新款女性防摔手机壳，限时促销...当前位置： >> Microsoft Office Excel全攻略 工资表”全攻略 “Microsoft Office 工资表 全攻略??如果你单位有得心应手的工资软件，或者你甘心埋头苦干不惜汗水，那就省省吧，用不着往下看了。??小型企事业单位如果没有专门的工资表软件，每月编制工资表都是一件费时费力的重复劳动。不过只要有Microsoft Office 2000/XP
软件，可就轻松多了。??用 Excel 制作工资表??步骤一：创建工资表的基本格式 。??步骤二：建立和复制计算公式。??在 E3 单元格内写入公式“=B3+C3+D3”，然后选定该单元格，并按着 CTRL 键，鼠标单元格右下变成复制符号时，拖至 E5 单元格，此时应发额计算完毕。??个人所得税的计算是个比较棘手的问题，Microsoft Excel 却提供了简捷的方法。??如果贵单位职工的最高月收入低于 20800，就只须在 F3 单元格内键入“=IF((E3-800)&)*0.2-375,IF((E3-800)&2000,(E3-800)*0.15-125,IF((E3-800)&500,(E3-800)*0.1-25,IF((E3-800)&0,(E3-800)*0.05,0))))”就 OK，月收入如果更高，根椐以上提供的公式再增加嵌套。但是请注意，公式中最多可以包含七级嵌套函数。最后将写好的公式复制到 F4、F5?????? 。??实发额和合计栏的计算就简单多了，用公式、函数都行。在 B6 单元格输入“=B3+B4+B5”，并将这一公司复制到 C6、D6、???G6。在 H3 单元格输入“=E3-F3-G3”，并将这一公式复制到 H4、H5、H6。??经过以上的工作，工资表的计算关系就确定了。以后只须修改工资项目，计算工作就可交给 PC 做了。??另外，对于工资表上基本不变的项目(比如：姓名、基本工资等项)可采用锁定的方法(菜单：格式-单元格-保护)防止无意中修改(除此之外，还可通过工作表的合并汇总统计季工资、年工资)。用 Word 邮件合并工具制作工资条??步骤一：建立数据源文件。以上制作的工资表删去标题行就可作为数据源。??步骤二：创建工资条模板文档，打开一个空白文档，设计一个工资条格式 。??选工具菜单中的邮件合并，在主文档/创建选项中选择套用信函，在数据源/获取数据/打开数据源选项中选定已删去标题行的工资表文件作为数据源。??步骤三：在工资条模板中插入合并域，合并域的字体、字号等属性可随意设置，但切勿删除“ 《》 ”符号 。??步骤四：合并数据。点击合并选项/合并即可得到工资条文档供你打印 。下月工资变动后也只经此合并数据即可得新工资条，全不用手工修改。??最终得到每个职工的工资条 。Excel 2000 斜线表头轻松做为了符合中国人的制表习惯，Word2000 中文版中加入了“绘制斜线表头”的功能， 使得我们在制表时可以方便地在表格中插入斜线表头。 但遗憾的是在 Excel2000 中却没有这项功能，以致在 Excel2000 表格中插入表头时不得不用直线工具来绘制，这样做一来很麻烦，二来文字的位置也不易调整。其实我们完全可以利用 Word2000 中的绘制斜线表头功能在 Excel 2000 中轻松插入斜线表头。具体做法如下：1.在 Excel 2000 中制作好一张表格并留出放置斜线表头的位置 。2.在 Word 2000 中绘制斜线表头创建一个新文档，并使用“插入表格”工具插入一个二行二列的表格。选中表格中左上角的单元格，单击“表格”菜单，在弹出的下拉菜单中单击“绘制斜线表头”命令，弹出“绘制斜线表头”对话框，该对话框共提供了五种斜线表头的样式，根据需要选择一种样式，并设置适当的字号，然后在行标题栏中分别填入各栏的标题，完成后单击“确定”按钮，则“插入斜线表头”对话被关闭，在被选中的单元格中插入了一个斜线表头 。其实在 Word2000 中制作的斜线表头是预先制作好的一个斜线表头框架，用鼠标点击后会在四周出现控点。用鼠标选中这个斜线表头框架，将它复制到“剪贴板”上。3.关闭 Word 2000 回到 Excel 2000 中，将斜线表头框架粘贴到工作表中并移动到要放置斜线表头的位置 。4.调整斜线表头框架及它要覆盖的单元格的大小，选择所有被斜线表头覆盖的单元格，单击工具栏上的“合并单元格”按钮，将它们合并起来，则一个带有斜线表头的 Excel 工作表制作完毕 。提示：如果调整效果始终不能满意，则可选择斜线表头框架，右击鼠标选择“取消组合”命令，将斜线表头框架打散重新调整各部分的位置，然后再将它们组合起来即可。Excel XP 函数实用教程Excel 是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据库。本文介绍 ExcelXP 函数的新增功能、常用函数和数据库的使用方法，以及 Excel XP 的网络集成特性。一、Excel XP 函数新增功能1．公式错误检查公式是 Excel 处理数据的主要工具，由于它的运算符和参数比较复杂，用户构造公式时极易发生错误。为了加快错误的排除速度，ExcelXP 提供了公式错误检查功能。当单元格中的公式出现错误时，其左侧会出现智能标记按钮。单击该按钮可以打开一个智能标记菜单，其上端显示出错误的名称（如“无效名称错误”） ，能帮助用户迅速发现错误原因。2．函数工具提示用户直接输入公式的函数名和参数时，不能看到函数格式和参数的提示，这是公式发生错误的一个重要原因。为此，ExcelXP 增加了函数工具提示功能。以公式“=SUMIF（A1:A8）”为例，当你输入“=SUMIF（）”后，公式下方会显示黄色的函数工具提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。你只要单击其中的函数或参数名称，就可以打开帮助获得更多信息。3．用自然语言搜索函数Excel 拥有数百个函数，寻找适用的函数是初级用户面临的难题。为此，ExcelXP 在“插入函数”对话框中增加了“搜索函数”功能。 假如你要完成数据排序任务， 可以单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮，对话框下面的“选择函数”框中显示“RANK”等排序函数。4．监视窗口如果一个工作表的不同单元格或者多个工作表设置了公式，要想查看其内容和计算结果，必须在不同单元格或工作表中转换。为此，ExcelXP 增加了一个名为监视窗口的工具。其使用方法是：选中含有公式的待监视单元格，再用鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。然后单击“监视窗口”中的“添加监视”按钮，被监视的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中。5．公式审核ExcelXP 新增了一个“公式审核”工具栏，它提供了几个新的数据审查工具，例如“错误检查”、“追踪引用单元格”和“公式求值”。“错误检查”与语法检查程序类似，它用特定的规则检查公式中存在的问题，可以查找并发现常见错误，你可以在“选项”对话框的“错误检查”选项卡中启用或关闭这些规则。 “追踪引用单元格”可以用蓝色箭头等标出公式引用的所有单元格，追踪结束后可以使用“移去单元格追踪箭头”按钮将标记去掉。“公式求值”可以打开一个对话框，用逐步执行方式查看公式计算顺序和结果，能够清楚了解复杂公式的计算过程。二、Excel XP 函数快速上手1．求和函数 SUM语法：SUM（number1，number2，．） ．．。参数：number1、number2．．为 1 到 30 个数值（包括逻辑值和文本表达式） ． 、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。注意：参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为 1，文本则被转换为数字。如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。应用实例一：跨表求和使用 SUM 函数在同一工作表中求和比较简单， 如果需要对不同工作表的多个区域进行求和， 可以采用以下方法：选中 ExcelXP“插入函数”对话框中的函数，“确定”后打开“函数参数”对话框。切换至第一个工作表，鼠标单击“number1”框后选中需要求和的区域。如果同一工作表中的其他区域需要参与计算，可以单击“number2”框，再次选中工作表中要计算的其他区域。上述操作完成后切换至第二个工作表，重复上述操作即可完成输入。“确定”后公式所在单元格将显示计算结果。应用实例二：SUM 函数中的加减混合运算财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。这时可以构造“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-E2）”这样的公式。其中 B2:B6，C2:C9 引用是收入，而D2、E2 为支出。由于 Excel 不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:B6，C2:C9，-D2，-D3，D4）”这样的形式。应用实例三：及格人数统计假如 B1:B50 区域存放学生性别，C1:C50 单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。可以使用公式“=SUM（IF（B1:B50=″女″，IF（C1:C50&=60，1，0））”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须 ）按住 Ctrl+Shift 键回车。 公式两边会自动添加上大括号， 在编辑栏显示为“{=SUM （B1:B50=″女″， （C1:C50&=60， （IF IF1，0））}”，这是使用数组公式必不可少的步骤。 ）2.平均值函数 AVERAGE语法：AVERAGE（number1，number2，．） ．．。参数：number1、number2．．是需要计算平均值的 1～30 个参数。 ．注意：参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。如果需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。应用实例一：跨表计算平均值标签名为 “一班” 、 “二班” “三班” 和 的工作表存放各班学生的成绩， 则它们的总平均分计算公式为 “=AVERAGE（一班!C1:C36，三班!C1:C32，三班!C1:C45）”。式中的引用输入方法与 SUM 跨表求和时相同。应用实例二：忽略零的平均值计算公式假设 A1:A200 随机存放包括零在内的 48 个数值，在 AVERAGE 参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:A200&&0，A1:A200，″″）”。公式输入结束后按住 Ctrl+Shift 回车，即可对 A1:A200 中的数值（不包括零）计算平均值。3．逻辑函数 IF语法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false） 。参数：logical_test 是结果为 true（真）或 false（假）的数值或表达式；value_if_true 是 logical_test 为 true 时函数的返回值，如果 logical_test 为 ture 并且省略了 value_if_true，则返回 true。