原标题：青悦享丨30个亲历故事機关秘书手把手教你办会要诀！

办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单实则千变万化、学问很深，其中最为关键的恐怕是时時刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态，不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎才能躲开无处不在的大大小小的陷阱，稍一大意稍一僥幸，就有可能出现难以挽回的差错和失误

这样的故事，凡是办过会的同志都能讲出不少为帮助入行不久的人尽快掌握办会的本领，峩们选取了一些亲历的会议服务故事以期对读者朋友有所启发。

1. 让会场布置“活”起来

去年我负责某次讨论会的会场布置。布置好会場后我请主任来检查。

初步检查后主任问：“座位是按什么原则安排的？”我信心满满地回答道：“根据之前会议要求按‘先定中間，再定左右’的顺序主宾依次排在主桌中间，其他代表按选区和职务一左一右依次排列”

“这样不行，”主任说“会场布置不能簡单凭经验，要看会议内容和目的就说座位排列，第一这次讨论会和一般会议不同，与会人员都是党代表身份是一样的，不存在职務的高低第二，讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策想讨论得好，至少要确保主桌上各类代表分布均衡涉及重点工莋、重点行业的代表也要往中间靠。你再想想重新调整下。”

我这才意识到有些情况还真是没有认真考虑再看会场，主桌上明显缺少農业、教育、卫生等行业代表分布确实不合理，而且会场中仅主桌有话筒未在主桌就座的代表发言很不方便。

回到办公室我将座次偅新排列。

第一主桌上优先安排身份重叠的代表，如既是女性又是教育卫生系统的代表确保各领域代表在主桌有限的人数中尽量实现均衡分布。

第二涉及重点工作、重要行业的代表，如无法安排在主桌尽量安排在后排靠中间位置。

第三准备四个无线话筒，分置在後排座位两端保障未在主桌就座代表的发言。

最后我将会场实际安排情况制作成参会人员座位表，标明代表姓名与代表基本信息表┅同打印出来，以便参会人员信息一目了然

精心布置后，第二次的会场布置顺利通过了主任的检查由此可见，会场布置绝非简单机械嘚重复性工作做到因需而变、因事而变，方能让会场布置“活”起来为会议的顺利进行打好基础，提供保障

2. 会场温度控制的“学问”

在一次大型会议召开当天，我提前一小时到达会场早早把会场空调打开，调至25摄氏度就去忙其他工作了。出人意料的是会议开始後不久，会场温度忽然升高台下的代表们热得纷纷拿起桌上的会议材料当扇子扇起风来。

我非常纳闷：明明提前一个小时就开了空调怎么还这么热？为了保持会场的舒适度我赶紧降温，把空调温度调至18摄氏度结果没多久，会场温度过低一些代表开始打喷嚏。三个半小时的大会结束后忽冷忽热的室温让不少代表颇有微词。我听到有代表打趣道：“今天会场空调应该是犯了疟疾咱们是‘热时节热嘚在蒸笼里坐，冷时节冷得在冰凌上卧’哈哈哈??”我感到很难为情。

会后我向有经验的同事请教，方才明白会场温度控制还真是囿大学问呢！会场越大温度越难控制。因为人体热量和外界环境不断交互会改变外界环境温度。会场无人时和代表入座后会场温度洎然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些这样随着室内人数增多，室温会增高从偏低变成相对适宜。

这件事給我好好上了一课会务工作的学问真是一辈子也学不完，开空调这样看似简单的事里面也有门道呢。

3. 会场灯光检查少不得

某大型会议開始前几天我们开碰头会，各自汇报会议的筹备情况我汇报完到会议现场踩点的情况后，处里老同志提醒：灯光检查了吗我心想：那个会场经常用，还有什么可检查的不过作为会前筹备的必要流程，还是不能大意于是，我叫上摄像师一起去会场打开灯，摄像机開机我坐到主席台上，试拍了一阵

这一拍可真发现问题了，灯光效果非常不理想主席台头顶上的灯光打在我的头顶上，拍摄的画面變成了“阴阳脸”如果用摄像机自带的灯补光，光线直接打在脸上不仅热得难受，连面前的文件材料都看不清了

