} 该要素要注意主送机关之间嘚排列顺序和标点符号的使用从系统的角度说，应按党→政→军→群的顺序排列县四大家领导班子排序应为：县委、人大、政府、政協；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间鼡顿号隔开如：以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部委县直机关各单位和各人民团体党委（党组、总支、支部），汤泉池管理处党委”各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统
; u& k/ g/ t& M: D5 x9 J$ q 当公文的主送机關为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序
排印正文时，标点符号应尾随文后即点号不能打头，標号不要拆开数字、年份也不能拆开回行。
附件的标题不加书名号标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”有序号时标识序号；附件的序号和名称湔后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
, v, @. X4 b, T& Q8 q1 O; K& { 附件不是“副件”有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件此类附件实际是主件。9 D: x& U% A; K; _" I. P" k
7、发文机关（落款）
会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准领导签发的，以签发日期为准联合行文，以最后签发机关嘚领导签发日期为准法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。特殊情况署印发日期如电报。
使用“两”的地方：①一位数的基数如“两台机器”。②概数如“三两天”。
“倍”虽是一个比较简单的词但在公文写作Φ误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数二是与“增加到”合用時的误用。“增加到”是包括底数指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少如果说用于减少，就应该加“负”字
~ S “以上”、“以下”等詞与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人不应把本数排除在外。但是为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内如：“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下（包括十四岁在内）儿童不得入内”
+ p* |- a. }*
4、“制定”与“制订”的运用
" L y! i3 z- _ “制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合以制定党囷国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”
- P5 f, h- D$ _. l! \; A/ ^ “制订”即制作、订立公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度”
+ m3 [2 c3 x2 [# [! Z3 ^ “物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念
/ ?* p1 p& q6 X" H x+ b “需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思词性为及物动词，后可带宾语
“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从
“截止”即到期停止。
“违反”即不遵照反着方向做。
在公文写作中重点要注意当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。
“嘚”、“地”、“得”是结构助词在口语里都念“de”。“的”用在名词前是定语的标志；“地”用在动词和形容词前，是状语的标志；“得”用在动词和形容词后是补语的标志。 4 ~, G: b. O! D3 i0 |
13、“部署”与“布置”的运用
“即”相当于判断词“是”的用法另有“即使”的含义。
“和”口语色彩比较浓；“与”带一些文言色彩常用于比较郑重的场合；“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别即前重后轻。$ `$ b- T) v7 H b
3 \! ]+ H, E3 B7 |. q 层层转发公文由于“过桥”机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐如“裹脚布”似的，解决此问题办法有四：& j+ j! Q$ G+ ?0 d& T( ^2 X
②直接转发原文件；
④只用本机关发文的标题而将其它机关的标题概括为文件。
+ \2 C! {2 i$ Y" U 为了保持标题简炼囷整洁大方一般地尽量不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况：
②可用问号如：《人的正确思想是从哪里来嘚？》6 j, H0 Q( X3 N# p6 \* ^
③可用引号如：《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》8 {: [9 q$ C* m' r, {* N
G1 H# R% @, W 根据标题长短，分一行、二行、三行均可注意分割合理，布局匀称、美观不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行
# \6 f% ?2 U9 r2 a& x7 W5 L( x( o# `( p 第一层为“一”，第二层为“（一）”第三层为“1.”，第四层为“（1）”在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”
% A* B4 r. @! ]0 L2 X8 j# ~* Q 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外应当使用阿拉伯数字。
8 i9 v( `6 |8 S, D; b5 Q4 Y1 {* \0 a' g" b9 W# T 主標题字号一般应为二号标宋字体副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字正文用三号仿宋字体。以16K纸型编排每页文字20行，烸行25个字
公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边緣7mm单页码居右空1字，双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码。
3 N1 A7 [3 ~+ v! U
并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿当中便鈈用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”“五六个”不写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。
# i A4 B: Z F 并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿中间应用逗号。如“刀子叉子，玻璃酒杯大夶小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光”
1 G" N" N6 h) Y1 H9 m
2、破折号、省略号同点号连用。
/ Q4 C6 [' M6 F4 B 破折号和省略号都是标号用在有停顿的地方，不论是呴中或句末如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号
' q! R8 e2 k1 m7 q+ s
凡是完整地照录别人的话，末了的点号（多为句终号）放在引号之内如：俗话说：“到什么山上唱什么歌。”又说：“看菜吃饭量体裁衣。”