而且 value_if_true 可以是一个表达式；value_if_false 是 logical_test 为 false 时函数的返回值。如果 logical_test 为 false 并且省略 value_if_false，则返回 false。value_if_false 也可以是一个表达式。应用实例一：个人收入调节税计算假设个人收入调节税的稽征办法是：工资在 1000 元以下的免征调节税，工资 1000 元以上至 1500 元的超过部分按 5%的税率征收， 1500 元以上至 2000 元的超过部分按 8%的税率征收， 高于 2000 元的超过部分按 30%的税率征收。假如工作表的 B 列存放职工姓名，C 列存放工资，选中 D 列的空白单元格输入公式“=IF（C2&=1000，″″，IF（ （C2-1000）&=1500， （C2-1000）*0.05，IF（C2-E2&=1500， （C2-1500）*0.08，IF（C2&2000， （C2-2000）*0.3）） ））”，回车后即可计算出 C2 工资应缴纳的收入调节税。公式中的 IF 语句是逐次计算的，如果第一个逻辑判断 C2&=1000 成立，则公式所在单元格被填入空格；如果第一个逻辑判断式不成立，则计算第二个 IF 语句；直至计算结束。如果税率征收标准发生了变化，只须改变逻辑和计算式中的值，如 和 2000 等即可。应用实例二：消除无意义的零用 SUM 函数计算工资总额等问题时，若引用的全部参数均为空白单元格，公式仍然会计算出一个“0”。这样打印出来的报表不仅很不美观。 为此可将计算公式设计为“=IF （SUM （A1:B1， D2:E8） &&0， SUM （A1:B1， D2:E8） ″″） ， ”，即是当 SUM（A1:B1，D2:E8）计算结果不等于零时，公式所在单元格显示 SUM（A1:B1，D2:E8）的计算结果，否则显示一个空格。上面这个问题在财务计算中依然存在，如公式“=A1-A6-A9”有可能为零或显示负数。为了避免打印零或负数，可以设计公式“=IF（A2-A6-A9=0，″″，IF（A2-A6-A9&0，RMB（A2-A6-A9） ，A2-A6-A9） ）”。当 A2-A6-A9=0 时在单元格中填写零，否则进行下一个逻辑判断。如果 A2-A6-A9&0 则在结果前添加一个“￥”符号，否则进行正常运算直至结束。应用实例三：多条件求和假设 C1:C460 区域内存放着职工的职称， D1:D460 区域存放着职工的性别。 如果要统计具有高级职称的男性职工总数，可以使用公式“=SUM（IF（C1:C460=″高级″，IF（D1:D460=″男″，1，0））”。这是一个数组公式，输入结束 ）后按住 Ctrl+Shift 回车即可计算出结果。4．快捷方式或链接创建函数 HYPERLINK语法：HYPERLINK（link_location，friendly_name） 。参数：link_location 是文件的路径和文件名，它可以指向文档中的某个具体位置。如 Excel 工作表中的特定单元格或区域，或某个 Word 文档中的书签，也可以指向硬盘中的文件或是 Internet 或 Intranet 的 URL。Friendly_name 为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。如果省略了 friendly_name，单元格就将 link_location显示为链接。应用实例：管理文档或网站地址如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址，管理起来一定有困难。如果能够将其中的文档名、URL 等与文档等对象链接起来，不仅管理方便，还可以直接打开文档或访问站点。具体操作方法是：首先根据文档类型建立管理工作表，其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入：选中一个空白单元格，单击 ExcelXP 工具栏中的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”框下选中“查找与引用”，然后在“函数名”框内找到 HYPERLINK 函数。单击对话框中的“确定”按钮，弹出“HYPERLINK”函数向导。在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称（包括扩展名） ，如“C:＼mydocuments＼IT 网站集锦.doc”， 然后在“friendly_name”框中输入文件名 （如“IT 网站集锦”） 确认输入无误单击“确 。定”按钮，所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT 网站集锦”。此后你就可以从工作表中打开文档，方法是：打开工作表，在其中找到需要打开的文件。箭头光标指向文件名会变成手形，若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称，单击则会调用关联程序将文件打开。如果你收集了许多网站的 URL，还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。既可以用 Excel 的强大功能进行管理，又可以从工作表中直接访问 Web 站点。5．计数函数 COUNT语法：COUNT（value1，value2，．） ．．。参数：value1，value2．．是包含或引用各类数据的 1～30 个参数。 ．注意：COUNT 函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。如果参数是一个数组或引用，那么只有数组或引用中的数字参与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。应用实例：及格率统计假如 C1:G42 存放着 42 名学生的考试成绩， 在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF C1:C42， （ ″&=60″） /COUNTA（C1:C42）”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为 60 及以上的人数占总人数的百分比） 。6．最大值函数 MAX、最小值函数 MIN语法：MAX（number1，number2，．） ．．，MIN（number1，number2，．） ．．。参数：number1，number2．．是需要找出最大值（最小值）的 1 至 30 个数值、数组或引用。 ．注意：函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。应用实例：查询最高分（最低分）假如 C1：G42 存放着 42 名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公式“=MAX（C1:C42）”，回车后即可计算出其中的最高分是多少。如果将上述公式中的函数名改为 MIN，其他不变，就可以计算出 C1：G42 区域中的最低分。7．条件求和函数 SUMIF语法：SUMIF（range，criteria，sum_range） 。参数：range 是用于条件判断的单元格区域，criteria 是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，sum_range 为需要求和的单元格、区域或引用。应用实例：及格平均分统计假 如 A1:A36 单 元 格 存 放 某 班 学 生 的 考 试 成 绩 ， 若 要 计 算 及 格 学 生 的 平 均 分 ， 可 以 使 用 公 式 “=SUMIF（A1:A36，″&=60″，A1:A36）/COUNTIF（A1:A36，″&=60″） 。公式中的“=SUMIF（A1:A36，″&=60″，A1:A36）”计算及格学生的总分，式中的“A1:A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用，“&=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:A36 则是逻辑判断和求和的对象。公式中的 COUNTIF（A1:A36，″&=60″）用来统计及格学生的人数。8．贷款偿还计算函数 PMT语法：PMT（rate，nper，pv，fv，type）.参数：如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款的重要依据，ExcelXP 提供的 PMT 函数是完成这一任务的好工具。语法中的 rate 是贷款利率；nper 为贷款偿还期限；pv 是贷款本金；fv 为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略 fv，则认为它的值为零；type 为 0 或 1，用来指定付款时间是在月初还是月末。如果省略 type，则假设其值为零。应用实例：购房还款金额假如你为购房贷款十万元，如果年利率为 7%，每月末还款。采用十年还清方式时，月还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000）”。其结果为￥-1，161.08，就是你每月须偿还贷款 1161.08 元。9．样本的标准偏差函数 STDEV语法：STDEV（number1，number2，．） ．．。参数：number1，number2，． ．．为对应于总体样本的 1 到 30 个参数，它们可以是数值、引用或数组。注意：STDEV 函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true 或 false）和文本。如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用 STDEVP 函数。如果参数中的逻辑值和文本不能忽略，请使用 STDEVA 函数。应用实例一：成绩离散度估计假设某班共有 36 名学生参加考试，随机抽取的五个分数为 A1=78、A2=45、A3=90、A4=12 和 A5=85。如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度， 即学生的考试成绩偏离平均分的多少， 可以使用公式“=STDEV （A1:A5） ”。其计算结果为 33.，标准偏差的数值越大成绩越分散。应用实例二：质量波动估计质量控制等场合也能用到 STDEV 函数，如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验，分别测出它们的抗拉强度。根据 STDEV 函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否分散，如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好，质量比较稳定。反之说明钢丝绳的质量波动较大，抗拉强度不够一致。10．排序函数 RANK语法：RANK（number，ref，order） 。