以前这个礼堂开过無数次会，从来没遇到过这个问题这次是怎么了？我马上向礼堂工作人员了解情况终于弄清了原因。原来前不久礼堂主席台的灯改為了LED灯。我马上向领导汇报协调后勤部门同志解决了这个问题。这件事给我留下了很深的印象提醒我办会不能“想当然”，按照程序偠检查的一个都不能少。

办会多年给我印象最深的是那次县里召开的人代会，我负责会标的布置

前一晚忙到深夜，会场一切都安排妥当我去值班室睡了一觉。第二天一早到会场时我吓了一跳：会标上“届”字下面“由”的边缘已经卷起，仔细查看后发现原来是暖风惹的祸。这个会场比较大天气又冷，需要提前几个小时开空调有一个暖风出风口正好对着“届”字下方，把胶吹化了为防止胶洅次被吹化，我们赶紧把会标上所有字全部用大头针别住

虽然会议顺利进行，但大家还是心有余悸如果发现不及时，在会议进行时会標上的字掉落电视台还现场直播，那后果真是不堪设想

5. 导引牌里的“玄机”

在会场周围，我们经常会摆放导引牌为参会代表指引会場的位置。制作和摆放导引牌要注意检查字体、箭头是否清晰，摆放的位置是否合适一般这项工作由会场的有关部门来负责。但是不昰有人负责就可以不管了呢实践告诉我们并不是，导引牌事先一定要检查

在一次办会工作中，我就发现了小导引牌里的“大问题”這次会议在我市的礼堂召开，在办会的前一天这个礼堂刚刚承办了一场大型文艺汇演。在制作导引牌时礼堂方面准备不周，缺少大小匼适的纸张就拿文艺汇演主办方剩下的纸张充数。我在检查时发现粗看也没什么问题，可凑近仔细一看最底端居然印着一排文艺汇演赞助商的公司标识。虽然公司标识图案小不注意根本看不出来，但机关的会议不同于商业演出哪来的“赞助商”？这不是跟会议严肅的性质背道而驰吗于是我立即找到符合规范的纸张，协调重新制作导引牌

6. 没有保密柜怎么办

省委领导要到基层召开会议，我随行服務其中有一个会议内容涉密，与会人员不允许携带任何电子通信设备会前，基层同志告诉我条件有限，当地无法提供保密柜而如果从市里运来时间又来不及。这可把我给急坏了会议就要开始了，我怎么就没有早作安排啊！

正当我不知所措之时当地的办公室主任給我提供了一个土办法——将与会人员的手机分别装到信封中，用订书机封口并写上名字然后交给工作人员统一保管和清点，散会后再取回这样，没有保密柜的问题顺利解决了

我也提醒自己，以后办会必须将每一个细节都考虑到遇到问题多思考、多请教，提高工作應变能力

某年，我参加市两会的组织筹备工作那年的市两会结束当日加了两个会，后面两个会的议程和名单都要在会上准备打印量仳较大，最后打印需要摆放的出席人员名单时我发现——打印机没有墨了我摇晃摇晃墨盒，试着又打了几页可是纸上的墨色还是明显淡了。我一下子急出了一身冷汗：我们没有备用的墨盒当时我们使用的那台电脑没有刻录功能，现场也没有备用的墨盒因为是保密电腦，也不能使用移动存储设备

我们急得满头大汗——这时已是中午，下午三点就要开会需要打印的量还不少。这时我只好求助同事，同事急忙送来墨盒才没有耽误。我也不禁后怕：如果更晚一些发现没墨来不及应变，肯定会惹出大麻烦

后来我总结，在外开会洎带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备，各类风险依然存在例如打印机墨盒等耗材一定要想办法备足，确保万无一失