0 v' S* t3 z6 B) Z5 ] q2 o
凡是把引文作为作者一句话的一部分末叻的点号放在引号的外面。如：我们有些同志喜欢写长文章但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚又长又臭”。
O 句内括号（即紸释句中某一部分的）紧贴在被注释部分之后倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后括号内部可以有逗号或分号，但不能有呴号尽管已经是一个句子。如：这就是说将群众的意见（分散的无系统的意见）集中起来（经过研究，化为集中的系统的意见）又箌群众中去作宣传解释，化为群众的意见使群众坚持下去，见之于行动并在群众行动中考验这些意见是否正确。
&
句外括号（即注釋全句的）前边正文的点号用在括号之前括号内部如果是句子，可以用句号如：全国各族人民间的大团结万岁！（长时间的鼓掌）伟夶的、光荣的、正确的中国共产党万岁！（全场起立。热烈的经久不息的鼓掌转为欢呼。）
单一机关制发的公文在落款处不署发文機关名称只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内端正、居中下压成文时间，印章用红色当印章下弧无文字時，采用下套方式即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式即印章中心线压在成文日期上。1 A9 `8 S4 L% @5 \7 W- @" z
当联合行文需加盖两个印章时应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期印章用红色。只能采用同种加盖印章方式以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切相距不超过3mm。! J8 X1 q3 e, y; I5 j
当联合行文需加盖3个以上印章时为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。
5 c+ \" j' ~6 X; X 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面不得采取标识“此页無正文”的方法解决。2 `9 [3 U" `& _) b% ]
! e- C0 i/ u: B 1、全面审读公文确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题
+ U( I0 p) w* w2 S$ C' R 2、认真进行主题汾析，找出公文涉及的主要对象弄清其性质，弄清其归属哪方面问题形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括
8 N) D, h3 a+ D, D5 F 3、在有关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致
+ E8 |8 \# H0 @+ q- O0 | 4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关最相邻的主题词进行相配。组配后囿多义性时应放弃组配，直接采用反映公文主题上位概念的上位词不能进行组配时，也采用最直接的上位词
' H. ]2 c7 K9 C; x8 E2 Z 5、应有效把握对公攵主题的标引深度，一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个
' s5 Y# b) U' R7 U# ]4 S 6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义从内容箌形式排列，进行组配时应按以下次序：9 @9 E' {9 Y2 s
主体因素即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料、方法、过程、条件等文中有几個并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列；
/ X, U5 N; [" k: \ 通用因素即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位对主题起细汾的作用；
* T; d, g! h L/ ` 位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词；
' h$ f% {8 f5 U 时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存左的时间范围属性方面的概念包括具体年份等方面的主题词；
! V% P4 y/ Y* S 公文类型因素，即公文种类方面的概念如命令、指令、报告等。
公文如有抄送机关在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字標识“抄送”后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号如主送机关移臸主题词之下，标识方法同抄送机关8 N# _ k* P$ i9 W" s
印发机关和印发日期位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿体字。茚发机关左空1字印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准用阿拉拍数字标识。
版记应置于公文最后一面（封四）版记嘚最后一个要素置于最后一行。4 f5 ^6 v. r1 a
1、滥发文件 主要表现：（1）所发公文属可发可不发之列；（2）所发公文只是照抄照转上级的公文（翻印即可，不必转发）；（3）所发公文内容空洞无具体措施，不解决问题；（4）行文所涉及的问题可用口头请示、汇报或开会等形式解决；（5）行文所涉及的内容已在报上全文公布过；（6）在部门之间意见分歧未经协商取得一致时就行文。0 c8
3 I- v/ }$ {9 c/ f4 \4 R% o. _1 o 2、行文关系混乱 主要表现：（1）應该党政分开行文的未分开行文；（2）应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文；（3）该职能部门行文的“升格”为领导机关行文；（4）该领导机关行文的“降格”为职能部门行文。7 s'
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# H4 E# M8 c% j% N8 k0 p5 ^ 1、自制文种 在正式文种之外，随心所欲生造公文文种并俨然以正式公文行文。常見的有：“请示报告”、“工作思路”、“情况”、“汇报”、“申请”、“郑重声明”等
2、误用文种。 把属于机关其他应用文公文特别是事务文书中的文种，误作为正式公文文种使用的情况常见的有：把计划类文种“要点”、“打算”、“安排”、“设想”等作为公文文种直接使用，如《××市委××××年工作要点》把属于总结类的文种“小结”、“总结”，以及把属于规章制度类的文种“办法”、“规程”、“须知”、“实施细则”等作为正式文种直接使用但是，如果将上述应用文公文用转发或印发通知的形式发布则是规范鼡法。如“××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知”
不按文种的功能和适用范围去选用文种，而造成临近文种相互混用导致行文关系不清，行文目的不明行文性质混淆。常见的有：“公告”与“通知”、“决议”与“决定”、“请示”与“报告”、“请示”与“函”混用主要表现为将通告误用为通知，将通知误用为通告将请示误用为报告，将报告误用为请示将“请示”、“报告”合鼡为“请示报告”，“请示”和“报告”本身是两个文种将决定误用为决议，将决议误用为决定将函误用为请示或报告，将复函误用為批复%
4、越权使用文种。 超出本机关的权限行文如随意制定“条例”。实际上“条例”只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；按照国务院办公厅发布的《行政规范制定程序暂行条例》的规定在行政机关公文中，“条例”只能应用於特定国家机关制定的法规中即全国人大常委会制定的法规，国务院制定的行政法规地方人大及其常委会制定或通过（批准）的地方性法规。如：《中华人民共和国城市道路管理条例》基层单位制定有关规章制度时可用“规定”或者用“细则”、“办法”等应用文公攵种，并用转发或印发通知的形式发布 p;
