势在于：a. 员工不需记得账期，不需要自己垫款（避免占用员工资金）；b. 不需要员工填写报销，公司信用卡与内部OA系统（Office Automation，办公自动化系统）、专业报销系统连接，实现刷卡数据自动导入报销系统，避免虚假交易；c. 可以对交易数据进行分析，如异常分析、集中度分析。这种方式可以帮助企业更好地实现费用管控。
3.系统 工欲善其事，必先利其器。很多企业已经通过运用OA系统或成熟的费控系统进行管理，与人工费控管理比较的优势在于： a. 合规的执行力度，由于管理者的个人情感等因素会干扰费控管理，系统管理有优势；b. 预算的控制，费控必须与有效预算结合，有效是指在事情发生前进行实时、有效的预算检查； c. 用户满意度优化，通过操作便利的移动端提高用户满意度；d. 系统整合，人工过程中仅记账工作就需审核上百张凭证，增加费用，如果将费控系统与ERP系统（企业资源计划系统）集成，形成自证，则无需会计凭证.又或是大型企业员工离职将费控系统与HR系统（人力资源系统）集成，进行系统优化。根据企业报销满意度调查，在实现费控优化和系统实施后，各指标良好。在流程透明，用户满意方面，报销流程在经理审批过后，财务收到报告审核通过后经邮件短信方式提醒，付款成功后用户收到银行到账通知，整个过程透明度很高，提高了客户满意度。在智能化监控方面，对于不合规定事项都能够得到有效监控。例如费用报销超过三十天、人均餐费超标、礼品种类和单价不合规、使用黑名单中的商户、对指定类型采购未使用公司信用卡、每月报销两个手机话费、地面交通费超过额度、未使用指定供应商预订机票等。根据公司特点有效运用这三种工具进行管理可以取得良好效果。本报告的重点是IT技术提高差旅费用管控，所以将重点花笔墨在企业如何运用系统有效进行差旅费用管控。 本文为铂略财税原创文章，如若转载请务必标明来源，侵权必究，谢谢配合。 添加紫铂，回复关键词“管理”获取更多管理会计内容微信ID：linkedfboke
微信号：Linked-F2017年中国差旅管理行业发展趋势及企业差旅费用管理提升方向分析【图】_中国产业信息网
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2017年中国差旅管理行业发展趋势及企业差旅费用管理提升方向分析【图】
& & 一、差旅管理行业发展趋势& & 1、行业集中度上升趋势& & 目前中国的差旅管理普及率仍然较低，中国企业使用差旅管理的比例只有7%，远低于美国的40%。即使不考虑中国差旅消费整体体量的增长，只考虑在差旅管理覆盖率上向美国现有水平靠近，则整个差旅管理市场也可有4倍以上的增长空间。同时，中国市场集中度也处于较低水平，相比于欧美成熟国家超过60%的CR4（行业前四名市场份额）占比，中国市场的CR4仅为18%左右。若以欧美为标杆，则未来国内CR4的市场份额占比也将有3倍以上的增长空间。而如果结合技术背景下新一轮竞争中所隐藏的&超级马太效应&，行业CR2或CR3将可能拥有超乎目前理解的、分布异常集中的占有率。即使在不考虑中国商务旅行消费整体持续的增长（约6-7年后翻1倍），CR3保守估计仍将有20倍的增长空间；而更合理的估计则增长空间可能达到40倍以上。国内旅费管理行业集中度上升趋势& & 2、&移动化&发展趋势& & 全球商旅管理市场呈稳定增长趋势，而且这个趋势一直会延续，新技术的日新月异正对企业差旅管理产生深远而广泛的影响。& & 由于智慧手机的高度普及与智慧技术不断快速提升，一般消费者乃至差旅人士早已花费大半时间在自身智能手机的使用，如何有效地将手机应用和差旅管理应用相结合，也是当今所有差旅管理行业以及差旅管理公司首要考虑方案。& & 商旅的移动化管理已经是不可阻挡的趋势，目前已到了天时、地利、人和的阶段。随着移动通讯领域正式进入4G甚至5G商用时代，新的移动通讯格局将对上网速度、智能手机的移动应用和商务旅行管理等方面产生深远影响。& & 未来五年，商旅管理的&移动化&将是必然趋势，关键的一点是，如何能够在新技术的推动下最大限度地优化企业的出行成本，提高出行效率，这将是商旅管理企业面临的又一挑战。预计到2020年将有80%的差旅在线预订可以通过手机预订，商旅的移动化管理已经是不可阻挡的趋势。而与之相对应，商旅服务提供商，酒店方和商旅管理者需要投入更多的资金和人力对商旅管理移动化和在线化服务进行研究和发展，以应对市场的需求变化。& & 相关报告：智研咨询发布的《》& & 二、企业差旅费用管理提升方向分析& & 1、企业差旅费用管控难点& & 企业差旅费用管控过程中，差旅费用报销中的税务风险是财务者最为头疼的；报销凭证繁多排在第二位；而管控不到位，假票的现象排在第三位。这三大痛点占比将近70%，严重影响了企业差旅费用管理的整体水平。2016年企业差旅费管控难点& & 透明度越高的项目，管控难度越小，反之，透明度越低的项目，管控难度越高。客户招待费以及公车私用补贴的费用报销，成为财务管理者眼中&顽疾&。另外，在财务管理者看来，国内外机票预订，国内外机票预订，由于各航司运价规则不统一、机票折扣不同等原因，与铁道部统一定价的国内火车票相比较，管控难度要高得多。& & 2、企业差旅费用管理提升方向& & 结合企业差旅费用报销管理现状，差旅费用报销的提升主要集中在：差标的贯彻执行、超支费用管理以及提升发票审核效率，简化报销流程方面。从侧面也映正了绝大多数的公司差旅费用管理仍然停留在事后报销管理阶段。专业的差旅管理公司可以通过事前差旅预算制定、事中差标执行、事后差旅费用报销管理为企业带来合规、透明、更多费用节省，减轻企业财务管理者的负担，提升管理水平。企业差旅费用报销管理可提升方向
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在产能利用率大幅回升的背景下，考虑到政府去产能目标依…
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