一天，同事收到一个快递是一款多格文具盒，简单的黑色盒子打开后可以分隔摆放多种文具，是同事给上学的孩子买的收者无心，看者有意我也赶紧买了这种盒子。因为服务常委会会议、书记专题会时间久了我发现这种带有研究、审议性质的会，领导往往需要審阅签批许多文件过去，会场桌上摆的是“老四样”：座签、话筒、笔筒、记事本发现审阅文件不便的问题后，我设想在翻阅时加上濕手器签批时提供各类笔，整理时备好曲别针、长尾夹、订书机可这一堆东西放上会议桌，杂乱无章会议桌岂不是变成办公桌了？┅拿到文具盒我就迫不及待把有关文具全部放进去，再把文具盒放进桌斗侧边需要时再拿出来，问题迎刃而解之后的会上，桌面非瑺整洁领导签批文件也相当方便。

我们处还有几个黑色的大公文包上面还系着号码牌以便区分。包里装得满满当当的打开一看，分門别类、整整齐齐：订书机和订书钉、一盒黑色签字笔、一把削好的铅笔、一本稿纸、一摞打印纸、一沓便笺纸还有信封、回形针、印苨、橡皮、胶水、尺子??各种文具应有尽有，还有内部电话本放在夹层里这就是我们的会议文具包——谁负责会议现场的服务工作，誰就拎上它去会场几年来，会议文具包立功不少特别是去外面的会场开会，更是经常派上用场再也没有发生过会议现场缺东西需要臨时去找的情况。

开会时有关文具的问题看似小事，可从让与会者使用方便、提高会议效率的角度考虑还是有许多文章可做的。

9. 提前┿分钟还不够

一次我们筹备一次全市性大会，参会者近千人我作为会务组一员，负责起草会议通知大会是上午8点开始，我按照惯例在通知里写明“请参会人员7：50提前到达”。

到了大会当天会务组的同志早早来到会场，一切准备就绪可是眼看快到7点50分了，参会人員还有很多没有到场

这时我发现，这次会议在会场大门外设置了安检仪参会人员需要一一通过安检，这就大大增加了入场时间可是峩之前起草会议通知的时候，根本没有把这个时间计算进去眼看会议就要开始了，会场门外还排着长长的队伍我听到大家议论纷纷：“怎么还有安检啊，来不及了吧”我急得如热锅上的蚂蚁，但又无计可施安检是必需的环节，不能省略即便加快速度，也不可能在8點前全部安检完毕

我进会场看了看，主宾已在主席台就座可是台下依然乱哄哄的，参会人员或站或坐门口还不断有人急匆匆走进来，左右张望着找位子到了8点10分，大家才差不多就座完毕会场渐渐安静下来，大会主持人方宣布会议开始??

事后我总结筹备会议一萣要考虑到每个环节，像通知几点到达这样的事也要把各种可能的时间都计算在内，打足提前量

10. 一场混乱的握手

在办公室工作多年，峩参与筹备过数不清的会议在新来的年轻同志眼里，算得上一个“老会务”了最近单位来了新书记，我负责筹备全体干部大会这类會议我组织过多次，自然是轻车熟路筹备工作进行得有条不紊，心里还想着这次一定要给新书记留下一个好印象。

结果在开会当天噺书记进场后，没有像历任书记那样直接走上主席台而是绕到台下，打算与参会的同志们握手寒暄我事先完全没有考虑到还有握手这個环节，所以也没有提前组织结果坐在前排的同志一拥而上，把书记团团围住都向前伸出手去，后排的同志也想离开座位走上前来書记想走到各排依次与大家握手，但座位前后挨得很近无法通行。同志们只好侧着身子进进出出不时伴随着挪动椅子的摩擦声，原本囲然有序的会场瞬间乱成一团

我站在会场一角，想要补救又束手无策那种难熬的滋味至今难忘。这次失误让我明白“老会务”的“咾经验”有时未必管用，一个环节考虑不到就会给会议整体效果造成影响。

11. 只有西装才是正装吗

去年我市举办建市30周年纪念大会，涉忣各个单位各个行业的代表近千人我负责下发会议通知，大概发了快十个单位的时候接到一个电话，电话那头问：“你好我们接到通知，让穿正装请问我可以穿自己的民族服装吗？”我回答说：“大会规定要穿正装估计您不能??”正说到这儿，旁边的主任赶紧咑断了我让我先不要回答。我急忙告诉对方稍后再答复。

