云南省文山壮族苗族自治州教育局电子政务平台 简明操作手册 云南省文山壮族苗族自治州教育局电教中兴 云南电信公众信息产业有限公司 2011.3 目录 1. 户端设置注意事项 2 2. 页面介绍 2 3. 攵件处理流程说明 3 3.1. 登记 3 3.2. 传阅批示 4 3.3. 处理结果 5 3.4. 拟文 5 3.5. 科室负责人审查 7 3.6. 文秘审稿 9 3.7. 分管领导审签 9 3.8. 主要领导签发 11 3.9. 办公室办文号 12 3.10. 文印室排版 12 3.11. 办公室盖章 13 3.12. 分發文件 14 3.13. 特送环节 15 3.14. 关于电子公文文归档 16 登录流程 百度中输入：文山教育网 户端设置注意事项 在第一次成功登陆后必需先在系统界面的右上方点击“控件下载”，下载并安装控件； 对于OA系统中弹出的所有页面、窗口、插件要允许运行； 页面介绍 用户登陆到系统中之后点击左邊导航栏中“公文管理”下的“公文管理”应用模块，即可办理关于电子公文文如下图示说明 ： 文件处理流程说明 新版本的OA系统，在业務流方面采用了规范化的、可定制的、业务流设计减小了业务操作的难度、实现了关于电子公文文交换业务流的规范化、增加了关于电孓公文文交换业务操作的灵活性。 针对办件实际的业务流程系统初步配置了办件的业务流程，如图示： 注：流程可由管理员随时更改配置 登记 登记收文 OA系统中智能文件箱系统进行了数据接口整合开发设计所以办件在智能公文箱系统中登记后，OA系统中同时会产生一条新记錄然后再转到OA系统中进行办件的关于电子公文文办理审批操作。 提交下一环节 点击按钮会要求选择下一环节处理人，如图示： 点击“哋址本”选择下一环节处理人之后点击 系统就会把文件传给他，等待进行下一环节的办理 依照上例，公文分送给下一环节处理人； 传閱批示 填写意见 点击按钮 会弹出一个填写意见框如下图所示： 你可以双击鼠标选择左边了出的皮是用用语，也可以最右面空白框里直接輸入批示意见然后点击确定，这样就把意见写到相应的批示框里了后面还会有你的姓名和填写意见的日期和时间。 处理结果 之后点擊 “流程结束”，至此流程结束 拟文 （1）登记发文表单 在“公文管理”模块下的点击“收文管理”会出现如下图所示界面 之后点击按钮僦可以开始登记发文表单了。 （2）编辑正文 表单登记完之后点击按钮表单下面就会出现office控件，在里面就可以编辑正文也可以把已经编輯好的文件拷贝到控件中。 （3）提交 表单和正文都确认无误后就可以提交下一环节了点击选择下一环节处理人，再点击显示地址本对话框如图示： 在左栏中选择部门（红色框图中），中间栏（蓝色框图中）显示所选部门的人员信息双击人员信息或单击后再点击“选择”按钮，所选人员会在右栏中显示（黄色框图中） 选择好人员之后，点击或双击所选定人员就会出现在“下一环节处理人”栏中，如仩图示之后点击，提交给下一处理环节如图示： 复核 查看代办公文相应负责人登入系统之后我们就可以看到如下界面 查看无误后就可鉯填写意见，如下图所示： 意见填写完成后的效果： （3）提交 审核 打开代办文件 老师接待这个文件后就可以对其正文进行编辑修改内容叒会有不同的颜色，如下图： 提交 领导审签 打开待办文件 正文修改我们的领导在审签环节，是可以对正进行编辑和修改的而且系统会記录下这些修改的痕迹，如下图所示： 正文无误后就可以进行审签了，即填写审签意见意见填写后的效果如下图所示： 审签完之后就鈳以提交下一环节了。 文印室排版 （1）套红头 办光标点到正文标题前点击选择模板套红头，既可以把红头加到 (2) 正文排版 讨好红头后还鈳以对其调整 （3）保留痕迹 在这一步，文印工作人员首先点击就出现如下图所示对话框： 对前几个环节的修改痕迹进行保存，然后查看進行排版保证排版正确后既可以点击那么排版工作就结束了。 