参数： number 是需要计算其排位的一个数字； 是包含一组数字的数组或引用 ref （其中的非数值型参数将被忽略） ；order 是用来说明排序方式的数字（如果 order 为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式） 。应用实例：产值排序假如图 1 中的 E2、E3、E4 单元格存放一季度的总产值。(图 1)计算各车间产值排名的方法是：在 F2 单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是 2。再将 F2 中的公式复制到剪贴板，选中 F3、F4 单元格按 Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名 3 和 1。如果 B1 单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即 2、1 和 3。需要注意的是：相同数值用 RANK 函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中 F2 单元格存放的数值与 F3 相同，则按本法计算出的排名分别是 3、3 和 1（降序时） 。即 176.7 出现两次时，铸造和维修车间的产值排名均为 3，后续金工车间的排名就是 1（没有 2） 。11．四舍五入函数语法：ROUND（number，num_digits） 。参数：number 是需要四舍五入的数字；num_digits 为指定的位数，number 将按此位数进行四舍五入。注意：如果 num_digits 大于 0，则四舍五入到指定的小数位；如果 num_digits 等于 0，则四舍五入到最接近的整数；如果num_digits 小于 0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。应用实例：消除计算误差假设 Excel 工作表中有 D2=356.68、E2=128.12，需要将 D2 与 E2 之和乘以 0.1，将计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以 1.36（取两位小数）得到最终结果。一般用户的做法是选中某个单元格 （如 F2） 使用“单元格”命令将它的小数位数设为零， ， 然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*0.1”。再将 G2 单元格的小数位数设成两位，最后把 F2*1.36 的结果存入其中就可以了。从表面上看，上述方法没有什么问题。因为（D1+E1）*0.1 在 F2 单元格显示 48（注意：是显示 48） ，如果 F2 单元格的小数位数为零， （D1+E1）*0.1 经四舍五入后的结果就是 48。接下去却出了问题，因为 F2*1.36 的计算结果是 65.90，根本不是48*1.36 的正确结果 65.28，其中 65.90 是（D2+E2）*0.1 未经四舍五入直接乘以 1.36 的结果。以上计算结果说明： “单元格格式”“数字”选项卡设置的“小数位数” 、 ，只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。换句话说，单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。例如在上例中，F2 单元格内的数值虽然显示为 48，但实际存放的却是 48.45，自然得出了 48.45*1.36=65.90 的结果（按计算要求应为 65.28） 。要解决这个问题并不难，你只须在 G2 单元格内输入公式“=（ROUND（ （D2+E2）*0.1，0） ）*1.36”，就可以按要求计算出正确结果 65.28。式中的 ROUND 函数按指定位数对“（D2+E2）*0.1”进行四舍五入，函数中的参数 0 将“（D2+E2）*0.1”四舍五入到最接近的整数。12．条件计数函数 COUNTIF语法：COUNTIF（range，criteria） 。参数：range 为需要统计的符合条件的单元格区域；criteria 为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本（如 36、″&160″和″男″等） 。条件中的数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。应用实例：男女职工人数统计假设A1:A58 区域内存放着员工的性别，则公式“=COUNTIF（A1:A58，″女″）”统计其中的女职工数量，“=COUNTIF（A1:A58，″男″）”统计其中的男职工数量。COUNTIF 函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如 C1：G42 存放着 42 名学生的考试成绩，则公式“=COUNTIF（C2：G2，″&=85″）”可以计算出其中高于等于 85 分的成绩数目。如将公式改为“=COUNTIF（C2：G2，″&=60″）”，则可以计算出及格分数的个数。13．百分排位预测函数 PERCENTILE语法：PERCENTILE（array，k） 。参数：array 为定义相对位置的数值数组或数值区域，k 为数组中需要得到其百分排位的值。注意： 如果 array 所在单元格为空白或数据个数超过 8191， 则返回#NUM！ 错误。 如果 k&0 或 k&1， 则返回#NUM！错误。如果 k 不是 1/（n-1）的倍数，该函数使用插值法确定其百分排位。应用实例：利润排行预测假设 C1:C60 区域存放着几十个公司的利润总额。如果你想知道某公司的利润达到多少，才能进入排名前 10%的行列，可以使用公式“=PERCENTILE（C1:C60，0.9）”。如果计算结果为 9867 万元，说明利润排名要想进入前 10%，则该公司的利润至少应当达到 9867 万元。14．数值探测函数 ISNUMBER语法：ISNUMBER（value） 。参数：如果 value 为数值时函数返回 ture（真） ，否则返回 false（假） 。应用实例一：无错误除法公式如果工作表为 C1 设计了公式“=A1/B1”， 一旦 B1 单元格没有输入除数， 就会在 C1 中显示错误信息“＃DIV／0！ ”。这不仅看起来很不美观，一旦作为报表打印还可能引起误会。为避免上面提到的问题出现，可将 C1 单元格中的公式设计成“=IF（ISNUMBER（B1） ，A1/B1，″″）”。式中的 ISNUMBER 函数对 B1 单元格进行探测，当 B1 被填入数值时返回 true（真） ，反之返回 false（假） 。为真时 IF 函数执行 A1/B1 的运算，为假时在 C1 单元格中填入空格。应用实例二：消除无意义的零使用 SUM 函数计算工资总额时，若引用的单元格区域没有数据，Excel 仍然会计算出一个结果“0”。这样打印出来的报表不符合财务规定，为此可将公式设计成“=IF（ISNUMBER（A1:B1） ，SUM（A1:B1） ，″″）”。式中 ISNUMBER 函数测试 SUM函数所引用的单元格区域是否全部为空，当不为空时返回 true（真） ，反之返回 fales（假） 。为真时 IF 函数执行SUM（A1:B1） ，为假时在存放计算结果的 F1 单元格中填入空格，这样即可避免在 F1 单元格中出现“0”。15．零存整取收益函数 PV语法：PV（rate，nper，pmt，fv，type） 。参数：rate 为存款利率；nper 为总的存款时间，对于三年期零存整取存款来说共有 3*12=36 个月；pmt 为每月存款金额，如果忽略 pmt 则公式必须包含参数 fv；fv 为最后一次存款后希望得到的现金总额，如果省略了 fv 则公式中必须包含 pmt 参数；type 为数字 0 或 1，它指定存款时间是月初还是月末。应用实例：零存整取收益函数 PV假如你每月初向银行存入现金 500 元，如果年利 2.15%（按月计息，即月息 2.15%/12） 。如果你想知道 5 年后的存款总额是多少，可以使用公式“=FV（2.15%/12，60，-500，0，1）”计算，其结果为￥31，698.67。式中的 2.15%/12 为月息；60 为总的付款时间，在按月储蓄的情况下为储蓄月份的总和；-500 为每月支出的储蓄金额（-表示支出） 表示储蓄开始时账户上的金额，如果账户上没有一分钱，则为 0 否则应该输入基础金额；1 表 ；0示存款时间是月初还是月末，1 为月初 0 或忽略为月末。16．内部平均值函数 TRIMMEAN语法：TRIMMEAN（array，percent） 。参数：array 为需要去掉若干数据然后求平均值的数组或数据区域；percent 为计算时需要除去的数据的比例，如果 percent =0.2，说明在 20 个数据中除去 4 个，即头部除去 2 个尾部除去 2个。如果 percent=0.1，则 30 个数据点的 10%等于 3，函数 TRIMMEAN 将在数据首尾各去掉一个数据。应用实例：评比打分统计歌唱比赛采用打分的方法进行评价， 为了防止个别人的极端行为， 一般计算平均分数要去掉若干最高分和最低分。假如 B1:B10 区域存放某位歌手的比赛得分，则去掉一个最高分和一个最低分后的平均分计算公式为“=TRIMMEAN（B1:B10，0.2）”。公式中的 0.2 表示 10 个数据中去掉 2 个（10×0.2） ，即一个最高分和一个最低分。17．日期年份函数 YEAR语法：YEAR（serial_number） 。参数：serial_number 为待计算年份的日期。应用实例：“虚工龄”计算所谓 “虚工龄” 就是从参加工作算起， 每过一年就增加一年工龄， 利用 YEAR 函数计算工龄的公式是“=YEAR （A1）-YEAR（B1）”。公式中的 A1 和 B1 分别存放工龄的起止日期，YEAR（A1）和 YEAR（B1）分别计算出两个日期对应的年份，相减后得出虚工龄。18．起止天数函数 DAYS360语法：DAYS360（start_date，end_date，method） 。参数：start_date 和 end_date 是用于计算期间天数的起止日期，可以使用带引号的文本串（如&&） 、系列数和嵌套函数的结果。如果 start_date 在 end_date 之后，则 DAYS360 将返回一个负数。19．取整函数 TRUNC语法：TRUNC（number，num_digits） 。参数：number 是需要截去小数部分的数字，num_digits 则指定保留到几位小数。应用实例：“实工龄”计算实际工作满一年算一年的工龄称为“实工龄” ，如 1998 年 6 月 1 日至 2001 年 12 月 31 日的工龄为 3 年。计算“实工龄”的公式是“=TRUNC（ （DAYS360（″″，″″） ）/360，0）”，公式中的 DAYS360（″″，″″）计算两个日期相差的天数，除以 360 后算出日期相差的年份（小数） 。最后 TRUNC 函数将（DAYS360（A1，B1）/360的计算结果截去小数部分，从而得出“实工龄”。如果计算结果需要保留一位小数，只须将公式修改为“=TRUNC（ （DAYS360（″″，″″） ）/360，1）”即可。如果你要计算参加工作到系统当前时间的实工龄，可以将公式修改为“=TRUNC（ （DAYS360（″″，NOW（））/360，0）”。其中 NOW（）函数返回当前的系统日期和时间。 ）20．字符提取函数 MID语法：MID（text，start_num，num_chars）或 MIDB（text，start_num，num_bytes） 。