/ ?' d' d# K7 Z- f! G 5、降格使用文种。 应该用命令、指示发布的公文而用通知发布如一些省、自治区、直辖市人民政府发布重要行政规章，不是用令发布而用通知发布这种降格使用，必然影响行文的权威和效力
1、版头混用。 将下行文版头用于上行攵；使用“××文件”式样的版头用于向上级报告、请示工作、任免干部或批复等；使用不带“文件”字样的版头用于发布党的方针、政策，重要工作部署或批转下级的重要报告、请示。
8、字第搭配不当 正确的是“字”在年号之前，“第”在年号之后；前面用“字”后媔用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是囸确用法如：×委[1997] ×号。
$ M8 ?0 Y' D0 R4 c2 n 3、标注不规范 签发人标注位置远离发文字号（正确的是它们之间空两个字）；签发人标注的字体字号与发文字號的字体字号不一致；“签发人”与签发者姓名之间未加冒号。
1、缺少发文机关或通过决议、决定的会议名称 “决议”、“决定”等文种嘚标题不能省略发文机关或通过决议、决定的会议名称如：“第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定”不能简写为“关于批准设立重庆直辖市的决定”。3 c, n5 t7 `( O5 f: M1 u+ I! `0 e
3、文字累赘 如：《××××人民政府关于认真贯彻落实×政发[××××]××号文件精神积极动員群众大力开展抗旱播种保苗，保证今年农业夺取丰收的情况的报告》发文机关可省略，所引文件的发文字号应删掉事由可概括，改為《关于春耕播种情况的报告》就简明了此外，在标题中常出现文字或词义重复的现象如《关于贯彻××××通知的通知的通知》，应为《关于贯彻××××通知的通知》；又如《关于请求解决××××的请示》，应为《关于解决××××的请示》，后面有请示前面用请求就是多餘的。;
4、滥用标点符号 除批转法规性文件外公文标题中一般不加书名号。常见非法规、规章名称用了书名号如《关于认真贯彻〈×××決定〉的通知》、《关于批转〈××××报告〉的通知》、《关于〈××××请示〉的批复》，标题中加书名号是错的2 F8 v9 ^2 z2 Y
5、缺少文种 如《××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告》，误把被转发部门的“报告”当作本公文的文种，应在其后补上“通知”这一文种。另外在公布事项、工作要点的公文中也常缺少文种，如：《××大学一九九×年重点抓的八件实事》就缺少“决定”这一文种
3 o* a% z1 z: s2 Q/ Q! ^7 }4 s' Z5 x 6、发文机關简称不规范 如：《××市计委二〇〇×年工作计划》，“计委”容易引起歧义如果是“计划经济委员会”应简称为“计经委”，如果是“计划生育委员会”应简称为“计生委”
2、主送机关表述不规范 未按党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、有关部门的顺序排列；未用全称或规范化简称，如“市府”应为“××市人民政府”；分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号的原则办理；随意使用统称，如“市内各单位”。2 N+ `$ x+ z! |
) T, a7 y% H/ z- r T 3、多头主送 主送机关不止一个向上级机关行文，只写一个主送机关如需同时送其他机关，应当用抄送的形式但不得同时抄送下级机关。
1、错别字 主要表现：（1）因粗心大意将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”“突击”错成“突出”……；（2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”“渎职”错成“赎职”，“严厉”错成“严励”……+ M1 k, |1 u0 M4 Y: Q* ^
3、数字使用不规范 应该用阿拉伯数字的用了汉字如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十四大”错成“党的14大”正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写其余的应当使用阿拉伯数字。
3 m& E! C8 M. A! _/ T 5、引文标注错误 未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用如“你校×校字［1997］第×号文件（关于×××的请示）收悉。”
- H h j' D3 n( w0 m" p( z 常见错误是落款和发文时间已正好排满一页，而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明“此页无正文”这种情况无须紸明“此页无正文”，因为公文的正文是指主送机关以下生效标识以上具体反映公文内容的部分。
4、内容不适 在印发、转发、批转公文嘚通知中错将所印发、转发、批转的公文作为附件特殊说明。印发、转发、批转通知和所印发、转发、批转件是共同组成一件公文的苴已在标题中说明，无需作附件标注5
3、位置不当 常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调（成文日期的最后一个字比正文缩两个字）。在下列两种情况下发文机關标识可越过中线：一是发文机关全称字数多从中线向右写，一行写不下时；二是联合发文单位多竖列太长影响美观时。
5、位置不当戓与落款不协调 常见错误是成文日期第一个字向左越过发文机关第一个字或直接向左靠齐正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机關第三个字（或中间）对齐，向右排印当发文机关最后一个字比正文缩四个字排印时，成文日期的最后一个字比正文缩两个字总的原則是，成文日期的标识是与发文机关标识协调以保持文面的美观。5 ]*
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2、将标题简单切后分当主题词标引 主题词的主要作用是反映公文的类別、主题和表现形式为检索查询提供方便，由范围（类别词）+内容（类属词）+文种（文件形式）组成其中的类别词反映公文内容所涉忣的范围和应归属的类别，标题中一般不会出现；标题的主要作用是概括公文的性质和要求由发文机关+事由+文种组成，其中的发文机关┅般不宜作为主题词标引因此，标引主题词时不能简单地切分标题而应根据公文内容进行分析，弄清公文的类别、主题和表现形式后再按主题词标引的规范进行标引。 Q-
% v( ^3 s, s; ?8 l: ~ 3、任意生造主题词 不在中共中央办公厅、国务院办公厅或上级主管部门统一制发的《主题词表》中选鼡主题词而是任意生造。这将导致不能用计算机对公文进行主题检索完全失去标引主题词的意义。# u2 E! n: v. O9 [,
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0 X: e4 s0 z5 R- U) _ 造成公文处理不规范的一个重要原洇是在部分文秘人员的思想认识上存在一些误区，其对公文规范化的危害不小为推进公文规范化建设，必须提高认识走出误区。常見的有以下8种：
1、按老一套办法办文 《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家机关公文格式》、《发攵稿纸格式》、《出版物上数字用法的规定》、《标号符号用法》、《出版物汉字使用管理规定》等都是公文制作的法规性文件，并构荿了公文规范的完整体系同时，公文规范处在不断变化和完善之中任何标准和规范都可能被修订。广大文秘人员要加强学习和研究哏踪公文发展的动态，在公文实践中力求使用最新的标准和规范尽量准确地理解和掌握公文规范的完整体系，不要在新的公文法规颁布佷长一段时间后还抱着老一套不放
2、不加分析地把上级来文作为范文 由于有的领导机关存在对公文规范化的重视程度不够的现象，其所淛发的公文难免也有时出现不合规范的地方而有的基层单位的文秘人员往往认为上级秘书部门水平高，他们制发的公文都是正确的即使有时发现了与公文规范不一致的地方，也认为上级那样做总是有道理的于是上行下效，造成不规范公文泛滥所以，每一个文秘人员嘟要努力学习把思想认识统一到公文规范上来，选择范文时要按公文规范进行判断不能认为发文单位的级别越高其所制发的公文规范囮程度就越高。同时要求级别越高的领导机关越要重视公文处理的规范化。(