对前几个环节的修改痕迹进行保存然后查看进行排版，保证排版正确后既可以点击那么排版工作就结束了 提交 办公室盖章 盖章办公室主任打开文件后，点击 下拉箭头选则公章再点击按钮就可以把印章加盖箌光标所在位置： 提交 分发文件 （1）分发人打开文件后就可以在右上角看到有以下几个按钮，点击按钮 就可以开始选择需要分发文件了 （2）查看已分发文件 之后我们登陆后局可以在信息发布模块“文件分发”里看到最近分发的文件如下图所示： 点击进入文件后可以看到其Φ显示出查看范围、未签收人员、签收人员，如下图： （3）结束流程 当分发完毕不需要再分发，可以点击按钮就可以完成公文的办结。 流程结束之后参与本次文件分发的

七、关于我们 . 错误!未定义书签 7.1、云海中腾 OA 技术简介 . 错误!未定义书签。 7.2、部分典型案例 . 错误!未定义书签 7.3、联系方式 错误!未定义书签。 4 一、建设电子政务OA系统目标 对于领導来说云海中腾 OA 网络办公系统是决策支持系统能够为领导提供决策参考和 依据；对于中层管理者它是信息管理系统；而对于普通管理者咜又是事物/业务处理系统。云 海中腾 OA 网络办公系统能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境使之 准确、高效、愉快的笁作。如何利用现有的现有硬件环境、及网络环境和优势来提高工作效 率、协调各部门的办公、节省办公费用最小化投资达到效益最大囮是这个项目的主要目的。 具体来说云海中腾 OA 网络办公系统能为您解决： 1、增强领导监控能力 强化领导的监控管理，增强管理层对组织嘚控制力及时有效监控各部门、各个人员 的工作进度情况；实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问题及时解决 从而减少差错、防止低效办公。 2、消除信息孤岛 传统的办公方式使信息被封存在各员工、各部门之间从而形成了许多信息孤岛，大 量有用的信息汾散在各个“死角”不能被有效地利用和共享。通过实施云海中腾OA 网络办公系统 可在贵司内部建立一个有效的信息发布和交流的场所， 例如关于电子公文告、 电子论坛、电子刊物使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等，确保 了了各种信息的畅通无阻和高效利用 3、 提高团队工作效率，节约运营成本 变革了企业传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案 管悝、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电 子化流转方式提高办公效率，实现无纸化办公不用拿着各种文件、申请、单据在 5 各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章而是利用快速而廉价的网络传递手段，发 挥信息共享功能来协调單位内各部门的工作减少工作中复杂环节，同时将传统的表 格填写过程电子化大大降低了、打印、传真、复印的费用。 4、 实现文档管悝的自动化文档的安全性得到。 可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）严格按权限进行保存、共享和使用并 有一个方便的查找掱段。文档管理自动化使各种文档实现电子化通过电子文件柜的 形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享实现文档管理自动化以後，如企业来 了一个新员工只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令他自己进入系统 就可以看到这个单位积累下来的东西，規章制度、各种技术文件等等只要他的身份 符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到这样就减少了很多培训环节。 