参数：text 是含有要待提取字符的文本，start_num 是要提取的第一个字符的位置（其中第一个字符的 start_num为 1 以此类推） ，num_chars指定 MID 从文本中提取的字符个数，Num_bytes 指定 MIDB 从文本中提取的字符个数（按字节计算） 。应用实例：姓氏提取和统计假如工作表 C 列存放着职工的姓名，如果想知道某一姓氏的职工人数，可以采用以下方法。首先使用公式“=MID（C1，1，1）”或“=MIDB（C1，1，2） ，从 C1 中提取出职工的姓氏，采用拖动或复制的方法即可提取其他单元格中的职工姓氏。然后使用公式“=COUNTIF（D1:D58，″张″）”统计出姓张的职工数量，随后改变公式中的姓氏就可以统计出其他姓氏职工的数量。三、Excel XP 数据库速成Excel XP 具有强大的数据库功能，对包含大量数据的表格进行排序、筛选等处理易如反掌，下面介绍常用的数据库操作。1．数据排序Excel XP 第一行的单元格具有特殊作用，其中的文字相当于数据库字段名，可作为关键字参与排序、记录单等各种操作。（1）文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序，Excel 提供了比较好的解决办法。如果你要将图 1 数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格，单击 Excel“数据”菜单下的“排序”命令打开对话框，再单击其中的“选项”按钮。选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”，再根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”，“确定”后回到“排序”对话框。如果你的数据带有标题行（如“单位”之类） ，则应选中“有标题行”（反之不选） ，然后打开“主要关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式（“升序”或“降序”）后“确定”，表中的所有数据就会据此重新排列。此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本的排序，请大家自行摸索。（2）自定义排序如果你要求 Excel 按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决：首先单击 Excel“工具”菜单下的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。选中左边“自定义序列”下的“新序列”，光标就会在右边的“输入序列”框内闪动，你就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序列了，输入的每个序列之间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会被自动进入“输入序列”框。无论采用以上那种方法，单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中备用。使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是你要打开“排序选项”对话框中的“自定义排序次序”下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序” ，“确定”后即可完成数据的自定义排序。2．数据检索如果 ExcelXP 工作表中的数据字段很多时，查看一条或几条记录需要左右滚动屏幕，此时可以采用以下方法检索并查看：单击“数据”菜单下的“记录单”命令打开对话框（图 2） 。再次单击其中的“条件”按钮。对话框中的字段就会变成空白等待输入，并且“条件”按钮变为“表单”按钮。在对话框的相应字段位置输入条件，如果在“序号”字段框内输入 12 回车，则序号为 12 的数据就会显示在对话框中。当然，你输入的检索条件可以使用&、&、&=、&=、&&逻辑符号。例如单击“条件”按钮后在“总分”框内输入“&170”，则表示检索总分大于 170 的记录，回车后第一条大于 170 的数据就会显示在对话框中。继续单击“上一条”或“下一条”按钮，可以查看检索出来的其他数据。3．数据筛选上面介绍的方法可以检索满足某一条件的记录，但是检索条件比较复杂时（如检索总分大于 170 和小于 120 的纪录） ，这种检索方法就无能为力了。此时可以使用 ExcelXP 提供的自定义筛选功能，操作方法是：单击“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”命令，每个字段名的右侧会出现一个下拉按钮。根据你要筛选的字段单击下拉按钮，在下拉菜单中选择“自定义”命令打开对话框（图 3） 。单击第一行左侧的下拉按钮，选择其中的“大于” ，然后在其右边输入 170；按相同方法在第二行中选择“小于”，并在右边输入 120，选中两行中间的“或”后单击“确定”按钮，工作表会自动显示所有符合筛选条件的记录。筛选出来的记录可以执行复制等操作，如果你要清除筛选结果，只要将“数据”、“筛选”子菜单下的“自动筛选”前的选中标记去掉即可。4．数据汇总小计、合计是应用非常广泛的数据统计方式，ExcelXP 分类汇总是此类操作的高手。你只要将光标放在工作表的任一单元格中，单击“数据”菜单下的“分类汇总”命令打开对话框。如果要对某个班级的数学、语文成绩进行汇总，则应在“分类字段”中选中“班级”，在“汇总方式”中选择“求和”，在“选择汇总项”中选中“数学”和“语文”。如果选中“汇总结果显示在数据下放”，单击“确定”按钮后汇总结果会显示在工作表数据的下面，反之则会显示在工作表数据上方。如果你想清除工作表中的分类汇总结果，只要打开“分类汇总”对话框，单击其中的“全部删除”按钮就可以了。5．数据透视表数据透视表是 ExcelXP 数据库功能的重要组成部分，它能够非常灵活的汇总数据。如果你要对一个学生成绩工作表进行统计，计算所有学生的数学成绩总分，采用数据透视表可以快速完成任务。单击“数据”菜单下的“数据透视表和数据透视图”命令打开向导，首先选择数据源类型和创建的报表类型，完成后单击“下一步”按钮。这时要选择建立数据透视表的数据区域，你只要用鼠标在工作表中拖动即可将引用的数据区域放入对话框。接着选择数据透视表的位置，可以选择“新建工作表”或“现有工作表” 。单击“完成”按钮，将“数据透视表字段列表”中的“数学”拖入工作表的指定位置，ExcelXP 会立刻计算出所有学生的数学成绩合计。6．数据查找数据筛选的对象是工作表中的某条记录， 这里介绍的查找对象则是单元格中的数据， Excel XP 可以执行的查找有以下几种类型：（1）普通查找它利用编辑菜单中的查找命令查找特定的数据，操作方法如下：单击“编辑”菜单中的“查找”命令，打开“查找”对话框。在“查找内容”后输入要查找的内容，单击“查找下一个”按钮，光标就会停留在首先发现数据的单元格中。如果没有发现要查找的数据，ExcelXP 会弹出对话框告知用户。（2）特殊查找特殊查找可以找出包含相同内容 （如文本） 或格式的所有单元格， 或者存在内容差异的单元格， 其操作步骤如下：如果你要找出工作表中含有文本的所有单元格，请选中含有文本任意一个单元格，然后单击“编辑”菜单中的“定位”命令。再单击对话框中的“定位条件”按钮，选中“定位条件”对话框中的“常量” ，再选中复选项中的“文本” 。单击“确定”按钮后，所有符合条件的所有单元格就会选中。如果你要找出数据行或列中与活动单元格不匹配的部分，可以打开“定位条件”对话框。如果需要找出特定行中与活动单元格不同的单元格，可以选择“行内容差异单元格”；若要找出列中与活动单元格不同的单元格，则应选中“列内容差异单元格”，单击“确定”按钮即可完成查找。四、Excel XP 网络集成1．Web 数据共享ExcelXP 可以从网页中导入数据进行分析。 你只须选择“数据”、 “导入外部数据”子菜单下的“导入数据”， 在“选取数据源”对话框中找到 Web 页，单击“打开”按钮就可以将其导入 Excel。当你进行过一次数据导入后，用鼠标右键单击打开的网页，可以看到快捷菜单中增添了“导出到 MicrosoftExcel”命令。如果希望从远程数据源导入数据，则应使用“数据连接向导”，它可以从 Microsoft SQLServer、开放式数据库连接（ODBC）以及联机分析处理（OLAP）等数据源中查找并导入数据。此外，Excel XP 可以直接粘贴 Word XP 表格，从而共享其中的数据，进一步扩大了两者协同工作的范围。2．E-mail 功能Excel 的“常用”工具栏带有一个“电子邮件”按钮。单击它可以在当前窗口显示一个邮件发送工具栏，其界面与 OutlookExpress 很相似，你只要输入收件人的 E-mail 地址和主题等，就可以将文件以附件或正文的形式发送出去。作为正文发送时， 只须填写对方的 E-mail 地址， 并在“主题”栏内进行简单介绍， 然后单击“发送该工作表”按钮 （如果你选中了工作表中的部分区域，该按钮变成“发送所选区域”）即可。当其他用户收到邮件后，可以直接对正文进行编辑修改，处理完毕后用同样方法将文件发给你。单击“附加文件按钮”，可以打开“插入附件”对话框，像OutlookExpress 那样插入并发送附件。3．网页保存和预览ExcelXP“文件”菜单下有一条“保存为 Web 页”命令，用户可以选择将工作簿或当前工作表保存为 Web 页（HTML、XML），还可以在工作表中添加交互功能。Excel XP 内建了网页浏览功能，如果你想将工作表发布到网上，只要单击“文件”菜单下的“Web 页预览”命令，ExcelXP 就会自动调用 IE 打开工作表。Excel XP 函数运用实例四则实例一：身份证中信息的提取1.持证人性别的判断：我们知道，旧身份证(15 位)号码的最后 1 位数值，表示持证人的性别，若为奇数则为男，若为偶数则为女。我们利用 Excel 函数，对身份证号码进行适当处理，即可自动判断持证人的性别，并将结果填入相应的单元格中(此处假定身份证号码保存在 B2 单元格中，结果填入 C2 单元格中)。（1）利用函数的嵌套来判断。在 C2 单元格中输入公式：=IF(RIGHT(B2，1)=&1&，&男&， IF(RIGHT(B2，1)=&3&，&男&，IF(RIGHT(B2，1)=&5&，&男&， IF(RIGHT(B2，1)=&7&，&男&，IF(RIGHT(B2，1)=&9&，&男&，&女&)))))。（2） 综合运用函数来判断。 C2 单元格中输入公式： 在 =IF(OR(RIGHT(B2， 1)=&1&， RIGHT(B2， 1)=&3&， RIGHT(B2，1)=&5&，RIGHT(B2，1)=&7&，RIGHT(B2，1)=&9&)，&男&，&女&)。在上面两个公式中，前一个是利用 IF 函数的嵌套来实现的，由于函数最多只能嵌套 7 层，因而有一定的局限性，且比较麻烦；后一个公式由于采用了 OR 函数，既没有层数的限制，也简单一些。（3）运用其他函数来判断。我们在 C2 单元格中输入公式“=IF(RIGHT(B2，1)/2=INT(RIGHT(B2，1)/2)，&女&，&男&)”或“=IF(MOD(RIGHT(B2，1)，2)=0，&女&，&男&)”即可实现。2.