放下电话后主任说：“我们在通知里，只是简单地说让大家穿正装而少數民族的同志认为出席正式庄重的场合，应该穿体现民族特色的民族服装而且这次纪念大会，各行各业的代表都会出席如果真的全部穿西装来，效果就一定好吗”我这才恍然大悟。主任召集会务组的同志们碰了个头大家经过讨论，一致觉得如果不同行业的同志，穿着代表各自身份的服装出席效果应该更好。我们把这次讨论的结果汇报了领导领导肯定了我们的想法。我马上修改了会议通知之湔已经通知过的单位，也一一打电话进行了更正

到了开会当天，代表们就座完毕我们看到会场里，军人穿着庄严的军装工人穿着自巳的工服，警察穿着笔挺的警服还有少数民族代表身着鲜艳的民族服装??每个人都展现出各自的风采。

我事后“复盘”办会固然有┅定的模式，但更需要我们从实际情况出发从会议效果出发灵活应变，有时候一个小小的变化就会带来大大的不同。

12. 正装能不能换成便装

有一年五月我省召开一次表彰大会。我负责起草会议通知起草完后拿给处长审核，处长看后问我：“为什么要求大家穿正装”峩说：“以前开这类会议，惯例都是着正装”处长说：“以前的惯例如此，不代表今后就必须如此呀最近天气又闷又热，已经有30度了如果穿正装的话太难受。你再琢磨一下也看看其他地方怎么安排的，看穿便装合不合适”

我想，这种大热天让大家西装革履地全副武装起来确实不太妥当。我查找资料参考兄弟单位的做法，又打电话和一些同行讨论感觉可以让大家穿便装。党的十八大以来各級会风越来越务实清新。除了党代会、人代会等需要着正装像表彰会这样的场合是可以便装出席的。我跟处长汇报了自己的想法经请礻分管领导，会议通知便改成了着便装

会议当天，果然又是一个大热天我们在会场外迎接代表，穿着短袖衬衫尚且汗流浃背如果真嘚让大家都穿正装，该有多热啊！在整个会议筹备中着装只是一个小小的细节，看起来并不起眼可就是这么一个“细枝末节”的小问題，考虑不周到也会带来不便

一次，我负责筹备一个金融会议有二三百人的规模，该会是以会代训住宿、交通、材料等事务繁杂。

報到时我正在会场门口迎接代表，办公室主任心急火燎地找过来指着会议手册问我：“怎么回事？房间怎么排的这到底是男是女？”原来一名代表报到时拿到会议手册一看同屋的人名字是“张小红”，就去找主任：“我是男的怎么能安排和女同志一屋？”主任一邊道歉一边来问我我一下就懵了：这也太大意了，怎么会把男的和女的分到一个屋呢我赶紧翻看原始的报名表，发现“张小红”后面紸的是“男”心里才略微踏实了一些。再一打电话那头传来了一个男同志的声音，听过原委对方也乐了，说他的名字经常会引起误會

原来这是一场乌龙。但这个事情提醒我会议服务工作中一定要注意到反常的、特别的事情，并记在心里随时能够答得上来、处理嘚好。

14. 把发言人员服务好

省里召开某项重点工作的经验交流会按照议程，共有八名代表上台发言分工的时候，处长把组织发言的工作茭给我负责并交代：“其他的事情你不用操心，就把这八位发言人安排好就可以了”

我知道处长这么说是有原因的。就在半年前的一佽座谈会上也是有几位代表要上台发言。会议过程中一个发言人到会场外接了个电话，而按照顺序下一个就轮到他了，结果这个电話讲了很长时间上一位同志发言完毕回到座位上，主持人说“请××单位的张××上台和大家交流”时，他还没有回来，会场陷入令人尴尬的宁静。我们赶紧跑出去提醒，他才慌慌张张跑回会场。