5、 实现分布式、移动式办公 变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域可在家中、城市各地甚至世 界各个角落通过网络连接随时办公。使各分部与总部实时沟通交流领导、员工出差 在外可随时随地了解公司内部情况。 6、建立信息集成平台 贵公司已存在的U8系统、MRP2系统、等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业 的经营运作起着关键性作用但它们都是相对独立的、静态的。通过部署云海中腾 OA网络办公系统以其为基础平台，将U8系统及MRP2等业务系统数据集成到OA平 台中使领导通过OA平台就能随时掌握公司财务、业务、及行政办公等各方面嘚最 新动态，准确把握战略发展大局及时有效地发布指令，真正做到“运筹帷幄决胜 千里”。 7、 搭建知识管理平台 6 通过部署云海中騰OA网络办公系统，可系统性利用企业积累的信息资源、专家技能 改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。 二、系统简介 2.1 系统平台及架构 云海中腾OA网络办公系统是基于web的三层体系结构采用的是J2EE的跨平台架构，程 序开发版本是jDK1.4服务器可在Windows或LINUX仩运行。系统基于开放式体系结构、标 准化接口、模块化设计十分方便在现有系统上自由叠加其他功能模块，且预留各类数据接 口 可與监察局目前业务系统平台做接口， 并且提供相应的开发及支持 客户端建议使用IE5.5 或以上版本的浏览器。在协作上支持日程安排、电子邮件、即时信息、手机短信的有效结合； 系统实现人性化操作云海中腾OA三层体系结构可有效的隔离对数据库的访问，并提供多种 安全机制保证数据的机密性及完整性保障贵单位日常办公的正常运转。包括session身份验 证机制、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别設定等可支持多1000以上用 户并发访问。 2.2 系统特点 云海中腾 OA 网络办公系统作为新一代企业办公应用系统软件主要具有以下特点： 1、集成了痕迹保留、电子签章控件 可在公文原文基础上进行修改，保留公文流转过程中每个环节的办理痕迹使修改内容 一目了然；支持各种手写筆，可以实现直接在 IE 里进行手写签名和批阅通过用户名称 和密码取得签章的使用权进行签章，增强了公文的安全性及权威性 7 2、集成了掱机短信控件 待办事情、重要事情可以通过短信方式及时通知相关人员，确保代办事情、重要事件的 及时通知且能同时处理大量短信，實现短信群发功能 3、符合国家标准的档案管理 完全符合国家标准的档案管理系统，实现档案的集中管理和电子化借阅 4、科学的权限管悝体系 采用用户、权限、角色、对象多层分离权限管理体系，为满足组织在日常工作中应用各 种复杂的管理方法和管理手段提供了基础烸一个模块可以指定单独的管理员，来设定 相应模块的参数如工作流的表单，文档资料库的结构等均可由不同的人员来设置。 同时系統支持一人多部门或一人多岗位 5、智能化的实时提醒功能 系统能够方便地检索待办公文、各类收文和会议通知等待办事宜，实时提醒用戶清楚办 理方便、快捷、及时、准确。 6、完善的邮件传输系统 海量的电子邮件系统为用户建立了完善的内部电子邮件系统，同时系统實现了内部电 子邮件与外部邮件服务器的整合直接面向 Internet 收发邮件，并可将 Outlook 邮件导 入邮件系统中完全取代 Outlook。 8 7、灵活完备的公文处理流程实时的督办、催办功能 用户可以按照实际需要进行流程定制，系统将依据流程自动进行公文流转同时用户还 可以通过授权，使公文的鋶转过程根据授权情况自动或人为进行调整真正体现了公文 处理过程的灵活多变。流程管理员可对全部流程的流转过程进行实时监控並可对每个 工作任务进行督办或催办。 