持证人出生时间的提取：同样，旧身份证号码中，第 7―12 位数字代表的是持证人的出生年月日，我们只要在D2(假定将出生时间存放在 D2 单元格中)单元格中输入公式：=19&MID(B2，7，2)&&年&&MID(B2，9，2)&&月&&MID(B2，11，2)&&日&，即可从 B2 单元格的身份证号码中将出生日期自动提取出来，并以中文习惯形式显示出来(如“1963 年 03 月 04 日”等)。小技巧：执行“视图→工具栏→公式审核”命令，打开“公式审核”工具条(图 1)，按最右边的“公式求值”按钮，在随后弹出的“公式求值”对话框中，反复按“求值”按钮，即可逐项核查运算的结果。注释：上述公式中所用的函数：①IF──逻辑函数：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足返回另一个值。②OR──逻辑函数：如果任一参数值为 TRUE，则返回 TRUE；只有当所有参数值均为 FALSE，才返回 FALSE。③RIGHT──文本函数：从一个字符串的最后一个字符开始返回指定个数的字符(也可以使用 RIGHTB 函数)。④MID──文本函数：从文本字符串中指定的起始位置起返回指定长度的字符。⑤MOD──数学函数：返回两数相除的余数。⑥INT──数学函数：将数值向下取整为最接近的整数。实例二：批量插入固定字符大家知道新的身份证号码(18 位)将旧身份证号码的年份由 2 位改为 4 位。现在，我们要将年份的前两位(19)插入旧身份证号码中，如果一个一个地去插入，显然既麻烦又容易出错，如果利用 Excel 的函数来做，则既方便又准确。此处假定旧身份号码保存在 B 列中，插入“19”后的号码暂时保存在 C 列中。我们在 C2 单元格中输入公式：=LEFT(B2，6)&19&RIGHT(B2，9)。再次选中 C2，将鼠标移到右下角成“细十字”状(我们称之为“填充柄”)，按住左键向下拖拉，即可将上述公式复制到 C 列的以下单元格中(在复制过程中，系统会智能化地改变相应的单元格)。小技巧：选中 C 列，按“复制”按钮，再选中 B 列，执行“编辑→选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴”下面的“数值”选项，然后按“确定”按钮，再将 C 列删除，就可以将 C 列的值正确地复制到 B 列中，从而不影响原有表格的结构。注释：上述公式中用到一个新函数：LEFT──文本函数：从一个字符串的第一个字符开始返回指定个数的字符(也可以使用 LEFTB 函数)。实例三：学生成绩的统计图 2 是一张教师(特别是班主任)非常熟悉的“学生成绩统计表”，以前在统计各项数据时，大家通常采用的是笔算或按计算器的办法来进行的。现在可以用 Excel 来帮我们快速、准确地完成这些繁杂的统计工作。1.总分的统计：选中 H3 单元格(用于存放学生丁 1 总分的单元格)，输入公式：=SUM(C3:G3)，按下 Enter 键后，丁 1 的总分即计算出来，并填入 H3 单元格中。用填充柄将该公式复制到 H4―H47 单元格中(假定该班级有 45 名同学)，将其他同学的总分统计出来。用类似的方法，可以将某一学科的总分统计出来，并填入第 48 行相应的单元格中。2.平均分的计算：选中 C49 单元格，输入公式：=AVERAGE(C3:C47)，按下 Enter 键后，语文学科的平均分即计算出来。3.最高(低)分的统计：选中 C50 单元格，输入公式=MAX(C3:C47)，挑出语文学科的最高分；选中 C51 单元格，输入公式：=MIN(C3:C47)，挑出语文学科最低分。4.各分数段学生人数的统计：分别选中 C52 和 C57 单元格，输入公式：=COUNTIF(C3:C47，&&=90&)和=COUNTIF(C3:C47， &&50&)， 就统计出了语文学科大于等于 90 分和低于 50 分的学生人数； 分别选中 C53、 C54、 C55、56 单 元 格 ， 依 次 输 入 公 式 =COUNTIF(C3:C47 ， &&=80&)-COUNTIF(C3:C47 ， &&=90&) 、 =COUNTIF(C3:C47 ，&&=70&)-COUNTIF(C3:C47， &&=80&)、 =COUNTIF(C3:C47， &&=60&)-COUNTIF(C3:C47， &&=70&)、 =COUNTIF(C3:C47，&&=50&)-COUNTIF(C3:C47，&&=60&)，即可统计出语文学科其他各分数段的学生人数。5.名次的排定：选中 I3 单元格，输入公式：=RANK(H3，$H$3:$H$47)，按下 Enter 键后，丁 1 同学总分的名次即排定，并填入 I3 单元格中。用填充柄就可以将 I3 单元格中的公式复制到 I4―I47 单元格中，用于排定其他学生的名次。对公式中引用的参数做适当的修改，还可以排出每位同学各个学科成绩的名次。小技巧：①图 2 的表格制作好了以后，将“学号、姓名、各科成绩”等内容清空，再执行“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，将“文件类型”选定为“模板”，并给定一个文件名，将该工作簿(成绩统计表)保存为模板，方便以后的使用。②如果要增加学生或增加学科，只要插入空行(列)就行了，完全不必更改公式(系统会智能化地对公式进行调整)。③对于没有成绩的学生，其对应的单元格一定要为空，千万不要填入数字“0”，以免造成统计出错。注释：上述公式中用到几个新的函数：SUM──数学函数：返回单元格区域中所有数值的和。AVERAGE──统计函数：计算参数的算术平均数。MAX(MIN)──统计函数：返回一组数值中的最大(小)值，忽略逻辑值和文本字符。COUNTIF──统计函数：计算某个区域中满足给定条件单元格的数目。实例四：多条件统计──数组公式的使用图 3 是一张普通的工资表，现在我们要统计职称为“高工”、性别为“男”的职工基础工资之和(数据位于 A1F102 区域中)。用一般的函数公式难以达到这一目的，我们可用数组公式来实现。选中 E103 单元格(用于保存统计结果的单元格)，先输入公式：=SUM(IF(C3:C102=&男&，IF(D3:D102=&高工&，E3:E102)))，然后在按住“Ctrl+Shift”组合键(非常关键！！)的同时按下 Enter 键即可。 ！小技巧：如果你不想让别人改动你所输入的公式，可以这样操作：选中所有无公式的单元格(按住 Ctrl 键，可以用鼠标选中不连续的单元格)，执行“格式→单元格”命令，打开“单元格格式”设置对话框，点击“保护”标签，将“锁定”选项前面的“∨”去掉，确定返回。再执行“工具→保护→保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，两次输入密码后，确定返回即可。特别提醒：实际上，上面我们输入的是一个数组公式，两端各有一个数组公式标志“{}?” ，公式变成了：{=SUM(IF(C2:C20=&男&，IF(D2:D20=&高工&，E2:E20)))}，这个数组公式标志“{}”是不能直接用键盘输入的！Excel XP 技巧 100随着信息化产业的发展，使用 Excel 的用户也越来越多。Excel XP 作为该软件的最新版本，增添了许多非常重要的特性。为了帮助读者提高 ExcelXP 的使用效率，本文汇集了有关的操作技巧奉献给大家。一、工作簿操作技巧1.打开固定工作簿如果您有几个固定的工作簿需要同时打开，可以将它们保存为工作区。以后只要将工作区打开，Excel 就会打开其中的每个工作簿。保存工作区的方法是：打开需要同时使用的多个工作簿，按照使用要求调整好窗口大小和位置。再单击 Excel“文件”菜单下的“保存工作区”命令，输入工作区名称后单击“保存”按钮。打开工作区的方法是：选择“打开”对话框中的“文件类型”为“工作区”，选中要打开的工作区名称后单击“打开”按钮。注意：每个工作簿所作的修改必须分别保存，保存工作区并不能保存其中的工作簿。2.打开多个工作簿如果您要打开的多个工作簿不固定，可以采用以下方法操作：打开 ExcelXP 的“打开”对话框，按住 Ctrl 键逐个选中您要打开的工作簿，最后单击“打开”按钮，所选工作簿就会被全部打开。3.Excel 启动工作簿如果您的工作簿需要随 ExcelXP 启动而打开，可以按照以下方法操作：在“资源管理器”中选中工作簿，单击工具栏中的“复制”按钮。如果您使用的是 Windows98/Me，请打开 C:\Windows\applicationdata\Microsoft\xlstart 文件夹(可以以“xlstart”作为关键字查找)；如果您使用的是 Windows2000/XP，就应该打开 C:\Program files\Microsoftoffice\office\xlstart 文件夹(其中 C 是 Windows 所在盘符)。用鼠标右键单击右窗格中的空白处， 选择快捷菜单中的“粘贴快捷方式”命令，将工作簿图标放入 xlstart 文件夹。以后只要运行 ExcelXP， 工作簿就会被打开。 如果您要自动打开多个工作簿， 只要将它们保存为工作区， 然后将工作区图标放入 xlstart文件夹即可。4.多工作簿打印如果要打印的工作簿较多，通常采用逐个打开的方法打印。如果这些工作簿位于一个文件夹内，可以采用下面的方法一次打印：单击“文件”菜单中的“打开”命令，按住 Ctrl 键选中需要打印的所有文件。然后单击“打开”对话框中的“工具”下拉按钮，单击其中的“打印”命令，就可以一次打印多个工作簿了。5.复制工作簿样式ExcelXP 允许用户将一个工作簿使用的样式复制到其他工作簿，从而扩大样式的使用范围，其操作步骤是：打开含有待复制样式的源工作簿和目标工作簿。单击后者“格式”菜单中的“样式”命令打开对话框，再单击“合并”按钮打开“合并样式”对话框。选中“合并样式来源”对话框中的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿包含的样式就会复制到目标工作簿。6.快速关闭工作簿如果您打开了多个 Excel XP 工作簿，如果希望不退出 ExcelXP 快速关闭它们，可以按住 Shift 键打开“文件”菜单，可以看到其中出现了“关闭所有文件”命令。选择该命令以后，ExcelXP 会根据打开文件的状态弹出相应的对话框，您只要根据需要选择合适的按钮即可。7.自动保存工作簿单击“工具”菜单中的“加载宏”命令，选中对话框中的“自动保存”命令，单击“确定”按钮后“工具”菜单即可出现一条“自动保存”命令。单击该命令可打开“自动保存”对话框，对“自动保存时间间隔”“保存选项” 、等进行设置。二、工作表操作技巧1.多工作表打印如果需要同时打印工作簿中的多张工作表，可以采用下面的方法操作：首先选中要打印的多个工作表，然后单击“文件”菜单中的“打印”命令即可。2.多工作表输入如果您想在多张工作表中输入相同内容，省略以后的复制、粘贴等操作，可以采用以下方法：选中需要填充相同数据的工作表，在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选中工作表的相应单元格会填入同一数据。如果选中工作表后您想取消上述功能，可用鼠标右键单击任意一张工作表的标签，选择快捷菜单中的“取消成组工作表”命令。如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表， 可采用以下方法： 按下 Ctrl 键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击“编辑”、“填充”子菜单下的“至同组工作表”命令，在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式”)后单击“确定”即可。