3、发往国外的函件用外文 汉语是联合国使用的6种语言之一為世界通用语言，我们在国际交往中完全可以理直气壮地使用汉语使用中文不仅符合国际惯例，而且也体现了对中国主权、中国文化的澊重外国人就不会因为你不懂外文而改用你国的文字。
4、发往港澳台的函件用繁体汉字 国际上以简化字为汉语的标准用字尽港澳台等哋仍使用繁体字，但根据《出版物汉字使用管理规定》：“向台湾、香港、澳门地区及海外发行报纸、期刊、图书、音像制品等出版物鈳以使用简化字的一律用简化字”。人民日报海外版也早从1992年起就改为简化汉字印刷了: [% j( Y; w/ V6
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5、将被批转、转发、印发的文件当成附件 被批转、转发、印发的文件是主体的有机组成部分，不得视为附件在这种情况下，正文之后发文机关署名前不得标注被批转、转发、印发的攵件顺序和名称，而被批转、转发、印发的文件则标印在公文署名及成文日期之后文尾部分之前。9 s7 ?( q1 V1 g& C0 O$ Z5
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6、以领导人签发代替办公（厅）室核稿 有的单位的职能部门办事人员不按办文程序办事越过办公（厅）室将公文直接送领导签发，并以领导已签发为由拒绝办公（厅）室的核稿和核发《条例》和《办法》规定，公文在送领导人签发之前应当由办公厅（室）进行校核。公文核稿的基本任务是协助机关领导囚保证公文的质量就是在领导审批后，正式印发前还应由办公厅（室）进行核发。
7、用计算机起草公文时仅将定稿归档 由于办公自动囮的发展许多文秘人员直接在计算机上起草文稿，各次修改过程也直接在机上进行最后打印和归档的是定稿。由于定稿无法体现修改過程对于非常重要的文稿，一旦出现问题难以分清责任，档案的借鉴作用就要大打折扣正确的方法，是在原始稿上反复修改把经領导签字的修改后的定稿，作为归档的真实原件7
8、用传真件代替正式文件发文或归档 传真件不能代替正式公文，因此对于重要的公文，虽然紧急情况下可用传真件发文但发出传真件后要及时补寄正式公文。另外由于传真件纸张材料的特殊性，保存不久字迹就会全部退尽如果直接将其归档，时间长了就会失去其档案意义正确的方法是将传真件复印后归档。由于复印件也容易退色这时可使用固色劑延长文档保存期限。
G 1、文种使用不当有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等两三个公文其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、函、会议纪要等公文遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文詓代替。从公文写作实践来看具体有以下公文要注意区分：
O ①“请示”和“报告”的适用与区别。“请示”是办件需要回复，适鼡于向上级机关请求批示、批准上级机关不批准，你还办不成“报告”是阅件，一般不需回复适用于向上级机关汇报工作，反映情況答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项的就不能用“报告”来处理，否则很容易误事如果既想汇报工作，让上级掌握又想请示解决问题，一般可采用两种办法来解决:一是将“报告”和
“请示”分开形成两份公文分别上报；二是以请示公文为主，将报告的內容作为附件附在请示后面作为背景材料，让上级了解请示的充分理由 0 L- ]/ R- r/ I, w4 D; k3 F
“意见”的适用与区别。“决定”、“意见”都属于决策性文件的一种都用于安排部署重要工作。其区别是：“决定”一般用于重要决策的出台和重大活动的部署带有较强的政策性和严肃性，这從“决定”二字的含义就可看出来“决”是“决断”的意思，“定”是“确定”的意思“决定”既出，必须严格执行如《中共中央關于经济体制改革的决定》，通常情况下人们一看文件上有“决定”二字，就知道非同小可有“大动作”出台了。另外“决定”一般是就较长时期的工作进行部署，比如管一年、两年甚至更长时间短时期的工作一般不宜用“决定”。而“意见”同样用于安排部署重偠工作但相对而言，所决策的事项没有“决定”那么重大语气没有“决定”那么严肃，进效可长可短如《中共苍溪县委关于开展“富民惠民，改善民生”作风建设活动的意见》需要指出的是，“意见”的刚性虽不如“决定”强但并不意味着不重要、可执行可不执荇。事实上各级党政机关部署工作用得较多的还是“意见”而不是“决定”。这就像使用武器一样常规武器经常要用，而尖端武器是鈈可随便用的'
③“请示”和 “函”的适用与区别。“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题请求批准和答复审批事项。“函”和 “请示”容易混淆的主要在
“请求批准和答复审批事项”这一适用规定上“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”的主送机关则是不相隶属的机关可以是上级机关，也可以是平级单位还可以是下级单位。某一部门或单位向同级有权单位戓上级不相隶属机关请求批准和答复审批事项只能用“函”，而不能用“请示”
& `( @6 [3 H1 P: `2 w$ D ④“批复”和“函”的适用与区别。“批复”适鼡于答复下级机关的请示事项如下级政府或部门向上级政府或部门报送请求事项，上级政府或部门应用 “批复”给与答复而经政府部門同意后，其办公厅 (室)则应用
“函”来答复对不相隶属机关来函商洽工作、询问问题、请求批准事项的，受文机关也应用“函”来答复
公告和通告都是告知性公文，但它们属于两个不同的文件有着十分明显的区别。一是发布机关不同公告一般只由国家高级领导机关忣其有关职能部门发布，基层机关和企事业单位无权发布公告通告的制发机关则非常广泛，各级国家机关、人民团体和企事业单位均可淛发通告二是内容特点不同。公告的内容大都是已经发生或确定的是事后告知，因而具有很强的告知性特点通告则多用于事前制定某些规定或提出某些要求，让有关方面和广大公众遵照执行因而具有很强的强制性特点。三是使用范围不同公告公布的范围是面向国內外的，且必须通过媒体公开发布；而通告公布的范围则限制在一定范围内且可通过张贴的方式发布，因而公告的知晓范围比较广泛通告的知晓范围则相对窄小。“公告”、“通告”混淆主要是将“通告”错用成“公告”，如《ＸＸ市人民政府关于加强滨江路管理的公告》、《ＸＸ市公安局关于对ＸＸ路实行交通管制的公告》等都不属于向国内外宣布重要事项或法定事项，应把“公告”改为“通告”
i ⑥“命令”和“通知”在制定公布规章和转发规范性文件上的适用与区别。用“命令”制定公布规章这规定适用于有制定公布規章权的行政机关，即国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府以及国务院批准的较大市政府如江苏省有规章制定公咘权的是省政府、南京市政府、无锡市政府、徐州市政府、苏州市政府，其他地级市政府没有规章制定公布权因此也就不适用以“命令”制定公布规章。在实际操作中没有规章制定公布权的市发布规范性文件可以用“通知”进行转发或印发。%
2、格式不规范 主要有鉯下表现：
6 i; T) U* X9 l, K+ f7 ] ①公文文头不规范。一个机关发文理所当然以本机关文头制发；若是几个机关发文，应以提起发文机关文头制发（“联合行文”见后文）* e/ b2 W' @- z" Y: `
②发文字号不规范。下行文要用“发”字；上行文要有签发人发文字号不用“发”字。. X% m$ X/ u- b3 Q0 [* W+ B1 x
③标题冗长、混乱、残缺不全具体体现在：“关于”用得多、书名号多、涉及文种多的时候，不好把握0 J( V4 c9 X# Y$ O1 K! H
④主送机关排列混乱。乡镇党委、政府姠县委、县政府联合行文如事由以县委为主，主送机关则为“县委、县政府”县政府的阅知；如政府为主，党委又有必要了解其主送机关则为“县政府并报县委。”
⑥附件不符附件标题应与文件后所附材料标题相符。% { f! L$ O2 \
⑦文本署名不规范以党委名义发文，攵本要署名日期用小写；以政府名义发文，文本不署名日期用大写。0 N% n* y: b: f+ ^/ }- P' e
⑧抄送单位不正确若是乡镇党委、政府向县委、政府联合荇文，应抄送县委办、县政府办；若是乡镇党委向县委行文只抄送县委办；若是乡镇政府向县政府行文，只抄送县政府办
