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差旅管理机构究竟能为企业做什么？
发布人：差旅天下
& & & &2017年开始，世界进入了一个大数据的时代，而据大数据显示，差旅行业是一个蕴含着万亿级价值的矿藏，而这个矿藏目前只被挖掘了表层的十分之一。这也就意味着越来越多的企业需要专业的差旅管理，但是目前市面上的差旅管理机构并不能完全满足企业对差旅管理方面的需求，而新时代来临之际，差旅管理行业的未来在哪？机构究竟能为企业做什么呢？
& & & &在最初差旅管理行业兴起的阶段，企业需要的需求很简单，就是降低差旅成本，便宜的就是好的。所以当时，在差旅管理行业兴起的阶段可以说是票务代理和航司的天下；随着时代的进步，企业在不断发展，便宜的机票、酒店已经不能完全满足企业对于差旅业务的需求，企业需要在保证员工出差舒适度的基础上降低成本，并且企业差旅管理的意识渐渐萌芽，需要差旅管理机构对企业的差旅业务进行成本管控、流程优化、数据处理等等。
& & & &而新时代来临，企业对差旅管理的需求进一步提升，差旅管理机构如果想深度挖掘这块蕴含着万亿价值的矿藏，需要达到哪一步呢？
& & & &差旅管理机构的未来在于一站式私人订制差旅管理解决方案。何为一站式私人订制化差旅管理解决方案？主要体现在三方面：第一层，一站式，将差旅管理服务包括差旅申请、差旅预算、员工差旅分级、差旅流程、差旅安全管理、报销流程等整合在一个统一的便于企业使用、管理、分析的平台上；第二层，私人订制化，相信每一个企业对于差旅服务的要求和需求都存在差异，每一家企业的实际情况：差旅预算、差旅频次、出差范围等等都不同，不能一概而论的服务。第三层，差旅管理解决方案，差旅管理服务的核心是为企业解决差旅方面存在的问题，而针对性的提出差旅管理解决方案，是服务的核心。
& & & &而除此之外，差旅管理机构还应该为企业带来什么呢？垫资问题。在未来，无法为企业提供垫资服务的差旅管理机构都避免不了被行业淘汰的结局。
& & & &企业最核心的问题，报账流程很长，不可能每买一张票就申请一笔钱，所以做差旅最核心的要垫钱，要么自己垫，要么找别人垫。为什么不在别家买，在你这儿买，有个很核心的原因，企业采购流程不一样，需要有个给他做一次性结算的人。而谁能更好的帮助企业缓解资金流压力，谁能为企业做一次性结算，提高报销效率，谁就将赢得天下。
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企业差旅需要注意哪些风险
企业差旅需要注意哪些风险
对于跨国企业来说任何时候都需要商务人员外出，而近年来国际很多地方的局势很不稳定，这对于人员来说也会带来很大的不安和安全隐患，为了加强商务人员的人身安全，这就不得不需要花费更多的经费，而且还将会持续上涨，这对于企业来讲也是很不利的一面。推荐相关文章《》
最近布鲁塞尔爆炸事件发生以后，28%的企业提到，他们或者没有风险管理计划，或者不确定是否有风险管理计划。但是，旅行的安全顾虑不应限制于那些发生率极低的灾难，而是应该对一些看似风险较低的事件有所警觉，如常见的疾病、犯罪案件、交通事故和盗窃等。因此，企业应该制定有效的差旅风险管理政策，在危机发生的时候为商务旅行者提供帮助。实际上，如果企业不能为出差员工提供帮助的话，企业将不仅负有法律责任，还将损坏声誉，最终影响公司形象。
为企业制定差旅风险管理计划
在完整的差旅管理计划中，社会和道德元素已不再仅仅是“锦上添花”的事情。在如今竞争日益激烈的商业环境中，商务旅行越来越频繁，而如何保障出差员工的出行健康和安全也日益显得尤为重要。此外，企业内部各部门（人力资源、法律、医疗、安全和采购）之间的协作也成为成功建立确保出差人员安全、舒适的差旅政策的必要环节。
企业一旦了解了计划的重要性，就必须确定如何制定这个计划。更为重要的是，企业应该如何执行这个计划。例如，企业是否有包含出差人员可能会遇到所有风险的计划？是否有明确规定在发生不测的情况下保护出差人员的策略？是否有其它外部机构提供重要服务作为计划的补充，比如旅行安排、医疗援助、住宿、交通等？员工是否能够轻松获取计划内容，是否了解计划对他们的影响？企业是否有追踪海外出差人员的机制作为额外的措施，关注他们的安全？所有这些都是企业在准备差旅风险管理计划时应该考虑的一些重要环节。
让出差员工了解差旅风险管理计划