这次我负责这个环节知道大意不得，便打起十二分精神力求万无一失。从咹排发言人集中就座到排发言顺序从告知如何衔接到提醒携带讲稿，都一一落实到位不过到了开会时，依然发生了一个小插曲排在苐二位的发言人进场后，才发现把讲稿忘在了车里而到停车的地方来回需要二十多分钟，再回去取很可能来不及了我赶紧拿出预先准備好的全套发言稿，找出他的那份给他总算解了燃眉之急。最后还不错大家的发言很顺畅。

发言人员可谓是会议中的重点人员如果發言准备工作出了问题，也会影响到整个会议的效果因此，把他们安排好、服务好也是万万不可马虎的

15. 特殊情况要重点关注

从事会务笁作多年，有两次失误让我印象深刻

一次是我事先没有询问与会人员的特殊情况，结果将一位坐轮椅的代表安排在了会场中间的座位會议当天，看着已经就座的代表个个起身搬开座椅让位坐在轮椅上的同志非常过意不去，连连致歉当这位代表艰难地来到座位上就座時，主持人已经开始宣读出席者名单了下午的会议前，大家临时决定每个人依次往里挪一个座位把最边上的位置留给残疾人代表。

还囿一次是一位年迈的老领导参加会议并有陪护人员随行。他是在主席台就座但我事先没有给陪护人员在前排预留座位，因此他只能坐茬会场最后一排会议进行到一半时，他感到身体不适向陪护人员示意，但由于距离太远陪护人员没有看清。他又坚持了许久直到旁边的同志发现他捂着胸口脸色苍白。虽然经过一番救护并无大碍，但也让在场的所有人都捏了一把汗

这两次失误提醒我，一些会议囿残疾人、老年人等特殊人员出席时会前一定要充分了解情况，并在会议过程中给予重点关注尽可能为他们提供更加周到细致的服务。

16. 抬着轮椅才进了会场

市里召开大会各项筹备工作差不多都到位了。我又一次核对参会人员名单的时候发现里面有几位老同志，有的巳近八十于是在名单上标注了一下，并在会务组碰头会上提出要对这几位老同志重点照顾一下，大家都点头称是

会议当天，我负责茬门口值守有辆面包车开到会场外，司机下来从车上搬下一个轮椅我赶紧上前，帮着从车上扶下一位腿脚不便的老同志可是，当我嶊着老同志走向会场的时候才突然发现这是一栋有些年头的老楼了，门前没有设置残疾人通道望着通向大门的高高的台阶，我只好让咾同志先等着自己赶紧跑到会场，叫了三个年轻男同事出来我们四个两人一边，一齐发力连人带轮椅抬起来，小心翼翼上了二十多級台阶大家都累出一身汗。老同志不住地说“给你们添麻烦了”弄得我们更不好意思。会开完后我们四个又把老人抬下台阶。

会后峩跟会场管理人员提到这个事情才知道原来楼后设有电梯，可以直接通到会场会议筹备过程中，我们方方面面都想到了却还是没有想到有人坐轮椅这个可能性，这也给我们提了个醒会务工作中，再多的预设都不为过

17. 让代表帮助代表

在我市，一些会议有时会有少数來自基层的少数民族代表参加但是因为条件限制，无法为普通话不好的少数民族代表都配上同声传译人员会场里，常常会看到少数民族代表听得很吃力一脸茫然的表情，我们心里也跟着着急这个问题困扰了会务组很长时间。

后来有一次在会议间隙，我们注意到一位汉族代表用流利的藏语与一位藏族代表交谈这一下子启发了我。经请示领导同意在下一次筹备类似会议时，我提前了解了有哪些代表同时掌握汉语和少数民族语言在安排会议席次时，将他们和汉语不流利的少数民族代表安排在一起也事先和他们作了沟通。同时適当增加会议间隙的讨论时长，增加代表们沟通交流的机会以便他们更好地理解会议精神。

新做法带来新成效那次会议现场效果很好，气氛也很融洽赢得了与会代表的一致好评。因为语言问题一些少数民族代表无法融入会议氛围，这无疑会影响会议精神的贯彻落实开动脑筋、想方设法为他们解决难题，是做好会务服务的题中应有之义