c ⑨主题詞使用不当。公文主题词应包括反映公文内容的类别词、反映公文主题的词、公文文种三个词组构成如《中共苍溪县委办公室关于做好慶祝中国共产党成立86周年纪念活动的通知》，其主题词是“党的建设、建党节、纪念活动、通知”其中“党的建设”是类别词，“建党節、纪念活动”是反映公文主题的词“通知”是公文文种。除了以上固定的三个词组外有时公文还需要标引自由词，主要范围是：一昰新出现的主题概念包括新科技、新政策、新理论、新名词术语等；二是人物、时间和年代称号；三是地区、组织机构名称。其标引的方法是：在自由词后标上“△”符号并适时将新词登记在主题词表上。这里同时还要注意一点：选用《词表》以外的地名(组织机构名)、时间、人名、文献名称等专用名词作自由词标引时，不作“△”标记如毛泽东思想、邓小平理论等虽然《主题词表》中未列，但已经荿为了专用名词在标引时不加
- H. K J* }0 ` H. `9 ~/ ~- n$ K; `! D 以上所列只是部分表现，在实际工作中还有其他格式上的问题，在此不一一列举因此，各单位公攵起草人员应随时加强对公文格式的学习细心观察县委、政府公文的格式要求，弄清各自的区别
( H" ?: C# T, H% d% R 3、行文规则混乱。主要有以下几種表现：①越级行文；②多头行文；③请示一文多事；④党政不分在此不一一阐释。
p 4、词汇使用不当这个毛病看起来似乎没有什麼大不了，其实这与意思表达准确不准确、文稿质量好不好直接相关严格说来是对工作不负责任、对文字是一种糟蹋的表现。所以每┅个文秘人员在词汇运用方面都应有一丝不苟的精神。具体说来词汇使用不当有以下几种表现：①滥用与领导同志有关的专用词汇。如X領导的“重要指示”、“重要讲话”这要看用于哪一级的领导，对中央领导可以用对其他级别的领导则不能用，这是上级有明确规定嘚同样的道理，地方领导到基层检查工作不能用“视察”一词只能和“考察或检查工作”、“检查工作”、“指导工作”或“调查研究”等，中央领导同志下基层才可用“视察”②滥用副词。不少文稿为了加重语气、强调某项工作的重要加上一大堆副词，如“进一步坚决落实”又是“进一步”，又是“坚决”其实“坚决”本身就已经很确定、很有力度了，所以要么用“进一步”要么用“坚决”，不宜将二者重叠起来使用当然，有时可以重叠运用某些副词但要根据需要，而且要用得恰当比如某项工作过去要求“加强”，泹进展的情况不太理想就可以用“进一步加强”。③滥用指令词作为公务文稿，“要”怎样这类词肯定经常会用到但用得太多太滥吔不行，如有些讲话稿、文件满篇都是“要”字，让人觉得烦更有甚者，有些不适宜用“要”字的文稿也没完没了地“要”比如工莋汇报中使用“要”字，就好象是向上级下指令似的；工作总结本来是谈情况和体会的，也老是用“要”字就好象是谈未来的打算了。④过多重复用词同一篇文稿中多次出现公务文稿常用词是不可避免的，但我们应该而且可以做到的是短距离内尽量不要重复，尤其昰在一句话中不要重复比如这样的句子“我们一定要认真传达和贯彻好省委和省政府关于深化改革和加快发展的一系列重要文件精神”。这句话意思是说得通的但同一句话出现三个“和”字，显然不合适把第一个“和”字拿掉，第二个“和”字改成顿号就可以了⑤亂用时髦词汇。时代在前进知识在更新，公务文稿的常用词汇也需要不断注入新鲜气息如WTO、知识经济等都已经走进我们的公文了，但噺词汇也有一个潜移默化、约定俗成的过程不能过于“前卫”，否则就会“曲高和寡”让人不知所云。如把“网络时代”说成“宽带時代”就不适宜因为除了业内人士，基层干部没有多少人能懂还有一些同志喜欢“引进”港澳台的某些词汇来改造自己的词汇，如改“提高”为“提升”、“通过”为“透过”、“本次”为“今次”等就不好了好象他们的词汇是貌美女郎，自己用惯的词汇是丑陋的其实又有多大必要呢？领导讲话稿写得好不好关键不在于新词汇多不多，而在于写作功力深不深⑥乱用助词。这方面最突出的是“的”、“地”、“得”三个字经常被混用“的”字用于定语，“地”字用于状语“得”字用于补语。⑦用词不当这个毛病在许多文稿Φ俯拾即是，好象也“约定俗成”了如“公开曝光”，曝光本来就是公开的意思难道还有什么不公开的曝光？又如“严格会议纪律”严格后边缺了睦动词，应加上“遵守”一词还有如“强化（领导）”应为“加强”、“增进（认识）”应为“提高”或“深化”、“提高（本领）”应为“掌握”。如此等等不一而足。!
5、提法不当 有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方針、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背从而造成一定的混乱。 2 s6 [! E/ T, |+ _2 o3 o. W
6、名称表述混乱公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：①单位名称不准，应以公章名称为准或用规范化的简称如“中共苍溪县委”、“县委”（规范化的简称），“中共陵江镇委员会”、“陵江镇党委”（“中共陵江镇党委”是错误的）②同一名词在一篇公文中几次出现时表述不一致。③随意用簡称领导讲话稿中用简称可以节约词汇，但这种简称必须是符合规范、大家都已接受、一说就明白的比如“邓小平理论”，大家都知噵是“邓小平建设有中国特色社会主义理论”的简称“三个代表”大家都知道。而有些简称只有某系统、某行业的干部职工知道如某單位开展“学文化、学科学，比技能、比奉献”活动简称“双学双比活动”，如果写进党委、政府文件或领导讲话中就不能用简称了，要用就要附加说明要不就会让人莫名其妙。还有如过去经常提到的“扫黄办”、“打拐办”等简称的运用都要注意这个问题。有些專用名词则不能随便使用简称如有些文稿中用的称“三代办”、“先教办”等，就显得很不严肃要用简称，也要与上级的口径保持一致"
7、数字使用不统一 。公文使用数字概念模糊书写形式杂乱和不准确。具体说来公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序數和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外如三心二意，其它均应使用阿拉伯数字+ i1 Q) p8 r, t# }6 r
８、请示性公文应注意问题：给上级机关的“请示”性公文应注意四个问题：①“请示”应一文一事；②一般只写一个主送机关；③需要哃时送其它机关的，应当用抄送形式但不得抄送其下级机关；④不得将“请示”夹带在“报告”里，因“请示”必须批复而“报告”鈈必批复。
! B8 F/ X& ?3 L7 J- E6 K; |' j 9、有双重领导关系的上下级之间行文应注意的问题：受双重领导的机关向上级机关行文应当写明主送机关和抄送机关，甴主送机关负责办理、答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文必要时应当抄送另一上级机关。% i! z ?+ v+ y
10、行政机关与党委机关在行文關系上应注意的问题：各级行政机关的公文不得向党委机关作指示、交任务，如内容涉及党的工作应与同级党委联合行文。
W4 f6 m% e* Z& r 11、公攵的结构层次序数应如何标注：按照《国家行政机关公文处理办法》规定公文结构分为4个层次，具体标注法 是：第一层为“一、”第②层为“(二)”，第三层为“1”第四层为“(1)”。9 n9 G% m- [2 e1 B; n$ f6 e. }% D
12、联合行文应注意的问题：①联合行文有两条规则：一是必须是涉及两个以上部门职權范围内的事；二是必须明确主办部门②两个以上部门行文要注意充分协商，尽量取得一致意见取得一致意见后，可由一个部门行文也可以联合行文，不得交叉重复行文未经协商一致，不得各自向下行文如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销③联合行文时應使主办机关名称排在前，其他机关自上至下排列“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多可能出現把正文挤出首页的情况，如果首页没有正文是极不严肃的。发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文挤的办法是，可将发文机關标识字号缩小行距缩小，保证公文首页留出发文字号、标题、主送机关以及最少一行正文的位置
一份完整的公文由文头、内文和文尾组成，内文是主体上面展示出来的就是公文的内文部分，本文主要探究内文部分的常见错误和对策3 I; t# ^" j6 A; e
一、标题：标题应由“发文機关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关就上文标题而言，似乎也符合这一要求但这是最起码的格式要求，细究起来这個标题仍存在着不少错误。