许多企业都犯了这样的错误，即没有让出差员工在去国外出差之前及之后了解出差注意事项。例如有些员工自己安排出行，但是不知道自己企业的差旅政策内容。此外，企业应该对出差人员进行其它培训，如学习网上旅行风险课程、了解如何避免及降低医疗风险、特定国家跨文化培训以及旅行前目的地风险评估等等。
尽管对于制定这个计划的人来说，这是员工管理中一件辛苦而重大的事情，但是这项任务越来越重要。实际上，GBTA一项最新调查结果显示，商务旅行者很大程度上希望遵守公司的规定和指导方针，愿意通过公司指定的渠道进行预订，努力遵守规则。因此，企业的责任是确保出差人员在海外出差时尽可能地做好充分准备。
充分利用现代科技
现代科技可以让每个人无论走到哪里都能随时随地获取最新信息。那么对于企业的出差人员自然也不例外。最新的趋势是使用手机应用程序来帮助商务旅行者获取有关自己行程的实时信息。
比如，离开机场乘坐出租车的时候，差旅管理手机应用告知商旅旅行者应避开哪些道路，以便顺利到达他们的下一个目的地。差旅应用软件就很好，可以让企业的出差员工在某个地点进行“签到”，以便公司了解员工所在的地点，这对于那些高风险地区来说非常重要。该应用还可以提醒经常出差的员工下一次的旅行时间，并实时分享他们旅行目的地的信息。利用这种数字科技的企业将能够为员工提供更愉快的差旅体验。
继续发展商务旅行
对于企业来说商务旅行是必要的，但是关于在商务人员出发之前要排除一切不安全隐患，这不仅是对员工人身安全的负责，也是对企业利益的维护，所以要确保一切安全措施能够维护商务人员的安全，如果没有安全措施支持的话商务人员在工作中肯定也不会集中注意力，更不会有商务人员会选择外出了。
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企业差旅需要注意哪些风险
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对于跨国企业来说任何时候都需要商务人员外出，而近年来国际很多地方的局势很不稳定，这对于差旅管理人员来说也会带来很大的不安和安全隐患，为了加强商务人员的人身安全，这就不得不需要花费更多的经费，而且还将会持续上涨，这对于企业来讲也是很不利的一面。
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企业差旅的潜力有多大？企业差旅对于维系客户与合作伙伴关系有着至关重要的作用，现在越来越多的企业意识到，企业差旅能够带来更多客户与投资。企业差旅为了达到少花钱多办事的目的，便通过先进的差旅管理系统以及优化差旅资金的使用效率来完成。随着企业对差旅管理的重视，企业差旅管理的理念也逐渐被各大企业所接受，企业差旅管理作为一个朝阳产业正呈现出上升的趋势。
按照世界旅游与旅行理事会的数据显示，中国成为了全球第三大商务旅行市场，近年全国各企事业单位用于企业差旅的支出已经超过4000亿人民币。随着企业对差旅管理意识的加强，我国的差旅市场发展也逐渐转向成熟，现如今已有越来越多的企业委托专业的企业差旅管理公司来提供相关的服务了，以期能够节约差旅的成本，从而达到提升企业商务旅行的管理水平与资源整合能力。不过就目前来讲企业传统的差旅管理在模式上存在有巨大的资源成本浪费，以及难以克服的管理漏洞，以至于无法从根本上为企业解决差旅方面的诸多问题，所以就必须要选择一家专业的差旅管理机构才行，目前专业的企业差旅管理机构已然成为了企业最迫切的需求。
企业差旅必须要在出差人员的差旅管理政策的制定上要细致入微。差旅政策中应严格规定可以报销的差旅费用明细以及出差人员的职责，例如出差员工必须严格执行差旅和住宿标准，必须在规定的时间内用规定的预订系统完成预订机票和酒店，并利用信用卡支付与之相关的费用并打出消费明细，必须按照规定的流程和期限报销差旅费用，不得报销与公司业务无关的消费支出，不得将公务舱位转换为经济舱位，从而为同行的配偶换取机票等。在差旅途中会遇到很多不确定因素，在差旅政策的制定上应列示安全旅行指南与有关保险的条款以保障出差员工的权益。
是美国洛杉矶环球旅游公司在深圳设置的一个分公司，主要业务：办理各国签
证，国际机票预订，国际酒店预订，机票预订，机场酒店接待，美国各地旅行团以及订制旅游，企业月结服务，企业差旅管理等项目。公司一直坚持发扬团体精神，以“高端实惠”为立业之本，以“客户好评”为企业宗旨，并形成一套完整的签证、机票，接机、酒店、租车、导游、海外商旅等一站式服务体系。
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& >&差旅费用只占5% 是否需要100%管理?