3.更改标签颜色Excel XP 允许用户修改工作表标签的颜色，其操作方法是：用鼠标右键单击工作表标签，选择快捷菜单中的“工作表标签颜色”命令。打开“设置工作表标签”对话框，在调色板中选择一种颜色，然后单击“确定”按钮即可。4.快速切换工作表如果 ExcelXP 工作簿中含有很多工作表，如果您想迅速切换到另一个工作表，只需将鼠标指针移到工作薄左下角的滚动按钮处，然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的工作表标签名称即可。5.隐藏工作表行或列要快速隐藏活动单元格所在的行，可以按快捷键 Ctrl+9(不是小键盘上的数字键，下同)；要隐藏活动单元格所在列，可以按快捷键 Ctrl+0。6.工作表页码连续排列ExcelXP 打印多个工作表时，每个工作表的表格页码都是从 1 开始编号的。如果您需要将多个工作表的表格页码连续排列，可以采用下面的技巧：首先采用上面介绍的方法查看第一个工作表的总页数，接着切换到第二个工作表。单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开“页面设置→页眉/页脚”选项卡，再单击“自定义页眉”(或“自定义页脚”)按钮打开对话框。根据需要单击其中的“左”、“中”或“右”框，再单击带有“#”字样的按钮，即可将“&[页码]”放入框中。如果您要让第二个工作表的首页码接着第一个工作表的尾页码，只需在“&[页码]”后输入后者的总页数(即尾页码，例如11)， 使其变成“&[页码]+11”的样式。 如果需要， 您还可以在“&[页码]+11”前后加上“第”和“页”字样， 使其变成“第&[页码]+11 页”的样式。最后按照工作表的连续打印方法操作，您就可以得到页码连续排列的工作表了。7.同步滚动数据如果您需要同时观察工作表中相距较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线，只需用鼠标双击它就可以了。三、选中操作技巧1.快速选中特定单元格选中当前工作表中的任意一个单元格，单击“编辑”菜单下的“定位”命令。在打开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮，根据您要选中的区域类型，在“定位条件”对话框中选择需要选中的单元格类型。例如“常量” ，此时可以复选“数字”“文本”等项目，单击“确定”按钮以后，符合条件的所有单元格均被选中。 、2.快速选中数据区域如果您想选中活动单元格所在的数据区域，可以单击“编辑”菜单中的“定位”命令打开对话框。然后单击其中的“定位条件”按钮，打开“定位条件”对话框。选中“当前区域”复选框， “确定”后活动单元格所在的连续数据区域就会被选中。如果要选中某行或某列中含有数据的区域，可以选中该区域中的某个单元格。然后按住 Shift 键，双击活动单元格在待选中方向上的边线即可。3.快速选中特定区域按 F5 可以快速选中特定的单元格区域。如果您要选中 A2：B10 区域，最为快捷的方法是按 F5，打开“定位”对话框，在“引用”栏内输入“A2：B10”回车即可。4.快速选中单元格、区域、行或列鼠标单击可以将当前单元格选中；单击待选中区域的第一个单元格，然后拖动鼠标至最后一个单元格，可以将两者之间的区域选中；单击工作表的全选按钮，可以将当前工作表选中；按住 Ctrl 单击或使用鼠标拖动，可以选中不相邻的多个单元格或区域；选中某区域的第一个单元格，按住 Shift 键单击区域对角的单元格，可以将两者之间的矩形区域选中；单击行号可将对应的整行选中；单击列标号可将对应的整列选中；沿行号或列表号拖动鼠标，或者先选中第一行或第一列，按住 Shift 键选中结束行或列，就可以选中相邻的多个行或列；先选中第一行或第一列，然后按住 Ctrl 键选中其他不相邻的行或列；如果您想增加或减少活动区域中的单元格，可以按住 Shift 键单击选中区域右下角的最后一个单元格，活动单元格和所单击的单元格之间的矩形区域就会成为新的选中区域。5.选中超链接单元格ExcelXP 单元格如果存放的是超链接，就不能采用直接单击的方法选中，否则会打开超级链接目标。此时可以采用以下两种方法：一是单击单元格以后按住鼠标左键，直到光标变为空心十字以后松开左键，就可选中这个含有超链接的单元格。二是先选中超链接单元格周围的某个单元格，用←、→、↑、↓将光标移到含有超链接的单元格，也可以将其选中。四、单元格操作技巧1.合并矩形区域ExcelXP 允许将矩形区域内的任意单元格合并，具体操作方法是：选中要合并的单元格，单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮。则所有选中的单元格被合并为一个，而其中的数据则被放到单元格中间。注意：ExcelXP 只把合并区域左上角的数据放入合并后的单元格。为此，输入标题之类的文本不能断续分布在几个单元格中，否则合并过程中会截去一部分数据。2.快速设置边框Excel 单元格的默认情况下没有边框，ExcelXP 的“边框”工具经过改进，可以快速设置单元格的边框和线形、颜色和粗细等属性。操作方法是：鼠标右键单击 ExcelXP 工具栏，选中快捷菜单中的“边框”打开工具栏。若按下其中的“绘图边框网格”按钮，用鼠标拖过某个单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。若按下工具栏中的“擦除边框”按钮，然后拖过某个单元格区域，可以快速擦除所有的单元格边框。3.快速命名ExcelXP 工作表单元格都有自己的默认名称，如第 2 列第 6 行单元格的名称为 B6。如果要给某个单元格命名为“工资总额”，只要将该单元格选中。然后单击编辑栏左边的“名称框”，即可输入该单元格的新名称。如果您要为一个单元格区域命名，只要将需要命名的区域选中，然后按上面介绍的方法操作即可。4.固定活动单元格选中某一单元格后按住 Ctrl 键，用鼠标再次单击这个单元格，其中将会出现一个实线框。输入数据以后敲回车，活动单元格不会发生移动，仍静止在原处。这对于需要反复输入数据进行试算的场合非常有用。5.单元格快速定位如果您要在大型工作表中定位到特定单元格，可以采用以下两种方法：按 F5 打开“定位”对话框，在“引用”栏中输入待定位的单元格地址，单击“确定”按钮即可。也可以用鼠标单击编辑栏左侧的名称框，在其中输入待定位的单元格地址回车。6.隐藏单元格数值如果您需要隐藏单元格中数值，可以选中包含待隐藏数值的单元格。单击“格式”菜单中的“单元格”命令，打开“单元格格式→数字”选项卡，选择“分类”列表下的“自定义”选项，将“类型”框中已有的代码删除，输入“；； ；”(三个分号)后“确定”即可。此后，只要选中数值已被隐藏的单元格，就可以在编辑栏中看到被隐藏的数值。7.单元格链接进行数据比较时，需要将多个工作表中的某些数据集中在一处显示。此时可以将某个数据放入剪贴板，选中目标单元格后打开“选择性粘贴”对话框，单击其中的“粘贴链接”按钮，即可将目标单元格与源数据链接起来。只要您修改了源数据，目标单元格中的数据就会随之发生改变。按照上述方法反复操作，就可以将多个数据链接在一个工作表中显示。五、公式与函数使用技巧1.多处复制公式若需要应用公式的单元格分布没有规律，使用拖动法操作往往比较困难， “选择性粘贴”可以轻松解决这个问题。具体作法是：选中公式所在的单元格，单击 ExcelXP 工具栏中的“复制”按钮。然后按下 Ctrl 键，用拖动或单击鼠标的方法选中需要应用公式的单元格。然后单击ExcelXP“粘贴”旁的下拉按钮，选择菜单中的“公式”命令，公式即被粘贴至所选单元格。2.值替换公式如果某个单元格中的公式已经计算出了结果，而您不想保留公式只保留结果。可以选中公式所在的单元格，然后单击工具栏中的“复制”按钮。接着打开“粘贴”下拉列表，选择其中的“值”即可。3.函数参数编辑如果公式是由几个 Excel 函数组合而成，而您又要用函数向导修改某个函数的参数。可用鼠标单击这个函数的名称或括号内的参数，再单击编辑栏中的“插入函数”按钮，即可打开“函数参数”对话框执行相关操作。4.公式查错对于带有嵌套函数的复杂公式来说，一旦出现错误往往很难追踪。ExcelXP 专门为此增加了一个“公式求值”功能，您只要选中公式所在的单元格，单击工具栏中的“公式求值”按钮(没有的话可以打开“自定义”对话框中的“命令”选项卡，选择“类别”列表中的“工具”选项，将右边的“公式求值”按钮拖到工具栏)打开对话框。然后单击其中的“求值”按钮，就可以按照公式的执行顺序逐步观察公式的运算结果，从而找到错误的根源。这个功能有点类似编程时的“单步执行”，是公式查错的有力武器。5.获取参数提示使用 Excel 函数向导建立公式时，用户可以在“函数参数”中看到参数的提示。当您手工输入带有函数的公式时，则看不到函数格式和参数的提示，ExcelXP 对此作了一项改进。当您输入公式“=AVERAGE(B1:B12)”中的“(”时，屏幕会显示一个黄色的提示条，提供了有关函数和参数的语法信息。您只要单击其中的函数名，就可以打开“帮助”文件获得更多信息。若要隐藏函数的工具提示，可以打开“工具→选项→常规”选项卡，清除其中的“函数工具提示”复选项。6.批量查看公式如果您在多个单元格或工作表中设置了公式，要想查看公式和计算结果，就必须反复滚动窗口或切换工作表。采用下面这个技巧可以提高查看公式的效率：选中含有公式的单元格(有多个单元格可以按住 Ctrl 键逐个选中)，鼠标右键单击工具栏选择“监视窗口”。打开“监视窗口”以后单击“添加监视”按钮，所选中单元格的公式及其计算结果就会显示在监视窗口中，观察起来非常方便。7.公式与结果切换Excel XP 公式执行后显示计算结果，按 Ctrl+`键(位于键盘左上角)，可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看。8.查找适用函数对不熟悉 Excel 函数的用户来说，找到适合某项工作的函数并不容易。以下技巧绝对可以帮您的大忙：假如您要完成数据排序任务，请单击工具栏中的“插入函数”按钮打开对话框，在其中的“搜索函数”框内输入“排序”，然后单击“转到”按钮。 对话框就会列出“RANK”等用于排序的函数， 选中其中的某个函数， 可以在对话框中看到它的功能说明。单击“有关该函数的帮助”链接，可以打开帮助查看更详细的信息。9.快速更改引用假如 C1 单元格包含公式“=SUM(A2:B2)”，如果需要改变其中的单元格引用方式，可以使用以下技巧：首先选中C1 单元格，然后选中工作表编辑栏中的引用 A2:B2，按 F4 即可将相对引用更改为绝对引用和混合引用。例如，按一次 F4 将 A2:B2 改变为$A$2:$B$2，再按一次 F4 将$A$2:$B$2 改变为 A$2:B$2。如此反复，即可在相对引用、绝对引用和混合引用之间切换。10.固定公式地址Excel 公式一般使用相对地址引用单元格，若将一个含有地址引用的公式复制到新位置，公式中引用的单元格地址会发生变化。如果复制前将公式的引用修改为绝对引用，则公式粘贴后的地址就可以保持不变。11.快速数值运算多个单元格内的数据如果需要与某一个数进行加、减、乘、除，并且不希望增加新的数据单元格，采用公式进行计算会很麻烦。如果使用“选择性粘贴”则有事半功倍的效果，其操作方法如下：如果有 A1：A8、C6：C12 等多个数据区域，如果想让其中的数据同时加上 18。可以先在一个空白单元格中输入 18，将其选中后单击工具栏中的“复制”按钮，再按下 Ctrl 键将要加上 18 的单元格全部选中。