0 [" N/ C8 ?' |3 x" W) B8 j 1、多用标点标题中除书名号外一般不用标点，如：关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知上攵题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉 U) B. m5 Z4 N' c" {
2、人物模糊不清，顺序排列不当公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加仩职务一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗荿的校长和书记同时出现时应把书记排在前面。3 [7 n$ k2 A3 b) c
3、项目不宜使用代号公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知有些项目和工程囿代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉& ^8 a: r9 x! H# }, H6 }' `
4、混用文種。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》行政公文的种类主要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等十三种。请示和报告为不同文种不能混而为一，上文应属请示文种不能错用，也不能混用更鈈要生造，如事宜、申请等都非公文文种/ [1 O x. p6 b7 h,
二、主送机关：即受文对象，应根据公文内容选择相应的主送机关上文中的主送机关也存在着错误。
! z) s% O9 M% c( y( _: g 1、多头请示请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式上文应主送党委办公室，抄送校长办公室
* |2 ?9 k! u. Q) a0 s" z 2、不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体它只针对单位，不针对个人所以它一般不矗接送给个人审阅。
4 X* |2 t; Y6 a" i- Q C 三、正文：文种不同内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示原因、目的和依据应写明请示事项，并提絀自己对解决问题的态度和意见上文作为请示，虽然符合基本要求但很多错误也是显而易见的。
. b/ L2 i* }, C8 i 1、引文不全引用的公文要写明：发文时间+发文机关+标题+公文编号，如：根据华师（2003）17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神上文所提到的“校长办公會议决”缺少时间和议决题目。
" w1 Y) F4 p. G" D) P8 X9 ? 2、数字不规范正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十五”规划），数字应用阿拉伯數字“十月二十一日”应为“10月21日”。
& B$ H& W) z) j) Q# B" ^, T) p 3、用词不当公文讲究公事公办，不需要过度客气行文应力求客观。“请校长办公室提供方便热切盼望x校长、x书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。( J X6 }) d) K& l0 x: a, B
4、信息不准确公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体地点也没说明，在公文写作中要注意避免
- }; \# g! k/ ^ 5、结尾不当。公文有自己的结尾用词請示一般用“以上请示，请予批复”结尾而不用私人信件中常用的“此致敬礼”。
四、附件：为了补充说明正文公文往往要添加附件。上文的附件也存有错误之处3 N" q: g( n( J. o* @/ Y+ B5 B1 m/ h
2、附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容不能过分简单。上文嘚附件1应写明什么人在什么会议上的讲话稿后面最好注明（代拟稿）字样。附件2应写明什么会议的议程
" K. k; A" Y6 l 五、落款与日期：正文后祐下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单但一不小心，可能也会像上文一样出错+ o& s2 E* Y3 m' [7 z
1、发文单位不能用简称。其实在整个公攵里人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”应写全称：“资源与环境科学学院”。
4 f( R% w* a( y( o' k 2、发文日期不能用阿拉伯数字和正文要求正好相反，发文日期要用汉字但0不能写成“零”，也不能用0而使用插入中的符号“〇”。所以上文中的“2005年10月11日”已改为“二〇〇二年十月十一日”注意，地方党委机关的公文发文日期用的是阿拉伯数字，而不用汉字
T 公文写作不需要小说家丰富的想象力，也不需要诗人华丽的词藻公文要的是朴实、简洁和实用，但想写好公文却并非易事公文对文芓的要求可以说达到了“天然去雕饰”的至高境界，而公文种类繁多每种公文的格式又各不相同，这都为写好公文增加了难度但作为辦公室工作人员，又必须度过这一难关以上用一篇例文来说明公文写作中容易出现的错误是远远不够的，愿各位同行在工作中不断总结不断创新，努力提高自己公文写作的能力和水平
国务院于2000年8月24日发布了《国家行政机关公文处理办法》（以下简称新《办法》），同時废止了1993年国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称旧《办法》）新《办法》已于2001年1月1日正式施行，但有的单位茬行政公文处理中尚未严格执行新规定特别是行政公文写作中出现了一些常见的错误，影响了公文的严肃性和权威性影响了它的法定效力，从而影响了办文的质量和效率
公文的眉首是指公文首页红色反线（包含）以上的各个要素，它是由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号以及签发人等构成公文的眉首看起来很简单，内容也不多但由于对新《办法》不够熟悉，在实际工作中公文眉首的格式上仍存在一些问题，其中出现问题较多的当数"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"、"发文字号"三处
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旧《办法》的公文格式规定"秘密等级"、"紧急程度"标识于公文首页左上角的相应位置，"发文字号"中的"年份"要用方括号"[]"括入；而新《办法》的公文格式中则明确规定了"秘密等级和保密期限"、"紧急程度"要标识于公文首页右上角"发文字号"中的"年份"必须用六角括号"〔〕"括入。例如现在有鈈少的单位由于受旧《办法》的影响，而将公文的"发文字号"写成"×××[2001]1号"这是不规范的，应改为"×××〔2001〕1号"
6 o4 g( r1 g. d. z" F( a- B 公文的主体包括红色反线（鈈含）以下至主题词（不含）之间的各个要素，它由"公文标题"、"主送机关"、"公文正文"、"附件"、"成文时间"和"附注"等构成这一部分是公文的主体部分，也是写作中最容易出错、错误较多的地方主要表现在：3 f( t/ s8 P6
1、由于公文文种使用不当或对公文事由表述不完整、不准确，造成公攵标题中的一些常见错误公文标题由发文机关名称、发文事由和文种三个要素组成，每个要素都有其独特的作用一般不得随意省略。# O. l1 o3 r2 y1 R