差旅费用只占5% 是否需要100%管理?Yesky数字家庭频道 10:52
　　“说到资金管理，就想到我们财务在每年做年度预算时的痛苦，当确定了公司的发展战略和计划后，刚性的经营不可控费用基本就已经确定下来，留给我们可以压缩的费用就是业务招待费，差旅费，办公费等这些可控费用了。”近日，在第六届财务管理高峰论坛上，携程商旅财务总监金婷受邀就差旅费用节省和管控这一话题进行了分享。
　　隐性成本不可忽视
　　据《2014中国旅行调查报告》披露，2014年中国平均有38%的公司员工出过差，而2013年和2012年分别为33%和28%。
　　“但差旅费用在企业的费用总额中所占比例并不大，大概在5%左右。所以部分管理层对差旅费用也不是很重视，管理基本是放任其一定幅度中的变动，并没有关注总额的变动原因和具体构成结构等，这样对差旅费的具体管理并不利。”金婷认为，作为企业第二大可控成本，差旅费用在公司管理人员的管理权限及控制范围之内，可以通过良好地运作提高企业实际的经济效益。
　　据统计，目前中国10%的企业使用专业的差旅服务公司进行差旅管控，而剩余90%的企业不是自行订票就是通过小型代理售票处订票。
　　金婷介绍，差旅成本包括显性成本和隐性成本。大部分企业只计算显性成本，包括交通费用、酒店住宿、餐饮费用、差旅服务费等;而隐形成本指的是预订的时间消耗、审批环节、报销流程票据核查、退改签成本、未使用机票等。这些巨大的隐形成本无从统计，也往往容易被忽视。
　　有效差旅管控最高节省30%
　　差旅管控是为了节省，但节省不仅仅源于机票或酒店价格的节省，更多的是源于合规管控、数据完整、流程的优化和差旅信息的透明。金婷指出，优秀的差旅管控方案在节省费用的同时还兼具提高财务部审核工作效率、提高公司资金使用率及兼顾提升员工满意度等。
　　专业的差旅管理机构可以有效帮助企业节省差旅费用，以携程商旅为例，节省最高可达30%。而小票台通常提供的仅仅只是预订服务，而非差旅管控服务。
　　“借助专业的差旅服务平台，比如设置机票最低价提醒，企业要按照机票价格最低原则来预订，那么是一天以内最低，还是前后一小时内最低，这些都可以事先进行标准定制，员工出行时如果没有选择所选时段的最低价，就会弹出不选择最低价的理由让员工选择，事后还会将这些理由在差旅报表中体现，这样的操作有助于差旅费用分析，还可以对员工有一定的约束效果，最终达到费用节省的目标。”金婷介绍。
　　此外，差旅管理公司提供的垫资服务、较长的信用账期能为企业省去差旅资金的占用成本;通过OA系统对接、自动化授权与自动化结算等技术手段，也间接节省企业的人工成本。
　　大数据分析直击企业差旅痛点
　　详尽的差旅管理报告和细致的数据分析对于资金管理而言，有着极其重要的作用。企业对差旅数据进行分析，可以找出频繁使用的航空公司和酒店，签订协议价格，这能为企业获取一部分的差旅费用节余。
　　同时，企业可以对公司内部的差旅费用进行横向比较，例如维修部门机票价格可能较高，这通常缘于一旦客户提出要求则马上动身到客户公司抢修，不能做到及早预订。但是市场部和销售部的工作职责可能相近，如果发现市场部的平均折扣率高于销售部，那就可以询问对应部门，从而找出原因。除了公司内部部门的差旅分析，企业还可借助专业差旅管理公司分析同行业的平均折扣、不同城市的平均差标，甚至是同一城市不同时间段的差旅标准。通过不断的调研和分析，就可对优秀做法进行推广，对不足地方加以改进，从而不断优化差旅政策。
　　专业差旅管理减轻财务工作负担
　　很多企业制定了完善的差旅政策，但是往往执行起来效果不好。比如员工在选择酒店或机票时以平价方式购买以获取供应商的高额回扣;又如员工可以自主选择酒店，这就导致企业难以通过特定的酒店增加入住人数和天数来获取协议低价;甚至还有一些员工通过虚开发票、购买假发票报销来赚取外快。这些行为的存在不仅损害企业利益，也使公司的内控形同虚设。
　　而通过专业差旅管理，则可以解决这个问题。一方面通过月结支付员工不用接触资金，另一方面代理商价格、企业协议价、航空公司直连价格等在同一平台显现，价格公开透明，确保企业的差旅政策能够有效执行。
　　金婷同时指出，差旅的使用人是广大企业员工，差旅政策是否人性化，差旅服务是否便捷是大家最关注的事。专业差旅管理机构提供的预存、月结等统一结算方式，可以缓解员工出行的垫资压力，也不用再经历出行后收集发票、填写费用报销单、等待领导审批，财务审核，出纳报销等繁琐流程。同时也简便了财务人员审核流程，不用再验证发票的真伪，不用审核报销的金额是否与发票相符、是否符合差旅政策，只需每月核对差旅公司提供的对账单即可，大大减轻了财务的工作量。
（作者：佚名责任编辑：施文斌）
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