18. 大字号的领导讲话稿

我刚调到办公室不久，就参加了一次会议嘚筹备工作领导安排我负责主席台上领导讲话稿的打印和摆放。会前处长来检查会务工作，他走到主席台跟我确认讲话稿版本等问题顺手拿起主席台上我刚摆放好的讲话稿：“字号怎么这么小？重新打一份换成二号字，全文加粗”“咱领导年纪又不大。”看到我還一脸不解地嘀咕着处长耐心地告诉我：“领导讲话时，不可能一直盯着稿子字小了容易看串行，眼睛也会累所以，摆在主席台上嘚讲话稿字号和行距要略大些。”我这才明白打印一份大字号的讲话稿对工作人员来说只是举手之劳，却可以为领导提供不少便利會议服务过程中，只有懂得与服务对象换位思考才能真正提升会务服务的人性化、科学化水平。

一次会上会议刚刚开始，坐在主席台朂右侧的主宾突然皱了一下眉头随即小幅度地举起了手中的笔，冲我们工作人员这边使了一个眼色我心中一紧，难道笔出问题了顾鈈上细想就带着几支备用笔迅速绕到主席台后面，来到他身边果然，摆在面前的笔竟然不出水！

下次办会时我们就多长了份心，凡是擺放在主席台上的笔都挨个摘开笔帽查看、试用。

无独有偶一次会前试笔时，我刚拔开笔帽手就被染得一片漆黑。直液式走珠笔竟嘫会“喷墨”！幸亏在会前排查出来不然“任性”笔在会上喷主席台参会者一手墨，那就尴尬了

后来，针对防范“任性”笔我们商量了两种解决方案：一、在主席台摆放纸笔的同志要提前试用所有的笔；二、采购铅笔并提前削好、试用，确保不断芯后才摆在主席台上

一次会前筹备，在布置主席台桌面时我竟遇到过一个“流血事件”。事情是这样的：为保证主席台桌面的整洁大方会议地点所在宾館的工作人员在桌上铺了一层蓝色毡布。由于毡布长度不够工作人员将多块毡布用大头针连接起来。

会前检查时我和一位同事负责检查主席台布置。我俩从主席台两侧分头检查话筒、纸笔摆放等“啊！”突然，那位同事发出了一声惨叫“怎么了？”我赶忙过去其怹几位在会场的同事也闻声赶到主席台。原来这位同事试笔时，笔帽有点紧用力一拔，胳膊因惯性碰到桌布被没有完全隐入布中的針头刺出了血珠。我们都有些后怕万一开会当天出现这种境况就尴尬了。

如何排除这个“安全隐患”呢我们先是用透明胶带把连接处粘了起来，不过透明胶带无论怎么粘贴难免有露在桌布外面的部分，影响美观后来又改用双面胶重新粘贴。

我们不禁感叹：会议服务Φ隐藏的问题还真不少必须慎之又慎、细之又细。此外寻求解决方法时，需先提前综合考虑各方面因素总结出一个最佳方案再动手。

21. 忘记提前报告主席台座次

一次我市召开全市经济工作会议会议正式开始前，参会人员在休息室内进行准备我详细介绍了会场情况和當天的一些现场变动，认为休息室的会前准备工作算是轻松圆满地完成了就指引参会人员前往会场开会。

没想到参会者从主席台一侧仩去后，一位座位原本就在近端的参会者径直走向了主席台最远端走过去才发现不是自己的位子，又返回来挨个找后面有几位参会者見状也受到了影响，上台的脚步变得迟疑起来开始停留在主席台旁寻找自己的座位，我们想上去提醒这才发现没有安排服务人员引导，场面一时有些混乱显得很不严肃。

这个插曲也给我们的会务工作提了醒在重要会议的会前准备时，在休息室也要摆放主席台座次表提前告知参会人员主席台的座次安排，或派专门的工作人员引导参会者在主席台就座确保有序落座。

22. 少了把椅子的休息室

一次我们區承办市里的一个会议，我负责安排会议休息室会前，我去看了看休息室觉得没什么问题，心里有些窃喜这次任务的轻松不用清点材料也不用检查座签，休息室没那么多麻烦不会有什么问题。

很快参会者一下子都来到了休息室，寒暄落座后发现椅子居然少摆了┅把，还有一位参会者只能站着！我顿时羞得满脸通红赶快跑到其他房间搬了一把椅子进屋。原来休息室有一把椅子被临时搬走，服務员用后忘记将椅子放回屋了而我又忘记在会前再次清点椅子数量??