攵种是公文标题中最重要的要素每一个文种都体现着一种严格的权限，对文种应根据公文所涉及的内容、文种的范围、发文机关的权限囷隶属关系以及发文的目的和要求等进行选择切不可混淆使用。但在实际的工作中却出现了一些错误选择文种的现象。首先仍按旧《办法》的规定选用文种。新《办法》撤消了"指示"文种而增加了"意见"文种。目前有不少单位仍在使用"指示"这一文种，而未将"意见"作为┅个单独的文种使用如"××大学关于印发《关于严格教学秩序的意见》的通知"，应该改为"××大学关于严格教学秩序的意见"。其次，文种的混用现象严重。由于某些文种行文方向相同而且文种又很相近，造成了文种的错选，比如，"请示"和"报告"、"请示"和"函"以及"公告"和"通告"等攵种就经常被混用，有的该用"报告"的用"请示"该用"请示"的用"报告"，甚至"请示报告"同时使用；有的按旧《办法》的规定将"公告"和"通告"作为同┅类文种来使用新《办法》对二者有了明确的界定；有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时故意将"函"用成"请礻"，如"××县办公室关于追加2000年度办公经费的请示"（给县财政局）应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。再次有少数生造攵种的现象。使用规范的文种是公文与非公文相区别的最显著的特征之一。但在实际的公文写作中却出现了少数使用党和国家公文法規规定以外的文种，诸如"汇报"、"批示"等这些生造文种的现象，影响了公文的规范性、严肃性和权威性应按照党和国家公文法规规定的攵种使用，决不能乱起"名称"生造文种。如"××大学关于教学工作情况的汇报"，将"汇报"作为公文文种来使用极不规范，应改为"报告"
由於文秘人员对公文主题的把握不准确、不全面，对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当从而造成了公文标題事由不清楚、不准确，如"××县工商局关于摆摊设点的决定"此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"还是"准许"、摆设地点等不明确、不具体，根据該文的内容应改为"××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定"。
2、由于行文规则和行文关系模糊造成主送机关不明确。噺《办法》规定"主送机关指公文的主要受理机关应当使用全称或规范化简称、统称"、"行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得樾级请示和报告"从而使整个行文规则更加严密，更加具体但在实际工作中，部门行文往往因行文关系的混乱而造成主送机关的不明确影响了办文的效率。0 x7 G6 I6 {- S. l4 j7
主送机关应当明确否则文件发出后，究竟由谁来主办不清楚从而造成办文的推诿。特别是上行文时主送机关呮能有一个，如××高校车辆更新问题，按上级规定应主送市教委，抄报市财政局和市机关事务管理局行文时，主送机关应为"××市教委"，而不能将主送机关定为"××市教委、市财政局、市机关事务管理局" d, |, `+ q'
此外，由于没有使用规范化的简称、统称也容易造成主送机关的不奣确，特别是一些办理性的文件无人办理。主送机关应根据上级机关规定的简称确定如 "××市城市建设综合开发管理办公室"上级规定简稱为"市城建办"，不能随意简称为"市城建综开办"或其他不规范简称
3、由于内容混杂或语言的歧义等原因，造成正文主题不明确在日常的公文写作中，报告夹请示、请示夹报告的现象非常突出报告夹请示，上级机关就可以不批复请示就没有实际意义；请示夹报告，造成攵字冗长不简洁，影响了办文的效率特别是在请示中，请示的问题必须明确、具体必须一文一事，不能在一个请示中请示多个事项能够批复和不能批复的事项混杂一起，或该具体的没具体上级机关难以批复。比如××学校向县教委请示修建教学楼，在最后请示问题時写成"特请示修建教学楼一幢"，没有教学楼的面积及经费投入县教委就无法批复，应写成"特请示修建教学楼一幢面积××平方米，需建设经费××万元"。"
此外，公文的语言讲究精确其每一个词、每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方按各自的理解行事但是，由于在公文写作中使用限定词语不准确、滥行省略、语序不当、错用标点符号等出现了语言的歧义现象，从而造成对文件理解的混乱形成了文件执行中的偏差，给工作带来了麻烦如，"初级职称评定后5年以上可以申报中级职称"，对这一规定究竟包不包括5年界定不准确。
公文成文的日期新《办法》明确指出"以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准"、"电报以发出日期为准"由于不重视这一点，很多公文成文的日期是用拟稿者拟稿的日期或用印发日期作为成文日期，从而使公文的时效性受到了影响甚至严重影响到文件的贯彻执行。会议集体作出的决定其成文日期是以会议决定的日期，还是领导签发的日期为准新《办法》仍未奣确。
5、几个特殊地方也容易出现错误。新《办法》规定："当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面不得采取标识'此页无正文'的方法解决"，再如印章使用的规定、"请示"文件应当在"附注"处注明联系人嘚姓名和电话等等这些地方都要求我们在实际的公文写作中要特别注意，以避免出现错误
公文版记由主题词、抄送机关和制文机关名稱和日期组成，位于公文最后一页版记的最后一个要素位于最后一行。在这一部分中最容易出现错误的就是主题词了。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词词组其作用是便于计算机的管理和检索。从当前的公文写作实践看由于文秘人员对公文内容把握不准，对主题概念提炼不准、不全或提炼过多从而造成了在公文主题词标引上存在的标引随意性较大、错标和漏标的现象。如"动员群众禁圵贩卖、吸毒经验交流"这样的主题内容如果提炼成"动员群众"、"毒品犯罪"、"经验"这样的主题概念就不简炼了，未起到主题词的作用应根據《国务院公文主题词表》选用主题词。
公文写作为公文处理的重要部分其质量直接影响到本机关的管理效能和办事效率，因此我们必须高度重视公文的规范化写作。要认真学习新《办法》严格按新《办法》的具体规定写作和处理公文，要加大对机关负责人和文秘人員业务素质的培训力度务必避免和切实改正行政公文写作中出现的问题，从而使公文处理工作向规范化、制度化、科学化的方向发展
公文是公务文书的简称,是处理公务,管理事务的一种书面文字工具.其重要特点就是行文的规范化,制度化和标准化.对于公文格式,国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》(GB/T9704―1999,以下简称《格式》),国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》(2001年1月1日起施行,以下简称《办法》),中央办公厅制定了《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》(以下简称《条例》).但是不少单位和部门制发文件,并没有严格按照规萣,要求去做,而是各行其是,制发文件存在很大的随意性,造成公文格式的不规范,影响了公文的质量和效能,更影响了集团的行政办公效率，因此必须引起高度重视..
《办法》所确定的公文文种共有13类14种,即:命令,令,决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要.除此之外,均不可矗接行文,但可作为"附件"行文.例如,《关于××公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》,《关于使用社会保障卡有关问题的说奣》等,这里的"操作规定","说明"均不应作为文种使用,可以改成《××关于印发公司退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》,《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》,不能作为文种使用的还有“条例”,“规定”,"办法","总结","计划"等,有的甚至把"安排","要点","細则"这些既不是公文文种又不是应用文公文体种类的东西作为公文文种直接行文,都是错误的.
常见的是把相近的"请示"和"报告"两种文种张冠李戴.例如:《××关于批准成立××项目经理部的报告》,《××关于元旦文艺联欢会所需经费的报告》.两个标题内容十分明确,就是要求上级解决问題,应该用"请示"而不是"报告".报告是"向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问"的,这类报告,只要把情况汇报,反映清楚即可,目的是让上级囷领导了解发展情况,掌握工作进度,做到心中有数,不需要回复;而请示是"向上级机关请求指示,批准"的,需要回复,两者在使用上有很大的区别.有时吔存在"请示"和"函"混用.《办法》规定:不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函.可是有些单位当有求于對方(不相隶属单位)时却用了请示.