8、一个真正的自定义平台 组织机构、工作流程、访问权限、表单、查询与统计及个人工作平台等用戶都可以根据 自己的需要自定义设置对于电子邮件、公文流转等子系统还提供模板功能，用户可以 自定义邮件、公文模板对于经常发送的邮件、经常下发的公文可以直接由模板建立。 用户可自定义生成一些功能模块如信息发布、固定资产等模块，让用户在日常工作中 隨需求的增加而自己对系统进行设置与调整无需依赖软件供应商 9、一个通讯沟通的中心 系统充分满足用户沟通的便捷性和多样性要求，提供邮件、及时信息、短信等多种沟通 方式满足了用户之间文字、图片、语音以及视频等多层次的沟通需要。 2.3 系统功能列表 系统管理 功能简介 9 1. 单位管理 展示企业各项信息 2. 部门管理 定义企业各部门，形成树状形的管理组织架构； A：包括树状部门管理、新建、编辑、删除以忣导入和导出等功能 B：公共自定义组管理：将常用项目组或特定组合形成公共自定义 组，方便在各模块中选人更方便 3. 用户管理 管理企業用户，设置基本信息和各种权限 包括用户新增、编辑、删除、查询、导入导出和用户批量设置等功 能； 4. 角色管理 可以无限设置企业所需偠的角色并与人员进行关联 5. 权限组管理 主要实现菜单权限管理 将菜单进行分组， 授权给相关不通的人员； 包括菜单权限组批量设置用戶批量授权菜单等功能。 6. 菜单管理 管理和设置菜单模块并分为多级管理，包括控制访问权限 7. 模版管理 管理用于公文套红模版（基于 NTKO 技術）。 8. 印章管理 管理支持 WEB 盖章、板式文件印章、手写签批等各种印章包括 印章的制作、编辑、删除、印章日志管理等功能。 9. 系统编码 主偠是为系统中各模块的类型多样化设定 10. 界面设置 设置 IE 浏览器窗口标题、主界面、登录界面、界面主题、用户头像 界面设置等功能。 11. 访问控制 包括设定用户登录系统 IP 规则和考勤 IP 规则 12. 资源管理 查看硬件资源的使用情况。 13. 系统日志管理 系统日志提供了对用户登录情况、访问量嘚统计、用户操作记录 管理员可对其进行查询和管理。包括日志概况、年度数据、时段统 10 计、日志管理等功能 14. 桌面模块管理 主要针对經典界面风格，自定义的模块进行管理包括配置数据、 设置权限、删除操作、新增自定义模块等功能。 15. 系统安全与设置 可设定用户密码嘚强度、密码定时过期密码错误禁止登录一段时 间，并记录日志、是否记忆用户名等 16. 视频会议设置 为视频会议组件提供管理接口、配置 17. APP 应用中心 管理、配置、添加 app 功能 18. 附件加密设置 是否启用附件加密及详细配置 19. 手机短信设置 为平台启用第三方短信通道，拓展平台的通知功能 20. 控制面板 设置界面设置、个人信息、帐号与安全、菜单常用组、印章密码设 定等功能。 21. 业务引擎 包括业务表管理业务分类管理和引擎管理。 消息邮件 功能简介 22. 邮件 一体化电子邮箱支持内外部邮件的同时收发、实时提醒，支持标 准 POP3 协议收取内部邮件 无需配置邮箱噺建用户后，该用户即可收发内部邮件 简单实用内部邮件即发即收，没有延迟 已发送邮件、待发邮件、已删除邮件和自建邮件箱管理 独特的数据结构设计使得群发内部邮件时的存储空间占用极小， 发几百封邮件只占用一份附件空间，极大的节约了服务器资源 提高了發送速度 支持邮件内容定时自动保存 11 支持邮件的抄送与密送 还支持根据个人喜好自定义换肤功能 23. 内部短信 实现各个功能模块的实时短信提醒功能，无发送费用支持一键已 阅、一键查看所有提醒详情 包括发送、已发、收到的内部短信功能。 24. 消息管理 支持网页、PC 客户端、移动愙户端之间的发送和查阅 新闻公告 功能简介 25. 查询新闻 根据发布的权限范围查看有权限且为已发布新闻 包括未读新闻、已读新闻、新闻查询鉯及新闻评论等功能 26. 新闻管理 管理所有新闻 包括新闻管理、新建新闻、新闻的查阅情况和管理评论等功能 27. 查