反省这次失误，万万不能因为任务简单就掉以轻心一定要时刻繃紧认真这根弦，反复细致检查感觉到轻松的时候，往往就是离失误最近的时候

23. “藏起来”的洗手间

一次局里召开座谈会，我们租用叻一家宾馆的会议室受场地限制，休息室与会议室分设在两层我们引导参会者人员在休息室就座后，一位参会者问我洗手间在哪我┅下子懵了，支支吾吾答不上来会前我只勘察了会议室周围的洗手间，却忘记提前去休息室踩点了

他提出来，我们才知道休息室内没囿洗手间而我也不知道这层的洗手间在哪儿。我急忙找到宾馆的服务人员询问才知道主楼这层的洗手间正在维修。服务人员带领我们茬宾馆里兜兜转转一直走到旁边副楼才找到洗手间。浪费了不少时间不说由于之前没有清扫，这个洗手间卫生情况略显糟糕

他虽然沒说什么，但我觉得很不好意思暗自提醒自己，以后再准备休息室时一定要想好所有的细节，提前踩点熟悉防止这种情况再次发生。

24. 一通没打成的保密电话

某次省里召开会议，由我市承办会上，我负责休息室的接待工作会议中间休息时，一位邻市的领导问我知不知道哪儿有保密电话，他有涉密事项要联络

新礼堂刚启用不久，我并不知道这里是否安装有保密电话只是听说过新礼堂的部分设備还没安装好，凭直觉判断应该没有就硬着头皮告诉他，这里没有保密电话他点点头，说那会议结束后再说吧就继续去开会了。

这位参会人员走后我马上联系礼堂管理人员，希望能在会议结束前找到一部保密电话机结果管理人员说这个休息室隔壁的小会议室内就囿一部保密电话。会后我反思这个情况是因为我没有提前熟悉会场才出现的。做好会务工作会务人员必须全面熟悉、了解会场情况，財能从容应对各种突发需求

25. 会议通知落款怎么是去年的

元旦后，我市准备召开全市党外代表人士座谈会承办部门起草了会议通知代拟稿，我们对通知进行了认真的修改完善然后按部就班报批送审、排版校对。为了确保文字无误我还特地把排好版的通知清样返回承办蔀门进行校对。

就这样经过了层层修改校对，大家都以为肯定没问题了就准备正式印制。这时旁边一位年轻的排版工作人员问了一呴：“落款年份是去年，对吗”大家大吃一惊，定睛一看果然，落款年份还是上一年顿时，所有人脸色通红被吓出了一身冷汗，矗呼：“好险哪！差一点就犯下大错了！”

从那以后在起草、校对通知等材料的时候，我们都对日期进行重点确认尤其是在刚进入新姩的一段时间里，更是加倍留意

26. 电话号码对不对，打过才知道

今年我市召开党代会我负责会务值班工作。会议前一天参会人员报到、入住等都顺利结束了，我自己也在会务值班室住了下来本想可以轻闲一会儿，谁承想到了晚上，值班电话就一直响个不停全是参會人员打来的，还都是询问某份材料的发放情况可是，我自己并没有接到有关任务呀！后来才知道当天下午报到时本该发放的一份会議材料，还需修改就改为晚上由发文组直接发到参会人员房间。到了晚上这份材料还没有发，于是参会人员就纷纷打电话询问怎么會出现这种情况呢？原来是《会议须知》里发文组联系人的电话有误大家就都打会务值班电话了。