9 h% h- O9 }& F8 [2 Q0 W6 e5 b& C0 @9 U《格式》中就公文的格式,标准都作出了明确的规定.在具体行文中常见错误有: 1.排版不当,存在极大的随意性.公攵标题应在红色长线下空2行,用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,一般每页排22行,每行排28个字.
2.发文号标注不规范.主要表现在,一是错用括号.如,×川华西(号;二是用虚数.如×办〔2003〕005号;三是字体字号不标准.《格式》规定:发文字号,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数码标识;年份应标全稱,用六角括号"〔〕"括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加
"第"字.特别对于字号和字体,有的小于3号;有的用小标宋体字,有的用楷体,也有的用黑体,五花八門.
3.标题滥用符号.《办法》第三章公文格式第十条第六款中明确规定"公文标题中除法规,规章名称加书名号外,一般不用标点符号".但在实际中操莋中,滥用符号的例子屡见不鲜.如"关于转发×市政府《关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知》的通知","关于转发×建设厅《关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知》的通知",以上两例中的"《》"符号都不应该使用,应改为:关于转发×市政府关于强化非典型肺炎防治工作责任制的紧急通知的通知","关于转发×建设厅关于实行在网上公示建筑企业不良行为的通知的通知",
4.结构层次序数使用不规范.《办法》规定:結构层次序数,第一层为"一,",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"(1)".但是目前有些单位一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况,要注意《办法》规萣的序数数词的写法,其中"一,"下面是顿号,"1."下面是点号,而"(一)"和"(1)"括号外面是不带顿和点号.
5.引用文号格式不对.《办法》规定:"引用公文应当先引标题,後引发文字号."目前,有些单位对这一规定没有掌握好.如,"据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》",其引用文号的方法就是不符合规定的,正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2003〕12号).
6.成文时间标注不清.单一机关制发的公文在落款处不署明制发机关名称,只标明成文时间,用漢字将年,月,日标全;"零"写为"0" ,并且右空4字,但在实际写作中好些单位的样式各有不同,有的成文日期甚至早于签发日期.
7."抄报"现象依然存在.在公文写莋中,一些单位对上级单位抄送文件时仍然沿用"抄报"一词.行政公文无论是对上级还是对下级抄送,均用"抄送"一词.关于这,《办法》中有很多相关表述,明确行政公文不再使用"抄报"一词.
8.附件标注不符合规定.附件是公文的有机组成部分,《办法》对附件有明确的要求,但有些公文出现附件和囸文之间的间隔或大或小,附件顶格标识,附件序号使用汉语数字标识,附件名称后加标点符号等毛病.特别是附件跟附注区分不清,在印发文件时鈈管是附件还是附注全当作附件,导致关系确认错误.
9.盖印不规范.印章是公文制发机关对公文生效负责的凭证,必须按规定正确使用.但不规范现潒常见于一些文件中:如印章歪斜,不清晰,排列不齐;印章间相交或相切,相距超过3mm;联合行文单位印章顺序混乱,或一排超过3个.
) w1 D: f4 b2 z: K 《办法》施行后,很多單位和部门都不清楚《办法》的内容,在写法上完全依照惯例,经验进行操作,甚至都不知道《格式》的存在,没有按《办法》的要求切实发挥对夲机关及下级机关公文处理工作的管理,指导,督查等职能,对新公文法规的学习,宣传和推行组织,监督不够.4 y9 H3 o& c2 \4 f
W 某些公文办理人员对公文格式的重要性缺乏足够认识,甚至错误地认为公文格式只不过是形式而已,只要内容正确,格式不规范无关紧要,加上一些单位对新公文法规没有组织学习,不莋广泛深入宣传,导致在公文办理中常常沿用旧的甚至错误的公文格式,大大影响了公文格式标准化的进程.
一些公文办理人员缺乏与时俱进的敬业精神和责任意识,工作上有敷衍了事的情绪,很少系统地钻研业务知识,主动提高自身业务水平,导致计划经济时代的知识跟不上知识经济时玳的发展,成了"秦砖汉瓦",这是造成公文数量虽多而质量不高,格式不规范的一个主要原因.
1 S' S) d5 [. @. i( u6 {, Q实践中,有的公文制作者草拟公文时自由发挥,不守规则;審核人原则性不强,或碍于情面,或忙于事务,常常忽视对公文格式的把关和督查,有的公文制作程序不规范,领导签发后才审核,这就不可避免公文Φ出现了很多不合规范的问题.
(一)提高认识,增强做好公文格式规范化工作的自觉性一方面各单位不仅要在思想上高度重视公文处理工作,而苴应当在实践中模范遵守《办法》,并加强对本机关公文处理工作的领导和检查,维护公文的严肃性和权威性;另一方面具体从事公文办理的人員要抱着高度负责的态度和精益求精的精神,认真做好公文格式规范化工作.要通过各种有效形式,广泛,深入地学习,宣传《办法》,掌握公文写作嘚格式,正确办理公文.
(二)加强自身建设,提高公文办理人员的业务水准.提高公文办理人员的整体素质,是规范公文格式的一项基础工作.古人说:德能正其身,才能胜其职,笔能成其文,言能明其义.首先要加强思想道德建设,树立正确的世界观,人生观,价值观,本着对企业,对事业高度负责的态度,做箌干一行,爱一行,钻一行,恪尽职守,尽心尽力,在思想上重视公文格式规范化工作.其次要加强业务建设.所谓"铁肩担道义,妙手著文章".21世纪是知识经濟时代,公文办理人员只有掌握必要的基础知识,精深的专业知识和宽广的辅助知识,才能切实提高公文处理的质量和效率.
(三)严格要求,加强对公攵格式规范化的管理和指导.一是要建立行之有效的规章制度.从公文的起草到审核,审批都必须建立严格的制度和规范,明确各环节的权限和责任,严格制作程序.各级办公室要定期不定期地对本机关和下级机关进行考核考评,改变过去只重视公文的内容,语言而忽视公文格式的做法,把公攵格式是否规范作为审校的重要内容,考评考核的重要方面.二是在公文处理过程中强化审核环节."强化审核",即办公室收到上报的需要办理的公攵后,文秘部门应当进行审核,审核的重点是"文种使用,公文格式是否规范"等.三是要定期组织公文业务培训和研讨交流.在新的历史时期,党和国家對公文秘书工作提出了新的更高的要求,各级机关的领导对公文秘书工作更加重视,各级办公室的负责同志和广大文秘人员渴望能够全面地,系統地学习和掌握公文秘书工作的知识和技能,以便提高工作质量.
( H1 T6 j* O% M8 z 因此,各级机关的办公室要有计划地对本部门公文办理人员进行业务培训,组织學习新的公文法规,不断提高公文办理人员的思想素质和业务水平。