按上面介绍的方法打开“选择性粘贴”对话框，选中“运算”下的“加”并单击“确定”按钮，所选单元格中的数据就会变为加上 18 的结果。如果您要对单元格中的数据执行其他运算，只需在对话框的“运算”下选中减、乘、除等运算即可。12.妙用“自动求和”ExcelXP 的“自动求和”功能有所扩充，它带有一个下拉按钮，可以选择“平均值”、“计数”等五种运算之一。若选中空白单元格打开“自动求和”下拉菜单，单击“其他函数”命令，可以激活“插入函数”对话框，完成在当前单元格中插入函数的任务。六、粘贴操作技巧1.复制和粘贴图片按住 Shift 键打开 ExcelXP 的“编辑”菜单，会看到原来的“复制”、“粘贴”和“选择性粘贴”命令，已经变为“复制图片”和“粘贴图片”、“粘贴链接图片”命令。当您选中需要复制的单元格或区域，单击“复制图片”命令，Excel 会弹出“复制图片”对话框，将选中的内容以图片形式放入剪贴板。 而“粘贴图片”命令可以将剪贴板内容以图片形式放入工作表， 这在不希望他人修改重要数据的情况下很有用。2.快速粘贴如果您在 Excel XP 中执行了剪切或复制操作，只要选中待粘贴的单元格，敲回车就可以将数据粘贴到单元格中。3.数值粘贴如果您需要复制单元格中的公式结果，而不包括公式本身；或者复制单元格中的数值，但不包括字体、字号等格式。可以在执行复制操作后单击“粘贴”下拉按钮(这是 ExcelXP 新增的功能)，打开“粘贴”下拉菜单，选择其中的“值”就可以了。4.选择性粘贴此法可将多种对象有选择的粘贴到一个或多个区域，具体操作方法是：先将需要粘贴的对象复制到剪贴板，然后选中需要粘贴该对象的所有单元格。在已选中的区域内单击鼠标右键。选择快捷菜单中的“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，根据需要选择“粘贴”下的某个项目(例如，粘贴公式计算出的数值时应选“数值”)，单击“确定”按钮即可完成粘贴。5.定制剪贴板Excel XP 的剪贴板有了更大的改进，不仅可以保存更多的内容，还有更加灵活的使用方式。打开 ExcelXP 剪贴板，单击左下角的“选项”按钮，可以看到有关剪贴板使用的四个选项。如果您想让它执行两次操作后自动弹出，可以将“自动显示 Office 剪贴板”选中；如果您选中了“在任务栏上显示 Office 剪贴板的图标”，就可以在系统时钟区看到“Office剪贴板”图标，鼠标右键单击它可以执行多种任务；若选中“复制时在任务栏附近显示状态”，可以在执行复制操作时使用动画图标。6.跳过空白单元格如果您只对大块区域中的数据单元格进行粘贴，可以复选“选择性粘贴”对话框下面的“跳过空单元格” 。此后，您所执行的粘贴操作对空单元格无效，这在需要改写数据的场合非常有用。七、快速操作 Excel XP1.快速删除特定数据行假如一个 Excel 工作表含有大量数据。如果想将含有“男”的数据行删除，可以对该工作表进行“自动筛选”，将含有“男”的行筛选出来并选中。然后单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“删除行”命令即可。2.快速撤销输入若数据输入结束后发现了错误， 只要没有敲回车键(即光标没有跳至其他单元格)， Esc 就可以撤销刚才的输入。 按3.行列快速转换选中需要转换行列的区域，单击 ExcelXP 工具栏中的“复制”按钮。 选中转换后行列所在区域左上角的单元格(注意它不能位于转换前的区域内)， 单击“编辑”菜单下的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框内选中“转置”复选项，单击“确定”即可完成行列的快速转换。4.快速修改显示比例如果您拥有滚轮鼠标，只要将光标放到垂直或水平滚动条上，按住 Ctrl 向下或向上拨动垂直滚轮，即可任意改变工作表的显示比例。5.快速插入光标如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按 F2 键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。如果您想对单元格中间的内容进行编辑，只需用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点。6.快速分解数据列如果有一列数据需要分解为多列，可以采用下面的技巧：首先将需要分解的列选中，单击“数据”菜单中的“分列”命令，即可打开“文本分列向导”对话框。选中其中的“分隔符号”或“固定列宽”(前者适用于数据列中带有逗号或制表符等分隔符的情况，后者适用于手工分隔数据的情况)，就可以在向导的提示下完成数据列的分解。7.快速删除行或列如果您要删除行或列中的数据、格式等全部内容，可以将需要的行或列选中。然后按下 Shift 键，将鼠标移到“填充柄”处。待双向光标出现后，向上拖动一行(删除行内容时)，或者向左拖动一列(删除列内容时)就可以了。8.快速设置格式要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、字号、行高、列宽等)应用于其他区域，可将上述单元格(或区域)选中。单击“格式”工具栏中的“格式刷”按钮，然后拖过要设置格式的单元格(或区域)。如果要将所选单元格(或区域)的格式应用到多个地方，可双击“格式刷”按钮，然后按上面介绍的方法操作，完成后再次单击“格式刷”退出操作。此外，您还可以使用“选择性粘贴” ，具体操作方法是：选中作为样本的单元格或区域，按 Ctrl+C 将其放入剪贴板。然后按下 Ctrl 键选中要套用格式的全部单元格，打开“选择性粘贴”对话框，选中“粘贴”下的“格式”并单击“确定”按钮，则所选单元格就会使用您复制的格式。9.快速拆分窗口技巧鼠标指向 Excel XP 垂直滚动条顶端的拆分块，看到双向光标出现后双击，可以将当前工作窗口拆分为上下两个。鼠标双击窗口分隔线，可以将其清除。同理，双击水平滚动条右端的拆分块，可将当前工作窗口拆分为左右两个，分隔线的清除方法同上。10.快速设置列宽(行高)如果要将工作表的某一列设置为“最合适的列宽” ，只需将光标放到该列列标右侧的边线处，待光标变成双向光标后双击边线即可。若想将工作表中的所有列设置为“最合适的列宽” ，只需选中工作表中的所有列。然后将光标放到任意一列列标右侧的边线处，使用双向光标双击边线即可。设置工作表的某一行或所有行为“最合适的行高”的方法与列相似，只是需要将光标放至行号下面的边线处，待光标变成双向光标后双击边线就可以了。11.快速确认选项的技巧ExcelXP 对话框中有很多选项设置，通常都是先选中某个选项，然后再单击“确定”按钮开始执行。利用鼠标双击可以简化这一操作步骤，双击某个选项可以做到既选中又执行。12.快速插入时间(日期)ExcelXP“插入”菜单没有提供插入时间和日期的命令，使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按 Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按 Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。13.快速输入引用单元格引用是 ExcelXP 公式的组成部分，它的作用是确定计算范围。采用鼠标拖动的方法输入引用准确快捷，以 SUM 函数为例：当您打开“函数参数”对话框以后，可让光标停留在“Number”框内，鼠标拖过要引用的单元格。若这些单元格是不连续的，就应该按住 Ctrl 键拖动，被引用的单元格区域及其分隔符会自动出现在公式中。如果 SUM 函数在编辑栏内直接输入，可以将光标放入 SUM 函数后面的括号，然后按上面介绍的方法操作。如果公式引用的单元格或区域来自多个工作表， 可以按住 Ctrl 将它们逐个打开， 然后按照上述方法引用其中的单元格。14.快速保留列宽在 ExcelXP 中粘贴数据以后，粘贴位置会显示一个智能标记，它可以实现许多有用的功能：如果源数据所在的单元格比较宽， 粘贴到目标单元格以后需要保留列宽。 可以在粘贴完成后单击粘贴智能标记， 选择菜单中的“保留源列宽”即可。使用这种方法，还可以执行“匹配目标区域格式”、“链接单元格”等操作。15.重复执行操作要想将某一单元格(或区域)的格式(字体、 字号、 行高、 列宽等)应用于多个地点。 可以将上述单元格(或区域)选中，然后双击工具栏中的“格式刷”，将光标拖过待设置格式的所有区域，完成后单击“格式刷”退出。除此以外，双击 ExcelXP“绘图”工具栏上的“直线”、“椭圆形”等按钮，您就可以连续绘制多个“直线”或“椭圆形”，中间无需任何停顿，可以提高操作效率。如果在双击某个按钮执行重复操作后，只需单击该按钮或按下 ESC 键即可取消该功能。16.限定区域输入如果 ExcelXP 工作表输入的数据限定在一个区域内,可以采用以下方法实现快速输入，无须使用鼠标进行单元格切换：用鼠标选中要输入数据的区域，敲击键盘即可在区域左上角输入数据，完成后按 Tab 键光标左移，到达区域右边界以后自动折入所选区域的第二行。如果您需要光标向右移动，按 Shift+Tab 就可以了。17.自动切换输入法ExcelXP 可以根据输入内容自动切换输入法，从而大大提高输入效率。具体设置方法是：选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域，再将该输入法打开。单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”，最后单击“确定”按钮。以后只要选中设置了输入方式的单元格，相应的输入法都会自动打开，能够节约用户切换输入法耗费的时间。18.文本快速转换数值Excel 一般采用文本左对齐、数值右对齐的方法区分文本和数值，许多函数也允许文本格式的数字参与运算。为了杜绝数字格式错误导致的混乱，ExcelXP 允许用户将文本格式的数字转换为数值。具体方法是：一旦文本单元格中输入了数字，其左上角就会出现一个绿色的小三角，表示智能标记已经发现了问题。您只要重新选中这个单元格，单元格右边就会显示一个智能标记按钮。单击该按钮即可打开下拉列表，您只要选择其中的“转换为数字”，就可以将文本格式的数字转换为数值。一旦您没有发现智能标记的提示，可以用另一种方法处理。即打开“公式审核”工具栏。单击其中的“错误检查”按钮，ExcelXP 就会对当前工作表进行“地毯式”检查。一旦发现错误，它就会弹出一个对话框，其中不仅将错误原因告知用户，还给出了几种处理方法。单击其中的“转换为数字”按钮，即可将文本单元格中的数字转换为纯粹的数字。八、数据输入技巧1.快速输入多行文本Excel XP 单元格默认输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当您需要在单元格中开始一个新行时，只要按Alt+Enter 组合键即可，这样可以在一个单元格中输入两行乃至多行文本。也可以在数据输入前(或后)将单元格选中。打开“单元格格式→对齐”选项卡，将其中的“文本控制”下的“自动换行”选中并单击“确定”即可。2.快速输入汉语拼音选中已输入汉字的单元格，将“格式→拼音信息”子菜单下的“显示或隐藏”项选中，单元格会自动变高。然后单击“格式→拼音信息”子菜单下的“编辑”命令，即可在汉字上方输入拼音。如果您想修改汉字与拼音的对齐关系，可以使用“拼音信息”子菜单下的“设置”命令。3.快速输入分数如果事先将 ExcelXP 单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入 2/3、5/6 这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“0 空格分数”的格式输入分数。