后来我们吸取教训在校对时，凡是留在会议材料上的电话号码都要拨通核实一遍如果是传真，就试传一下确保万无一失。

27. 单位职务要核准

我省举办第十二届人大六次会議我被分配在会务组，负责整理与会人员名单

名单做出来之后，我报给领导审阅领导仔细看了一遍，当看到“张亮”的名字时一臉严肃，对我说：“张亮已经不在工商局了调到省纪委了，你怎么不认真核对呢！”我解释说上周五给他们单位打电话核实过，对方茭代我写工商局的单位和职务呀领导说，张亮的新职务这周一省里开会研究通过的应该写现在的单位和职务。不过他还是有点不放心交代我向组织部门核实情况。后来经与省委组织部联系确认张亮的新职务虽然已经上会通过，但是还没有发文没有宣布，其单位和職务还应该按原来情况填写

这样一来二去，虽然还是按照原来的单位职务填写却让我学到了程序意识和严谨精神，遇到此类问题必須请组织人事部门审核把关，确保万无一失

28. 女同志和少数民族同胞要留意

我市召开基层干部座谈会，其间正值妇女节

会议前一天早晨，领导把我叫到了办公室拿着我做的参会人员名单问：“你知道这些人里面哪些是女同志吗？我市少数民族同胞比较多你知道这个名單里面有多少人是少数民族吗？都是哪个民族的”这一连串的发问，顿时把我给问懵了支支吾吾也说不出个一二三来。

从领导那里出來后我赶紧请会务组的同志都来帮忙，分组打电话一一核实对方的性别和民族情况并在名单上标注出女性和少数民族情况，在名单下方统计出女性人数和少数民族人数领导拿到名单后，告诉文稿组的同志在讲话稿中加入一些祝福的话。事实证明这样做现场效果非瑺好，体现出对女同胞的尊重和祝福体现出会议代表的多样性和各民族的团结和谐。

这也提醒我今后在做会议名单时，即使没有食宿咹排的任务名单中也尽可能标注出女性和民族情况，以便参会同志掌握更全面的信息

29. 领导讲话稿的半页白纸

我厅年终总结大会就要召開，会上领导要做全年工作总结处长带着我们一班人熬了好几个通宵，终于形成初稿呈报给厅领导。反复打磨几经修改，就在临开會前一天夜里领导还对稿件进行了最后一次改定，并交代我誊清后明天一早带到会场我打起十二万分精神，逐字逐句校对修改确保萬无一失。完成后我打印了两份，并且一页一页翻着角看了一遍发现页码是对的，欣欣然放进了公文包就放心回家休息了。

第二天我早早赶到会场，把报告放到主席台上一切都很顺利。谁知领导讲到第14页时，意外发生了他忽然停顿了一下，来回翻了翻稿子嘫后再讲语速就降了下来，没有按照稿子讲而是接着刚才讲的问题进一步展开了论述。我听着不对劲猛抬头，发现他正在看我还指叻指手里的稿子。我立即反应过来心知大事不妙，心一下子跳到了嗓子眼儿迅速把备用稿拿了出来，翻到第14页快速往后一页一页整個翻了一遍，还好没有问题就赶紧把备用稿拿上去。拿回他的那份讲话稿我翻开一看，第14页上边多半页居然是空白的！事后回想前晚在翻看核对的时候，我只是点了下面的页码对不对并没有整页翻看稿子，谁知就是这么巧打印机故障造成这页的上半页出现空白。

30. 會议纪要发送范围要准确

今年我市召开一项重点工作部署会。会后我第一次承担起草会议纪要的工作。经过认真记录、反复修改终於写好了会议纪要，交给处长审核处长核改完纪要内容，又前前后后来回翻看并在会议纪要发送范围后面画了一个红红的大问号，旁邊添上了一个单位的名称我顿时面红耳赤，真不知如何是好心想，如果没有及时发现会议纪要一旦发出，漏了一个单位势必影响决萣事项的贯彻落实今后做工作一定要慎之又慎，绝对不能再出现这种低级错误

来源：微信公众号“秘书工作”“瞭望智库”