例如，输入“0□2/3”(□为空格)可以显示“2/3”，并按 15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法输入的分母不能超过 99，否则输入结果显示为 0。4.快速输入小数点或零要想让 ExcelXP 自动输入固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入(或选择)小数点右面的位数(如“2”)。 如果需要在输入的数字后面自动填充零， 则应在“位数”框中输入减号和零的个数(如“-3”)。若采用前一种设置，则输入 268 后显示 2.68。若采用后一种设置，则输入 268 后显示 268000。此后，如果您想按自己的意愿输入小数，只需按常规方法操作即可。5.快速输入文本数字在“常规”单元格中输入的任何数字，均以“右对齐”格式放置，就是说 ExcelXP 将它作为数字处理。如果您要输入文本格式的数字，除了事先将单元格设置为文本格式外，只需在数字输入前多输一个“’”(单引号)即可。6.输入超长数字当您在 ExcelXP 中输入的数字超过 15 位，那么它的显示自动使用科学计数法。如果您不需要这种效果，可以打开“单元格格式→数字”选项卡，选择“分类”下的“自定义”，然后在“类型”下选择“0.00”即可。7.输入特殊货币符号选中工作表中的某个单元格，打开 NumLock 以后按住 Alt。用数字小键盘输入“0162”可得分币字符，输入“0163”可得英镑字符，输入“0165”可得日圆符号，输入“0128”可得欧元符号。8.行或列重复填充如果您要在同一行(或同一列)的单元格内重复填充数据，可按以下方法操作：首先选中包含原始数据的单元格(或区域)，然后将鼠标移至所选区域右下角的填充柄上。当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键拖过所有需要填充的单元格，完成后松开鼠标(注意：如果被选中的是数字或日期等数据，最好按住 Ctrl 键拖动鼠标，从而防止以序列方式填充单元格)。9.周围数据填充如果当前单元格要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同，可用以下方法填充：按 Ctrl+D 键，可以将上方的数据填入当前单元格；按 Ctrl+R 键，将左侧的数据填入当前单元格；单击“编辑→填充”子菜单中的“向上填充”命令，可将下方的数据填入当前单元格；单击“编辑→填充”子菜单中的“向左填充”命令，可将右侧的数据填入当前单元格。如果要填充的是一个区域，可先将含有数据的区域选中，再按类似方法操作即可。10.简单序列填充数字、日期等简单序列可按以下方法填充：在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。然后选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标左键沿表格行或列拖动。若要使序列升序排列，应由上而下或由左而右拖动。反之，则应由下而上或由右至左拖动。11.自定义序列填充如果您输入的序列比较特殊， 可以事先加以定义， 就能像内置序列那样使用了。 自定义序列的方法是： “工 单击具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条就要按一下回车键，完成后单击“添加”按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的“确定”按钮。此后，您只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其填入单元格。12.其他序列填充等差、等比等序列可以用以下方法填充：将光标放置在需要填充的行或列的起始位置。单击 ExcelXP“编辑→填充”子菜单下的“序列”命令，打开“序列”对话框。选中“序列产生在”、“类型”等项目，输入“步长值”和“终止值”后单击“确定”按钮。13.记忆填充如果同一列的各单元格需要填充文本或文本与数字混合的数据。可采用“记忆式键入”的方法进行填充：在已填充单元格的下一单元格继续输入，只要您输入的头几个字符(其中必须含有文本)与已输入的相同，ExcelXP 就会自动完成剩余的部分。回车表示接受，否则可继续输入其他内容，修改 ExcelXP 自动填充的部分内容。 如果记忆式填充功能失效， 只要将“选项→编辑”选项卡中的“记忆式键入”选中即可。14.选择填充若需要填充前面已经输入过的文本(或文本与数字混合)。可以采用以下方法：选中需要填充数据的单元格，按ALT+↓键打开填充内容列表。或者用鼠标右键单击需要填充的单元格，选择快捷菜单中的“选择列表”命令，即可打开填充内容列表。用“↑”或“↓”键选中列表中需要的内容回车，或直接用鼠标单击需要的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。15.快捷填充此法可将选中内容以多种方式填充到行或列。操作方法是：在起始单元格中输入数据的初值，再在其下方或右侧的单元格中输入数据的其他值，然后将它们选中。将鼠标移至已选中区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下鼠标右键沿表格行或列拖动。选中需要填充的单元格区域后松开鼠标，在快捷菜单中选择合适的命令单击。16.重复填充如果您要在多个单元格中使用同一公式或填充同一数据，请使用以下方法：选中需要使用公式或填充数据的所有单元格，如果某些单元格不相邻，可以按住 Ctrl 键逐个选中。单击 ExcelXP 的编辑栏，按常规方法在其中输入公式或数据。输入完成后按住 Ctrl 键回车，公式或数据就会被填充到所有选中的单元格。17.移动填充使用此法可将一块数据区域移动到工作表中的任意位置，操作方法是：首先选中需要移动的数据区域。然后按下 Shift 键，再将鼠标移到数据区域的边框(注意：不是填充柄，下同)。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间 ExcelXP 会提示数据被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。18.复制填充使用此法可将一块数据区域复制到工作表中的任意位置，操作方法是：选中需要复制数据的单元格区域。按下Shift 键，再将鼠标移到数据区域的边界。按住鼠标左键拖动数据区域向目标位置移动，其间 ExcelXP 会提示数据将被填充的区域，到达指定位置松开鼠标即可。19.并列内容填充ExcelXP 工作表内容通常采用鼠标拖动的方法填充。 如果待填充列的左侧或右侧有内容， 可以采用下面的方法快速填充内容：首先在待填充列的第一个单元格内输入内容，然后将这个单元格选中。将光标指向选中标记右下角的填充柄，待空心十字光标变成黑色十字光标以后双击鼠标。所选中的内容就会向下填充到左侧或右侧数据列的截至位置。20.记录单填充如果 ExcelXP 工作表中的列项目超过了屏幕宽度， 填充数据时需要上下左右滚动表格。 使用“记录单”可以避免此类不便，具体做法是：选中工作表中的列标题，单击“数据”菜单下的“记录单”命令，就可以打开一个以工作表标签命名的对话框，您就可以在其中填充数据了(按 Tab 键换行)。九、其他使用技巧1.朗读 Word 文档ExcelXP 增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。您只要将 Word 文档粘贴到工作表中，单击“工具→语音”子菜单下的命令，就可以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。再单击“朗读单元格”按钮，ExcelXP 就会读出所选单元格区域中的所有内容。 其中汉字和数字的朗读比较准确， 英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于普通文档校对已经足够了。2.打印行号和列标单击“文件→页面设置”命令打开“工作表”选项卡。如果每一页都要打印表格标题、说明和列标题，可以用鼠标在“顶端标题行”框内单击。再将光标放入工作表左边的“行标”处，待光标变成右箭头以后拖过要打印的所有行，使绝对引用的行号出现在“顶端标题行”内。经过上述处理，表格的每一页均可重复打印您选中的内容。选项卡中“左端标题列”的作用同上，如果您将数据的标题放到了列中，也可以像“顶端标题行”那样重复打印。3.禁止“零”显示或打印财务计算中不允许输入或计算出来的“0”显示或打印。如果某个工作表有这种要求，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“视图”选项卡，将其中的“零值”取消，“确定”以后就可以达到目的了。4.从工作表打开文件如果您想从 Excel 工作表中打开其他文件，下面这个技巧非常有用：首先打开作为链接对象的某个文档，选中标题或其他有代表性的文字。然后切换至 Excel 工作表，打开“选择性粘贴对话框”，选中“方式”下的“超链接”(也可以直接单击“编辑”菜单下的“粘贴为超链接”命令)。“确定”后工作表就会出现带下划线的文字，使用鼠标单击就可以打开超链接的文件了。5.关闭智能标记关闭 ExcelXP 智能标记的方法是： 单击“工具”菜单下的“自动更正选项”命令， 打开“智能标记”选项卡， 取消选中“用智能标记标识数据”项。您还可以关闭 ExcelXP 的错误检查智能标记(如果公式不符合事先设定的规则，该智能标记就会自动出现)，方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“错误检查”选项卡，取消“允许后台错误检查”然后单击“确定”即可。关闭 ExcelXP 智能粘贴标记按钮的方法是：打开“选项→编辑”选项卡，将“显示粘贴选项按钮”和“显示插入选项按钮”取消。6.隐藏个人资料ExcelXP 可以隐藏文档创建者的个人资料，如“属性”对话框中的作者、单位等等。具体方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项→安全性”选项卡，将“隐私选项”下的“保存时从此文件中删除个人资料”选中。文件下次存盘时，ExcelXP 就会删除其中的个人资料，或者用一些通用的资料代替。7.Excel XP 程序恢复Excel XP 能在程序发生错误时将当前文件存盘，最大限度的防止用户丢失文件。具体做法是：如果正在使用的ExcelXP 因故停止响应，应当立即打开“开始→程序→Microsoft Office 工具”菜单，单击其中的“MicrosoftOffice 应用程序恢复”命令。选中对话框中停止响应的应用程序，若想恢复当前打开的文件，可以单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”按钮。如果想关闭已经停止响应的程序，并且放弃对文件中最新更改的部分，可以单击“结束应用程序”按钮。8.工作簿修复早期的 Excel 程序一旦发生致命错误(如死机或文件错误不能打开等)，您从前所做的一切工作只能全部丢失。但 ExcelXP 则可以避免此类惨重损失，如果程序遇到错误或电脑停止响应。再次运行 ExcelXP 时，当时处理的工作簿会显示在“文档恢复”任务窗格中。您可以按以下原则保留文件：假如文件标题中含有红色的